権限管理

情報科学において、典拠管理とは、例えば図書館目録^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]}において、各トピックや概念に対して、単一の固有の綴りの名前（見出し）または識別子（一般的に永続的で英数字）を使用することで情報を整理するプロセスです。典拠管理における「典拠」という言葉は、人、場所、物、概念の名前が認可されている、つまり、特定の形式で確立されているという考えに由来しています^{[ 4 ] [ 5 ] [ 6 ]} 。これらの固有の見出しまたは識別子は、それぞれの典拠ファイルを使用する目録全体で一貫して適用され^{[ 7 ]} 、リンクや相互参照などの他のデータ整理方法にも適用されます^{[ 7 ] [ 8 ]}。各統制項目は、その範囲と使用法に関して典拠レコードで記述されており、この整理は図書館職員が目録を維持し、研究者にとって使いやすいものにするのに役立ちます^{[ 9 ] 。}

目録作成者は、著者、トピック、シリーズ、企業などの各主題に固有の識別子または見出し語を割り当て、その識別子または見出し語は、同じ主題へのすべての参照に対して一貫して、一意に、かつ曖昧さなく使用され、異なる綴り、音訳、ペンネーム、別名によるバリエーションが排除されます。^{[ 10 ]}固有のヘッダーは、関連する主題や共起する主題を含むすべての関連情報にユーザーを誘導できます。^{[ 10 ]}典拠レコードはデータベースに統合され、典拠ファイルと呼ばれ、これらのファイルおよびそれらの内の他のファイルへの「論理リンク」^{[ 11 ]}を維持および更新するのは、図書館員や他の情報目録作成者の仕事です。したがって、典拠管理は統制語彙および書誌統制の一例です。

理論上は、個人名や法人名、統一タイトル、シリーズ名、主題など、あらゆる情報が典拠管理の対象となり得るが、 ^{[ 2 ] [ 3 ]}図書館目録作成者は通常、著者名と作品のタイトルに焦点を当てる。1898年以来、世界で最も一般的に使用されている典拠ファイルの1つは、米国議会図書館の主題見出しである。

時間の経過とともに情報は変化し、再編成の必要性が生じます。ある見解によれば、権限管理とは完璧でシームレスなシステムを作成することではなく、これらの変化に対応し、ユーザーが情報を見つけるのを支援する作業に「構造と秩序」をもたらそうとする継続的な努力です。^{[ 9 ]}

• より良い調査。権威統制は、研究者が無駄な労力を減らして特定の主題を理解するのに役立ちます。^{[ 10 ]}適切に設計されたデジタルカタログ/データベースを使用すると、研究者はエントリの数語を検索して、既に確立されている用語やフレーズを表示できるため、精度が向上し、時間を節約できます。^{[ 12 ]}
• 検索の予測可能性を高めます。^{[ 13 ]}ウェブブラウザで「and」や「not」や「or」などのブール演算子を使用してキーワード検索と組み合わせて使用​​できます。 ^{[ 11 ]}特定の検索で関連アイテムが返される可能性が高まります。^{[ 12 ]}
• 記録の一貫性。^{[ 14 ] [ 15 ] [ 16 ]}
• 情報の組織化と構造。^{[ 10 ]}
• 目録作成者の効率性。典拠管理のプロセスは、特定の研究対象を探している研究者にとって非常に役立つだけでなく、目録作成者が情報を整理するのにも役立ちます。目録作成者は、新しいアイテムを分類しようとする際に典拠レコードを使用できます。どのレコードが既に目録化されているかを確認できるため、不要な作業を避けることができます。^{[ 10 ] [ 11 ]}
• 図書館のリソースを最大限に活用します。典拠管理は、図書館が資料の正確な目録を保持するのに役立ち、たとえば、既に所有しているリソースに対して重複した注文が行われないようにします。^{[ 10 ]}
• エラーの減少。タイプミスやスペルミスによるエラーを検出するのに役立ちます。これらのエラーは、時間の経過とともに蓄積されることがあり、品質の低下として知られています。これらのエラーは、図書館スタッフまたは自動クリーンアップソフトウェアによって修正できます。^{[ 9 ] [ 17 ]}

書誌目録で典拠管理を強制する一般的な方法は、メイン目録で使用される見出しに関連し、それを統制する典拠レコードの別個の索引を作成することです。この別個の索引はしばしば「典拠ファイル」と呼ばれます。これは、特定の図書館（または、ますます一般的になっている目録作成コンソーシアム）の目録作成者が行ったすべての決定の索引可能なレコードを含み、目録作成者は見出しに関する決定を行う際、または修正する際にこれを参照します。その結果、レコードには特定の優先見出しを確立するために使用された情報源に関する文書が含まれており、見出しを調査中に発見された有用な情報が含まれている場合があります。^{[ 17 ]}

典拠ファイルは特定の主題に関する情報を提供するが、その主な機能は情報を提供することではなく、情報を整理することである。^{[ 17 ]}典拠ファイルには、特定の著者やタイトルが唯一無二のものであることを証明するのに十分な情報が含まれているが、それだけである。無関係だが興味深い情報は一般的に除外される。国際的に慣行は異なるが、英語圏の典拠レコードには一般的に次の情報が含まれている。

• 見出しには、公式かつ承認されたバージョンとして選択された優先タイトルが表示されます。見出しは一意であることが重要です。同一の見出しが存在する場合は、どちらか一方を選択する必要があります。

