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簿記において、総勘定元帳とは、仕訳帳から会計データが転記され、買掛金、売掛金、現金管理、固定資産、購買、プロジェクトなどの補助元帳から集計される簿記元帳のことです。 [ 1 ]総勘定元帳は、紙、コンピュータ、またはクラウドで管理できます。[ 2 ]組織の勘定科目表の各勘定科目に対して元帳勘定が作成され、収益、費用、資産、負債、資本などの勘定カテゴリに分類されます。これらのすべての勘定科目の集合が総勘定元帳と呼ばれます。総勘定元帳には、組織の財務データと非財務データが格納されます。[ 3 ]総勘定元帳の各勘定科目は、1 つ以上のページで構成されています。販売日、請求書番号、顧客の詳細、支払金額などの詳細が含まれます。この元帳は、企業が未収金を追跡し、キャッシュフローを効率的に管理するのに役立ちます。組織の財務状況計算書と損益計算書は、どちらも総勘定元帳の収益と費用の勘定カテゴリから作成されます。[ 4 ]
総勘定元帳には、勘定科目一覧表[ 5 ]のすべての勘定科目が勘定科目カテゴリ別に整理されたページが含まれています。総勘定元帳は通常、資産、負債、自己資本、収益、費用、利益、損失の少なくとも7つの主要カテゴリに分けられます。[ 6 ]これは、組織の財務取引の記録システムです。[ 7 ] 総勘定元帳の主要カテゴリは、現金、売掛金、買掛金などの勘定科目の詳細を追加するために、さらにサブ元帳に細分化される場合があります。
勘定残高の抽出は試算表と呼ばれます。試算表の目的は、財務諸表作成プロセスの初期段階で、借方と貸方の合計が一致することを確認することです。[ 8 ]
転記とは、総勘定元帳のページに金額を貸方（右側）と借方（左側）として記録するプロセスです。右側の追加列には、進行中の活動合計（小切手帳に似ています）が記録されます。[ 9 ]
総勘定元帳には、各勘定科目について、日付、説明、残高または合計金額を記載する必要があります。
複式簿記システムは、各簿記記入において、一方の勘定科目を借方記入し、もう一方の勘定科目を貸方記入する金額が同額となるため、総勘定元帳が常にバランスを保つようにし、会計等式を維持するのに役立ちます。
会計等式は貸借対照表の数学的構造です。総勘定元帳は一見単純に見えますが、大規模または複雑な組織、あるいは複数の子会社を持つ組織では、総勘定元帳が非常に大きくなり、監査や残高調整に数時間から数日かかる場合があります。手動またはコンピュータ化されていないシステムでは、総勘定元帳は大きな帳簿になることがあります。組織は代わりに、総勘定元帳を含む元帳に1つ以上のスプレッドシートを使用したり、元帳の入力と処理を自動化する専用ソフトウェアを使用したりすることがあります。企業がエンタープライズリソースプランニング（ERP）ソフトウェアを使用する場合、財務機能モジュールが補助元帳と総勘定元帳を作成し、そのエントリはERPを通じて管理される他のプロセスと共有されるデータベースから取得されます。