予備調査

予備調査は、予備基金の現在の状況と、進行中の劣化を相殺するための安定的かつ公平な資金調達計画を特定し、予想される主要な共用エリアの支出が実際に発生したときに十分な資金を確保する長期的な資本予算計画ツールです。予備調査は、物理的分析と財務分析の2つの部分で構成されています。この文書は、コンドミニアム協会や住宅所有者協会（HOA）、ストラタなど、複数の所有者がいる物件の管理者（理事会またはストラタ評議会メンバー）のために、外部の独立したコンサルタントによって作成されるのが最適です。この文書には、特定の協会の契約、条件、制限（CC＆R）および細則によって決定された共有所有物件コンポーネントの状態の評価が含まれています。ただし、予備調査はコンドミニアムに限定されず、リゾート（共有バケーション所有権）物件、コミュニティ/近隣協会、協同組合などの「共通利益コミュニティ」（CIC）物件に対して作成できます。^[1]

予備調査は、本質的には、理事会が物件の予測可能な大規模な修繕および交換プロジェクトを予測し、準備するのに役立つように設計された計画ツールです。たとえば、そのようなプロジェクトには、建物の屋根の交換、ボイラーの交換、火災警報装置の改修、道路の再舗装などがあります。

カナダの一部の管轄区域では、準備金調査は「準備基金調査」、「予備準備基金調査」、または「交換準備金調査」と呼ばれることもあり、ブリティッシュ コロンビア州では、法律でこの種の調査は「減価償却報告書」と呼ばれています。

予備調査の目的は、物件の維持管理を監督する人々に、どのような主要な費用が予想されるか、また、これらの費用がいつ発生するかについての知識に基づいた見積もりを提供することです。この知識があれば、住宅所有者協会の理事会または管理者は、協会のメンバーが進行中の劣化を継続的な予備資金で相殺できるように予算を作成できます^†。これにより、現金がこれらの主要な今後のプロジェクトをタイムリーに完了できるように計画されます。多くの場合、目に見える形で数年にわたって劣化した大規模な建物の修理または交換プロジェクトを実行する必要があることに、指導者が驚く必要はありません。さらに、予備調査は、協会のメンバー（および見込み購入者）に、共有エリアのコンポーネントの状態と、予備基金の準備レベル（強度）（通常は資金提供率で測定）に関する重要な年次開示を提供します。^[2] HOA予備調査は、長期的に効率的かつ効果的な決定を下すためのロードマップです。国際資本予算研究所は、資金提供率を計算するための標準を確立しました。この計算には3つの方法があり、残念ながら、準備金運用者の違いによって、積立額の割合に大きな違いが生じる可能性があります。^[3] (この参照では「404 ページが見つかりません」というエラーが返されますが、キャッシュフロー分析で使用される方法では正しい値は得られません)。

（†：準備金調査資金計画におけるインフレと利子の影響は非常に大きいことが多いため、これらを考慮することが重要です。

CIC の準備金調査では、次の点を考慮する必要があります。

1. 共用部分の交換プロジェクトの期日が来たときに、特別な評価なしに（できれば大幅な過剰資金なしに）その費用を支払うのに十分な資金が評価されることを理論的に保証する予算情報を提供します。

2. 交換プロジェクトの高騰したコストを、所有者の所有期間中の共用部分の所有率（組合文書で定義）に比例して、所有者間で公平に分配します。分配は、所有者の給与がコンポーネント交換コストと同じ割合で高騰すると仮定して、年間の一定ドル額または任意の賃金率で稼げる時間数で測定されます。

3. 手持ちの予備現金の額と共用部分の劣化による現金価値に基づいて、理論的に正確な資金調達率を示します。

予備調査の結果は次の 3 つです。

1. 準備金を通じて資金提供される協会の主要構成要素、その予想耐用年数、残存耐用年数、および現在の交換コストのリスト (準備金プロジェクトの「範囲とスケジュール」が生成)。
2. 現在の準備基金の強さの評価（通常は「積立率」として表されます）。
3. 推奨される複数年の準備資金計画。

準備金調査は、デューデリジェンス、情報開示、予算および計画の目的で、理事会または管理者によって要求されます。現在、米国の州およびカナダの州では、何らかの形での準備金計画または情報開示を義務付けるケースが増えています。総予算の最低 10% を準備金拠出に充てる必要があることに加え、ファニー メイと連邦住宅局は、FHA 保証ローンおよびファニー メイの融資商品およびサービスに承認されるために、最新の準備金調査 (協会が物件の継続的なニーズに対応するために十分な資金を充てていることを示すため) を要求する場合があります。

