ファイリングキャビネット

ファイリングキャビネット（米語ではファイルキャビネットとも呼ばれる）は、ファイルフォルダーに書類を保管するためのオフィス家具の一種である。^[1]最も簡単に言えば、物品を保管するための引き出しを収納する筐体である。ファイリングキャビネットの最も一般的な2つの形式は、縦型ファイルと横型ファイルである。縦型ファイルキャビネットには、キャビネットの短辺（通常15インチまたは380 mm）から引き出しが伸びている。横型ファイルキャビネットには、キャビネットの長辺（様々な長さ）から引き出しが伸びている。これらは英国ではサイドファイラーとも呼ばれる。棚に置くシェルフファイルもある。米国では、ファイルキャビネットは通常8.5×11の用紙を収容できるように作られており、他の国では、ファイリングキャビネットはA4用紙など他のサイズの用紙を収容できるように設計されていることが多い。

オフィスのファイルキャビネットは、通常、金属板または木材で作られています。引き出しは通常、引き出しスライドを使用して簡単に開けられます。このスライドには、引き出しがキャビネットから完全に引き出されないようにする「アウトストップ」が含まれています。ほとんどの金属製ファイルキャビネットの引き出しを開くには、「サムブラッチ」と呼ばれる小さなスライド機構を押して引き出しを解放し、開く必要があります。各引き出しには、引き出しをつかんで引っ張るためのハンドルがあります。各引き出しの前面には通常、ラベルホルダーがあり、ユーザーはこれを使って引き出しの内容を識別できます。

多くのファイル キャビネットには、保管されている文書への不正アクセスを防ぐために鍵付きのロックが組み込まれています。ロックには 2 つの種類があります。「カム ロック」は、ロックを回転させる鍵で作動します。「プランジャー ロック」は鍵で開きますが、ロック本体を押し下げるだけで閉じることができます。プランジャー ロックを使用すると、ユーザーは短時間で複数のキャビネットをすばやく閉じてロックすることができます。

一部のファイル キャビネットには、各引き出しの背面にフォロワー ブロックと呼ばれる金属プレートまたはワイヤー構造があります。フォロワー ブロックを前方に調整して引き出しの長さを短くすると、中に入っているファイル フォルダーが引き出しの前面に直立したままになり、取り出しやすくなります。

アメリカの発明家ヘンリー・ブラウンは、1886 年 11 月 2 日に「書類を保管および保存するための容器」の特許を取得しました。これは、火災や事故に対して安全な鍛造金属製の容器で、鍵で封印できます。書類を分けて保管できるという点で特別なものでした。

縦型ファイルの発明は未だに謎のままである。アーリーオフィス博物館のウェブサイト^[2]の縦型ファイリングキャビネットのセクションは、縦型ファイリングの起源に関して、高い信頼性のある「二次資料」による誤った結論についての議論で始まっている。二次資料は、1893 年の世界博覧会で縦型ファイルに金メダルが贈られたと主張していた。アーリーオフィス博物館は、それらの主張を裏付ける証拠を見つけられなかった。しかし、アーリーオフィス博物館の縦型ファイリングキャビネットに関する議論で提示された情報によると、縦型ファイリングの商業的導入は、Library Bureau (1876 年設立、後にRemington Randの一部門) という会社が縦型ファイリングキャビネットを含むカタログを出版した 1900 年に起こった可能性がある。Library Bureau は 1902 年に米国特許を申請し、発明者は David E. Hunter とされた。^[3]

エスター・エレン・ポー^[4]による研究は、アーリー・オフィス博物館の調査結果を裏付け、今日知られている垂直ファイリングの発明に関する最も信頼できる主張は、図書館局によるものであることを示唆しています。図書館局の 1903 年のパンフレット「交換可能なユニット キャビネットを使用した垂直ファイリングの図書館局システム」は、次のように始まります。「図書館局によって考案され [強調追加]、完成された垂直ファイリングは、通信、カタログ、レポート、請求書、注文、請求書の複写、バラのシート、またはあらゆる種類のビジネス (大規模、小規模、特殊) の書類を処理するための、これまでに発明された [強調追加] 方法の中で最も完全で正確で実用的な方法です。」^[5] )。

