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証拠管理とは、ある出来事に関連する証拠を管理・統制し、その証拠を用いて出来事の状況を証明するとともに、独立した第三者が、提供された証拠が実際にその出来事に関連して収集された証拠であることを確信して検証できるようにすることである。
証拠管理には、証拠が以下の条件を満たすことが必要です。
つまり、証明のために提示された証拠は、収集された証拠そのものなのです。[ 1 ] [ 2 ]
証拠管理には、以下の手法が必要とされる。
証拠は、その全ライフサイクルにわたって管理および運用されなければならない。証拠のライフサイクルには、証拠の取得から最終的な廃棄に至るまで、いくつかの重要な段階が含まれる。[ 3 ] [ 4 ]
証拠品は、そのライフサイクルのあらゆる段階で、通常、保管場所への出し入れや、異なる人による取り扱いが必要となります。これは、保管管理の連鎖の完全性、特に担当者と責任を負う組織の注意義務に非常に厳しい要件を課します。例えば、インターポールは汚職対策の基準を公表しており、基準4.12 [ 5 ]ではシステムについて言及し、「収入の徴収、金銭および財産の取り扱い、証拠の管理および保全のためのシステムを有し、維持することによって、金銭の徴収または取り扱い、証拠の取り扱い、または財産の取り扱いを行う者が説明責任を負い、システムが汚職を抑止するものであることを保証する」と述べています。
証拠および財産の管理は、通常、プロセスの効率性や経済性よりも証拠および財産の完全性が優先される限りにおいて、極めて重要であると考えられている。[ 6 ]
証拠のデジタル化により、証拠が提示されるまで原本を取り扱う必要性が軽減される。原本の取り扱いが減ることで、意図的な改ざんや偶発的な汚染の可能性が低くなり、証拠保全の要件や諸経費も削減される。
証拠の保管管理は提示の時点で終了するが、説明責任と責任は証拠が処分されるまで残る。
証拠管理は刑事訴訟の成否を左右する重要な要素です。訴追に必要な証拠に関して、上記の証拠管理のいずれかの側面が不備をきたした場合、訴追の結果が危うくなる可能性があります。
証拠の適切な管理は、証拠を取り扱う組織にとって非常に重要であるため、証拠の管理、運営、取り扱いに関する正式な基準を策定しています。適切な基準を証拠品の処理に適用しないと、組織は厳しい批判を受ける可能性があります。[ 7 ] これらの基準と手順は、世界中の組織がベンチマーク参照として国際的に採用している合意に基づく指標基準[ 6 ] 、特定の機関の初期証拠取り扱い手順に特化したもの[ 3 ] 、組織の証拠取り扱いに関する生涯基準[ 8 ] 、または正式な国家基準[ 4 ]など、さまざまなものがあります。[ 9 ]
物的証拠の管理において最も重要なのは、適切な保管施設の確保です。証拠保管施設の規模は、オフィス内の単一のセキュリティキャビネットから、専用の大型倉庫まで様々です。現代の部署では、高密度棚システムを用いて証拠を物理的に保管することが多くなっています。このシステムでは、棚板が取り付けられたキャリッジを使用することで、通路を1つだけ利用して複数の棚列にアクセスできます。これにより、従来の棚に比べて同じスペースに2倍の量の証拠を保管することが可能になります。高密度システムには、棚板、施錠可能な引き出し付き棚、バルクラック、パレットラック、施錠可能なキャビネットなどを設置できます。さらに、高密度システムでは、銃や麻薬などの物品に必要なセキュリティレベルに応じて、特定の通路を施錠することも可能です。
ごく小規模な証拠保管施設を除き、ほとんどの施設には、個々の証拠品を保管するための複数の物理的な容器が備えられています。標準的な容器は保管箱ですが、プラスチック製の容器や袋も見られます。大規模な保管施設では、証拠品の保存のために、冷蔵室や冷凍室などの環境制御された区画も設けられています。冷蔵室などの特殊な環境が必要な場合、高密度システムは省スペースであるため、さらに価値が高まります。
証拠品を保管するために使用される物理的な容器は、証拠保管ユニットと呼ばれることもあります。証拠を保管するために使用される 包装は、いくつかの機能を果たします。これには以下が含まれます。
証拠品を保管するための物理的な容器で、保管方法の種類は様々である。
貴金属、通貨、宝石、銃器、麻薬などの非常に価値の高い証拠品は、盗難や犯罪環境への再流入を防ぐために、より高度な保管が必要となることが多い。[ 10 ]
薬物、化学、生物、核、放射性物質などの本質的に危険な証拠品は、証拠管理担当者の安全を守るために、より高いレベルの保管が必要となる。[ 10 ]
一般的に、物理的な容器は、一人で扱えるサイズと形状になっています。小さな物品は証拠袋に入れることができます。証拠袋とは、改ざん防止機能と保管記録欄を備えたプラスチック製の袋です。大量の証拠品には、通常フォークリフトで扱えるような大型の容器が必要です。機密性の高い証拠品への不正な電子アクセスを防ぐために、特殊なファラデーバッグが使用されます。
証拠収集を行うほとんどの組織には、証拠の保管と保全を担当する専門の部署があります。証拠保管部署（通常は証拠品管理室と呼ばれる）は、以下の責任を負います。
組織が警察機関である場合、通常、遺失物管理部門は発見された物品の管理も担当する。