有用な計画ツールであることに加えて、コミュニティ協会の予備調査は、予算作成または住宅所有者（および将来の住宅所有者）への開示の目的で、30 州（カリフォルニア、フロリダ、ハワイ、ネバダ、バージニア、ワシントンなど）で法的に義務付けられています。^[4]カリフォルニアでは、関連法はカリフォルニア民法 5300 です。^[5]カリフォルニアでは、法律により毎年の予備調査の更新が義務付けられており、その更新は少なくとも 3 年に 1 回は「入念な目視による現場検査」に基づいて作成されます。^[6] 2010 年に SB 278 が可決されたことにより、ユタ州もマンションおよびコミュニティ協会に予備調査を定期的に実施およびレビューすることを義務付けています。^[7]予備拠出金は、協会の最大の予算項目の 1 つであることが多く（通常、総予算の 15 ～ 40%）、予備基金は通常、協会の最大の金融資産です。つまり、予備拠出金の年次レビューと予備基金の状況を毎年開示することが賢明です。

ネバダ州は、NRS 116に規定されている準備金調査に関連する特定の法律を採用しています。これらの法律では、ネバダ州の準備金準備者は州不動産局に登録され、経歴調査を受けることも義務付けられています（reservestudy.orgのアドバイスによる）。^[8]

2022年10月、メリーランド州は、コミュニティ協会に予備調査を実施し、5年ごとにその調査を更新することを義務付ける下院法案107を可決した。 ^{[9] [10]}この法律では、協会が予備調査で推奨される修理およびメンテナンスのための予備金額を毎年拠出すること、^[11]調査はすべてのユニット所有者が検査できるように公開されること、および協会の規模や「マンションユニットの数」に基づく例外なく、最初の調査の完了後3年以内に年間推奨レベルの予備資金を達成することも義務付けられている。^{[12] [10]}

準備金調査は、協会が財政的に責任ある決定を下し、成功する未来へと導くのに役立つため、一貫して高品質の準備金調査が求められます。準備金調査の基本的な業界標準は 1998 年から存在していますが ( ^[13]および^[14]を参照)、小さなグループが新しい標準を提案しました。進歩を目的としていますが、この記事の執筆時点では、これらの 2015 年の標準はまだ業界全体に受け入れられたり採用されたりしていません。詳細については、国際資本予算研究所 (ICBI) を参照してください。^[15]

2011 年 6 月 30 日、住宅都市開発省は、 2011-22 号抵当権者通知書を発行し、全面改修および非全面改修を含む、 FHA 保証ローン承認を申請するすべての新築マンション改修に予備調査を義務付けました。この新しいガイドラインは、2011 年 9 月 1 日に発効しました。マンションは、年間評価収入の少なくとも 10% を予備費に充てることを実証する必要があります。FHA は、この要件に準拠していない開発への融資を禁止することにより、全国的に 10% の予算項目要件を強制しています。^[16] さらに、2011-22 号抵当権者通知書では、FHA プロジェクト承認を申請するその他のすべてのマンションは、独自の裁量で、または財務書類がマンション協会の十分な資金要件を満たしていないと思われる場合はいつでも、最新の (過去 24 か月以内に完了した) 予備調査を提出する必要がある場合があると規定しています。^[17]

2010年12月1日、ファニーメイはSEL 2010-16の発表を行いました。発表で概説された新しいガイドラインは、2011年3月1日に発効しました。ガイドラインでは、ファニーメイのプロジェクト承認を受けるには、新しく改装された非全面改修のコンドミニアム開発すべてに予備調査が必須となりました。^[18]その他のタイプのコンドミニアムは、準拠した予備調査を提出するか、年間評価収入の10％に相当する予備費の予算項目を追加する必要があります。

カナダでは、マンションや分譲マンションの管理は州法で定められています。特定の専門団体の基準以外に、予備管理の専門家の行動、報告、方法、計算式に関する全国基準はありません。予備管理の専門家の全国組織が存在しないことにより、重要な財務情報を含む予備管理調査報告書は、カナダ財務報告保証基準の財務報告要件に準拠していない単純なスプレッドシートアプリケーションと予測を使用して作成されています。^[19]

準備基金調査は、監査人によってレビューされる可能性が高い財務文書であり、これらの基準を満たす必要があります。準備基金調査には、建物の構造とシステムに関する技術的な専門知識も必要です。このため、これらのレポートは主にエンジニア、建築家、鑑定士、建築検査官などによって作成されます。準備金管理計画に関する資本予算プロセスは、2015年4月に発行された国際資本予算研究所（ICBI）の一般に認められた準備金調査基準で明確にされています。^[20]