図書館局に加えて、垂直ファイリングキャビネットの初期の製造業者としては、グローブ・ウェルニッケ^[6]、ヤウマン・アンド・エルベ製造会社^[7]、アート・メタル・コンストラクション・カンパニー^{[8]などがありました。}

商業用の縦型ファイルキャビネットが導入される前は、企業は封筒に入れた書類を、壁に沿って並べられた多数の棚に保管していました。封筒を探して開け、書類を広げるのは面倒で非効率的でした。しかし、縦型ファイルの概念は、1895年にWA Cooke, Jr.に「手紙やその他の書類用の容器」という米国特許（533053）が発行されたときに、すでに実践されていました。^{[9] [10]}

第二次世界大戦後、帰還兵に仕事を提供するために、アイオワ州マスカティンに Home-O-Nize 社が設立されました。スチール製のキッチン キャビネットを製造するために設立されたこの会社は、すぐにスチールの供給が限られているという現実に直面しました。そこで、他社向けの製品の製造を開始しました。最終的に少量のスチールが確保され、スチール製のインデックス カード ボックスの製造を開始しました。その後すぐに、ファイリング キャビネットを含む、より大型のキャビネットの製造が開始されました。スチールの量を最小限に抑える設計により、この製品は極めてコスト効率に優れた設計となり、商業的に大きな成功を収めました。Home-O-Nize 社はキッチン キャビネットを製造することはなく、1961 年に社名が HON に変更されました。今日、HNI Corporation の一部門であるHON 社は、北米で最大のファイリング キャビネット製造販売業者です。

ファイリング キャビネットの需要は、1950 年に始まったゼログラフィー マシンの商業的流通の結果、大幅に拡大しました。この出来事により、オフィス ワーカーは印刷物の「自分用コピー」を持つことができました。もう 1 つの影響は、企業にフォームやその他の文書の作成と保管を要求する政府規制の拡大です。電子ファイリング システムが普及し、コストが下がるにつれて、ファイリング キャビネットの将来は不透明であると予測する人もいます。しかし、ほとんどの企業は依然として印刷機能を備えたコンピュータ システムを購入しています。この傾向が逆転しない限り、紙によるファイリングは依然として実行可能な方法です。

米国では、レターサイズ用紙用とリーガルサイズの用紙用の2つのサイズがあります。米国の現代の商業用垂直ファイリングキャビネットのほとんどは、 25、26インチ の深さで2、3、4、5段の引き出し付きバージョンで製造されています。+1 ⁄ 2、28インチ (640、670、710 mm)。引き出しは通常、3 つのメンバーから成るサスペンション システムで支えられており、引き出しを完全に引き出して完全にアクセスすることができます。

4 段引き出しの縦型ファイル (レター幅) は、ほとんどの企業が購入しているバージョンです。2 段引き出しのファイルは、主にデスクの横での使用を目的として販売されています。5 段引き出しのファイルは、ファイリング インチあたりのコストが最も低いため、主に連邦政府、州政府、地方自治体で購入されています (深さ 28 インチまたは 710 mm のバージョン)。3 段引き出しのファイルは、最も人気のないバージョンですが、カウンタートップの高さにあるため、エンド ユーザーがファイルを簡単に取り出し、キャビネットの上部を作業領域として使用してファイルの内容を調べることができるという利点があります。

ほとんどの縦型ファイルキャビネットの引き出しは、吊り下げ式のファイル フォルダーを収納できるように設計されています。これは、ほとんどのユーザーが情報を保管する方法として主流となっているためです。一部のファイルには、各引き出しに「フォロワー ブロック」がまだ付いています。これは、引き出し内部の見かけの深さを調整して、ファイルが引き出し内で垂直に保たれるようにする装置です。これは、ほとんどのファイリングが吊り下げ式ファイルではなくマニラ フォルダーで行われていた時代の名残です。