  見出しはアクセスポイントとして機能するため、既存のエントリと重複せず、明確に区別することが重要です。例えば、小説『ムーンストーン』や『白衣の女』などの作品で知られるイギリスの小説家ウィリアム・コリンズ（1824～89）は、ウィルキー・コリンズとしてよく知られています。目録作成者は、一般の人々がどちらの名で検索する可能性が高いかを判断し、個人の名前の別の表記をリンクするために「関連項目」参照を使用するかどうかを決定する必要があります。

  —メイソン、MK、「権限の作業とファイルの目的」^{[ 20 ]}

• 相互参照とは、カタログに表示される可能性のある名前やタイトルの別の形式であり、以下のようなものが含まれます。
  1. 参照とは、主題を説明する名前またはタイトルの形式ですが、正式な見出し形式が採用されたために省略または廃止されたものです。
  2. 「関連項目」は、承認されている他の名称または称号の形式を示します。これらの「関連項目」は、一般的に、名称または称号の以前の形式または後の形式を示します。
• 正当化説明とは、目録作成者が、承認された形式と廃止された形式を判断するために使用した特定の情報源について簡潔に記述したものです。場合によっては、情報源のタイトルと発行日、情報源における名前またはタイトルの記載場所、および情報源におけるその名前またはタイトルの形式を記載する必要があります。

例えば、1911年から1966年まで生きたアイルランドの作家ブライアン・オノランは、フラン・オブライエンやマイルズ・ナ・ゴパリーンなど多くのペンネームで執筆しました。米国議会図書館の目録作成者は、「O'Brien, Flann, 1911–1966」という形式を公式の見出しとして選びました。^{[ 21 ]} この例には、有効な典拠レコードの3つの要素がすべて含まれています。最初の見出し「 O'Brien, Flann, 1911–1966 」は、議会図書館が権威あるものとして選んだ名前の形式です。理論的には、この著者の作品を表す目録のすべてのレコードは、著者の見出しとしてこの形式の名前を持つ必要があります。見出しのすぐ下に続くのは、「Na Gopaleen, Myles, 1911–1966」で始まる参照です。これらの著者の名前の形式は目録に表示されますが、見出しではなく転写としてのみ表示されます。利用者が著者名のこれらの異形のいずれかで目録を検索すると、「O'Brien, Flann, 1911–1966 を参照」という応答が返されます。Gopaleen 名には別の綴りの異形があります。「Na gCopaleen, Myles, 1911–1966」には余分なCが挿入されています。これは、著者がペンネームの非英語化アイルランド語綴りも使用していたためです。この場合、大文字のCは正しい語根を示し、その前のg は文脈における発音を示します。したがって、図書館利用者がこの綴りの異形に出くわした場合でも、同じ著者にたどり着くことになります。参照参照は、ある認可された見出しから別の認可された見出しを指し示しますが、個人名の典拠レコードでは非常にまれです。ただし、法人の名称の典拠レコードではよく見られます。この記録の最後の4つの項目、His At Swim-Two-Birds ... 1939.から始まる項目は、この特定の名前の形式を正当化するものです。この名前は、著者の小説At Swim-Two-Birdsの 1939 年版にこの形式で登場しましたが、著者の他のペンネームは後の出版物に登場しました。

氏名のあらゆる形態を表す単一の正式な見出しを選択することは、多くの場合、困難で複雑な作業となります。なぜなら、個人は生涯を通じて法的に氏名を変更したり、複数の正式な氏名を使用したり、また、ニックネーム、ペンネーム、芸名、その他の別名を使用したりしている可能性があるからです。特に、複数の氏名が政治的または社会的に物議を醸すような意味合いを持つ場合、正式な見出しの選択は、関連する政治的または社会的イデオロギーへの支持とみなされる可能性があるため、単一の正式な見出しを選択することは非常に困難です。

認可された見出しを使用する代わりに、アクセス制御という考え方があり、これは特定の形式を承認することなく、名前のさまざまな形式を関連付けます。^{[ 22 ]}

デジタルオンライン公共アクセス目録やインターネットが登場する以前は、各図書館内の個別の目録作成部門が、図書館の典拠ファイルを作成・維持するのが一般的でした。当然ながら、図書館ごとに典拠ファイルにはかなりの違いがありました。図書館の歴史の初期においては、図書館の目録が内部的に一貫していれば、異なる図書館の目録間の違いはそれほど問題にならないというのが一般的な認識でした。

図書館が研究者のニーズにより敏感になり、他の図書館との連携を深めるにつれ、標準的な目録作成手法の価値が認識されるようになった。自動化されたデータベース技術の登場により、目録作成担当者は、米国におけるOCLCやRLINのような協力的なコンソーシアムを設立し始めた。こうしたコンソーシアムでは、世界中の図書館の目録作成部門が、共有データベースに自らの記録を提供し、またそこから記録を取り出すようになった。こうした動きを受けて、典拠作業に関する国家標準の必要性が高まった。

米国では、典拠作業に関する目録作成基準を維持するための主要な組織は、議会図書館の協力目録作成プログラムの傘下で運営されています。これは、名称典拠協力プログラム、またはNACO典拠として知られています。^{[ 23 ]}

さまざまな略語を用いた、多様な規格が存在する。

• 永続識別子
• 知識組織システム
• 図書館分類システム：
  • デューイ十進分類法
  • 米国議会図書館分類法
• オントロジー（情報科学）
• 独自のサービス
  • 研究者ID
• 登録機関
• 簡易知識組織化システム（SKOS）