ICBI 準備金調査基準は、レポートに含める情報と財務予測の提供に使用する計算方法に関して非常に具体的です。また、財務予測の作成に使用するソフトウェアについても具体的です。これらの基準に準拠した準備金調査/減価償却レポートを提供する準備金専門家は、ICBI が提供する計算式を使用する必要があります。

カナダ予備計画協会（ARPC）^[21]は、様々な職業や専門資格を持つ予備調査提供者の全国グループです。ARPCのメンバーはICBI標準を採用し、それを予備管理計画プロセスに組み込んでいます。すべてのメンバーは、国内の会計事務所によって独立監査され、ICBIの一般に認められた予備調査標準のすべての要件を満たしている予備基金分析ソフトウェアRFA Pro ^[22]を使用しています。標準で要求されているレポートテンプレートとすべての財務レポートは、RFA Pro分析システムに組み込まれています。

準備金調査の資金調達方法と目標はいくつかあります。これらの方法は、コミュニティのリスク許容度に対応する資金調達戦略を開発するために使用できます。国家準備金調査基準の用語では、^[23]拠出金を計算する基本的な方法が 2 つあります。「キャッシュ フロー」または「コンポーネント」(「直線」とも呼ばれます)。ここで 2 つの比較を参照してください。同じ国家準備金調査基準の用語では、資金調達目標が 4 つあります。完全資金調達、しきい値資金調達、ベースライン資金調達、法定資金調達です。計算の柔軟性が高く、ユーザーが 4 つの資金調達目標のいずれかに集中して達成できるため、「キャッシュ フロー」方式の人気が高まっています。^[24] 4 つの資金調達目標 (国家準備金調査基準から抜粋、またはこれらの基準を解説する文書から抜粋) は次のとおりです。

• 「完全積立」とは、準備基金残高が準備金構成要素の劣化額（「完全積立残高」）と等しくなる（またはほぼ近づく）という目標を追求することです。
• 「ベースライン資金」とは、資金が尽きることがないように十分な準備金を手元に持つという目標を指します。これは「キャッシュポジティブ」計画と呼ばれることもあります。預金準備金が少ないと、ベースライン資金目標を持つ団体では、特別評価や延期メンテナンスの事例が多くなります。^[25]
• 「しきい値資金」とは、100% (完全資金) レベルまたは現金プラス (ベースライン資金) 以外の、取締役会が選択した目標を指します。これは、特定の資金調達率目標または現金残高目標である場合があります。しきい値資金は、通常、完全資金とベースライン資金の間で選択された値です。

すべての資金調達目標は、準備金構成要素リストに記載されているのとまったく同じ費用を満たすように設計されています。したがって、支出は同じであり、年ごとの準備金の規模のみが異なります。これは、異なる準備金資金調達目標間の準備金拠出額が比較的小さいことが多いことを意味します (通常は 10 ～ 15% のみ)。

予備調査は、ボランティアの役員やその専門マネージャー、予備調査の作成を専門とするさまざまな専門家、または大規模な事業の一環として予備調査を行う大規模な建築会社やエンジニアリング会社を通じて作成できます。最近、予備調査の作成について特別な訓練を受けた個人を識別するための、より秩序立ったシステムを可能にする認定基準が作成されました。そのような認定の 1 つである予備スペシャリスト (RS) は、コミュニティ協会協会(CAI) から入手できます。この認定を取得するには、候補者は過去 3 暦年以内に少なくとも 30 件の予備調査を作成し、建設管理、建築、またはエンジニアリングの学士号 (または経験と教育に基づく同等のもの) を持ち、その他のさまざまな規則や行動規範に準拠している必要があります。^[23]

もう一つの資格は、プロフェッショナル リザーブ アナリスト (PRA) です。これは、リザーブ スタディ業界の業界団体であるプロフェッショナル リザーブ アナリスト協会 (APRA) によって作成され、推進されています。^[26] PRA は、リザーブ プロフェッショナルの最初の認定機関です。PRA の資格は、取得に何年もかかり、実証された経験と標準化された用語の遵守が必要であるという点で似ていますが、経験レベルは RS に求められるものよりも少し高く、住宅所有者協会業界の内外での研究も含まれています。APRA はまた、PRA に継続教育による熟練度の維持を求めています。^[27]

カナダには、いくつかの資格とトレーニング プログラムがあります。カナダ不動産協会 (REIC) は、公認準備金プランナー (CRP) プログラムを提供しています。これは、州 (一部の州) の法律で資格として記載されている、全国的に認められた唯一の専門資格です。カナダ鑑定協会 (AIC) のメンバーは、レポートを完成させるには、REIC プログラムの方法論と基準を使用する必要があります。これには、ベンチマーク分析の作成と、積立金の積立率の評価が含まれます。

