提案依頼書

提案依頼書（RFP ）は、サービスや製品の調達に関心のある組織が開始する逆オークションの一種で、潜在的なサプライヤーからビジネス提案を募るものです。^{[ 1 ]}これは通常、複雑な販売プロセスの一部であり、入札プロセスを通じて行われます。

入札方式では、価格と品質に基づいて契約が決定されるのに対し、RFP（提案依頼書）方式では、サプライヤーは企業のニーズに沿った独自のサービスや製品を提案する際に、より柔軟性を持つことができる。

同様の要求には見積依頼(RFQ) や情報提供依頼(RFI) があり、顧客は RFP を提出する前にベンダーからより多くの情報を必要とします。RFI は通常、RFP または RFQ に続きます。^{[ 2 ]}見込みのある請負業者との交渉後に RFP が作成されると、提出された入札は BAFO (最良最終オファー) として知られています。

提案依頼書（RFP）では、入札者は購入者のニーズに基づいた独自の事業提案書を作成する必要があります。RFPの仕様によっては、入札者はプロジェクトの期待値、スケジュール、製品設計、ベンダーなどを決定する必要がある場合があります。その他に求められる情報には、基本的な企業情報と沿革、技術力、製品情報などが含まれる場合があります。

米国政府の調達 において、連邦調達規則15.203は提案依頼書を対象としており、次のように規定している。

提案依頼書（RFP）は、交渉による調達において、政府の要求事項を将来の契約業者に伝え、提案を募るために使用されます。^{[ 3 ]}

FARでは、提案の評価、入札者とのさらなる協議、最終選定決定の根拠となる最終提案修正案（FPR）の提出依頼が認められています。 ^{[ 4 ]}連邦政府による最終提案修正案の要求は、

提案者に対し、最終提案の修正は書面で行われること、政府はさらなる修正を求めることなく契約を締結する意向であることを通知する。^{[ 5 ]}

「提案依頼書」という用語は、英国の政府調達に関連して使用されることがあり、例えば、英国政府が提案するブロードバンド投資基金の資金調達と管理に関する提案依頼書が2016年6月に発行されました。^{[ 6 ]}

RFX という総称は、提案依頼書 (RFP) や、以下に挙げる用語のいずれかを包括するために使用されることが多い。^{[ 7 ]}

• 提携要請（RFA）は、パートナーシップ要請または同盟要請とも呼ばれ、一方の当事者が他方の当事者に対し、共同で行動し（通常はビジネスにおいて）、その共同行動から得られる利益を共有することを提案するものです。
• 関心表明依頼（RFEI）は、関心表明（EOI）の調査プロセスの一部であり、求められるサービスの潜在的な調達に関する情報を収集するために行われ、RFQと同様に、RFPの公開前に行われる場合もあります。
• 情報提供依頼（RFI）とは、潜在的な販売者またはサービス提供者に対し、購入者のニーズを満たすために市場で入手可能な製品やサービスを特定し、販売者の提供内容や強みに関する能力を把握するために依頼する提案書です。RFIは、要件を満たす方法が複数考えられる大規模な調達において一般的に使用されます。ただし、RFIは入札への招待ではなく、購入者と販売者のいずれに対しても拘束力はなく、RFP（提案依頼）やRFQ（見積依頼）につながる場合もあれば、つながらない場合もあります。
• 見積依頼書（RFQ）は、入札者との協議が不要な場合（主に製品やサービスの仕様が既に分かっている場合）や、価格が落札者選定の主要因または唯一の要因である場合に使用されます。RFQは、本格的な提案依頼書（RFP）を発行する前に、おおよその価格帯を決​​定するためにも使用されることがあります。この場合、RFQの結果から製品、サービス、またはサプライヤーを選択し、さらに調査を進めて、より詳細なRFPを作成することができます。商業ビジネスにおいては、RFQはRFxの最も一般的な形式であり、多くの企業がRFxとRFQの違いを理解しておらず、RFQをデフォルトとして使用しているのが現状です。
• 資格審査依頼書（RFQ）、または事前資格審査質問票（PQQ）は、RFPプロセス開始前に配布される文書です。これは、複数の企業からベンダー情報を収集し、候補企業を絞り込むために使用されます。これにより、必要な資格を満たす候補者を事前に絞り込むことができ、RFP審査プロセスが円滑に進みます。
• ソリューション要求（RFS）はRFPに似ていますが、よりオープンで一般的です。これにより、ベンダーまたはサプライヤーは、自社のソリューション、または製品とサービスの組み合わせを表現する際に、すべてのRFxの中で最も柔軟性を持つことができます。^{[ 8 ]}
• 入札依頼（RFT）、または入札招待（ITT）とも呼ばれるこの方法は、政府機関でより一般的に用いられています。