カナダ全国不動産鑑定士協会 (CNAREA) は、2012 年から指定鑑定士会員に指定準備金プランナー (DRP) プログラムを提供しています。DRP 資格を取得するには、実証済みの経験と標準化された用語および方法論への準拠が必要です。すべての DRP 指定プランナーは、RFA Pro 準備金分析ソフトウェアを使用するか、選択した計算方法の品質保証レポートを提供する必要があります。ブリティッシュ コロンビア応用科学技術者および技術者協会 (ASTTBC) は、住宅検査員が減価償却レポート/準備金調査を完了することを規約で制限されているため、住宅検査員に登録準備金アナリスト (RRFA) トレーニング プログラムを提供しています。2013 年現在、サウダー ビジネス スクールの不動産部門は、準備金計画プログラム (RFPP) と呼ばれる認定に向けた 2 つのコースのうち最初のコースを提供していますが、まだこの資格を認めている業界団体はありません。

予備調査には、専門予備分析者協会とコミュニティ協会協会が定めた基準に基づく 3 つの種類があり、物理的分析がどの程度徹底的に実施されるかが異なります。これらの 3 種類の予備調査により、協会は現在の予算作成と開示のニーズに適した「サービス レベル」を選択できます。最も徹底したものから順に、次のとおりです。

1. 「完全」な予備力調査(予備力調査の作成、コンポーネント リストの作成、すべての予備力コンポーネントの測定/定量化、および入念な目視による現地検査に基づく耐用年数、残存耐用年数、および現在の交換コストの開発を含む)。ほとんどの協会では、「完全」な予備力調査は 1 回だけ実行する必要があることに注意してください。「完全」な予備力調査が完了した後、協会はその後の年で、以下に示す 2 つの予備力調査更新オプションのいずれかを選択できます。
2. 「現地訪問による更新」埋蔵量調査(既存の埋蔵量調査の更新で、現場での入念な目視検査が含まれますが、すべてのコンポーネントが適切に識別され、定量化されていることを前提としています)。このタイプの更新は、通常 2 ～ 5 年ごとに実行されます。
3. 「現場訪問なしの更新」予備調査(クライアントのインタビュー、知識豊富なベンダーやサービス プロバイダーとのインタビューによって行われる、現場検査なしの既存の予備調査の更新)。このタイプの更新は、通常、現場訪問ありの更新の間の年に実行されます。

上記の種類の埋蔵量調査に加えて、専門家の関与にはさまざまなレベルがあることに留意してください。これらは通常、独自に準備された埋蔵量調査、統合された埋蔵量管理計画、またはコンサルティング関与のカテゴリに分類されます。

一部の共用エリア コンポーネントは、予備調査から除外されているか、コンポーネント リストに「除外項目」として含まれていて資金が提供されていない可能性があります。これらのコンポーネントは通常、以下にリストされているカテゴリの 1 つ以上に該当します。

しきい値以下のコスト- 資本経費として考えるには小さすぎるとみなされ、通常は協会の運営予算または保守予算に含まれるコンポーネントの修理および/または交換コストは、この調査では資金提供されていません。最小しきい値コストは、同様の規模の協会の一般的な最小しきい値コストに基づいて、協会または予備アナリストによって決定されます。

運用費用- 少なくとも毎年発生し、毎年効果的に予算を組むことができます。運用費用は、頻度とコストの両方の点で合理的に予測可能であるという特徴があります。運用費用には、1 年から次の年にかけて運用予算に悪影響を与えないすべての小規模な費用が含まれます。

非常に長い、または予測できない耐用年数- 適切に保守されている場合、耐用年数が非常に長く、正確に予測できないコンポーネントは、この準備金レポートから除外されています。これらのコンポーネントには、通常、協会の運営予算から資金が提供される保守と維持が必要になる場合があります。

ユニットの改善- 管理文書のユニット説明概要（所有者の責任）に該当する物件への改善は、通常、コミュニティの所有物または協会の責任とは見なされません。

その他の協会所有でない施設 - 政府機関、公共事業会社、米国郵政公社など、他の当事者が所有する施設に設置された施設は、この準備調査には含まれません。これらの施設の交換とメンテナンスは、通常、協会の責任ではありません。

さらに、施設やコミュニティ全体の推定耐用年数と同等かそれ以上、または協会の運営文書で定義されているコミュニティの法定耐用年数を超えると推定される資産の修理や交換については、通常、予算から除外されます。例としては、基礎、エレベーター、配線、そして多くの場合配管の完全な交換が含まれます。また、運用または予備の偶発的費用、または一般保守基金のいずれかでカバーされる可能性のあるわずかな費用も除外されます。天災、事故、または準備金よりも保険をかける方が適切なその他の出来事によって発生した費用も除外されます。^[28]