ホームオフィスや軽い用途向けには、縦型ファイルは 18 インチ (460 mm) の深さのバージョンで製造されています。これらは通常、2 つのメンバーのサスペンションを備えており、引き出しは完全には伸びません。

横型ファイルは通常、奥行きが 20 インチ (510 mm) で、幅は 30、36、42 インチ (760、910、1,070 mm)、引き出しは 2、3、4、5 種類あります。幅 30 インチ (760 mm)、引き出し 2 種類は、キュービクル ワークステーション内での使用に人気があります。キュービクルの作業面の下または横に収まるように設計されているからです。引き出し 3、4、5 種類ファイルの使用ロジックは、縦型ファイルの場合と同様です。縦型ファイルとは異なり、横型ファイルのほとんどは、横方向または前後方向のファイリングが可能です。

レターサイズのファイルを前後に並べる場合、キャビネットあたりのファイリング量が最大となる 30 インチ幅 (760 mm) および 42 インチ幅 (1,070 mm) のファイルが最も効果的です。レター幅のファイルを前後に並べた 36 インチ幅 (910 mm) のファイルでは、追加のスペースが無駄になるため、対応する 30 インチ幅 (760 mm) のファイルよりも多くの容量はありません。

座ったままインデックスタブを検索できるため、横向きのファイルを好むユーザーもいます。全幅の横向きファイルはこの構成に対応できますが、ファイルの容量は多少減少します。

横型ファイルの利点は、引き出しが縦型ファイルほど長くないので、すべてのファイルにアクセスして見るのが縦型ファイルよりも簡単になることです。

ほとんどの場合、5 つの引き出しがある横型ファイルの一番上の「5 番目の引き出し」は、引き出し式の棚が付いたフリッパー ドアになっています。これは、ほとんどの人がこの高さの引き出しの上部にアクセスできないためです。

シェルフ ファイルは、上部ではなく側面にタブが付いたフォルダーを収納できるように設計されたキャビネットです。キャビネットには引き出しはなく、棚のみです。シェルフ ファイルの中には、キャビネット内に引っ込むドアが付いているものもあります。これらのキャビネットは通常、レター サイズのフォルダーの場合は 12 インチ (300 mm)、リーガル サイズのフォルダーの場合は 18 インチ (460 mm) の奥行きです。横型ファイルと同様に、幅は 30 インチ (760 mm)、36 インチ (910 mm)、42 インチ (1,100 mm)、45 インチ (1,100 mm) ですが、通常は 5 段および 6 段のアプリケーションにのみ取り付けられます。

サイドタブ付きファイルでは、多くの場合、英数字のファイリング システムを表すカラー コードが使用されます。この方法は、頻繁に取得および返却されるファイルが簡単に見つかり、紛失しないようにするための方法です。色分けされたタブにより、ファイリング システム内の適切な場所に人間の目が簡単に誘導されるため、ファイルを見つけるのは簡単です。同様に、順序どおりでないカラー コードがユーザーにとって明らかなため、誤ってファイリングされたフォルダーも明らかです。

医師、歯科医、獣医、警察、政府機関などの企業では、棚ファイルやエンドタブ付きフォルダーを使用して大規模なファイリング システムを管理しています。

従来の棚ファイルのバリエーションとして、一定の床面積で容量を増やすように設計されたものに、ロータリー ストレージシステムがあります。

米国では、縦型ファイリングキャビネットの主な規格は、ビジネスおよび施設用家具製造業者協会 (BIFMA) 規格 X5.3 です。^[11] BIFMA は、横型ファイリングキャビネット用に別の規格 X5.2 を維持していましたが、この規格は廃止されました。この規格は、キャビネットの安定性、耐久性、強度などの要件を規定しています。米国一般調達局(GSA) も、縦型および横型スチール製ファイリングキャビネットの規格 AA-3186 ^[12] および AA-3187 ^[13]を維持 しています。GSA 規格は、中型および大型の 2 グレードのファイリングキャビネットを定義しています。中型キャビネットについては BIFMA 規格を参照し、大型キャビネットについては追加の性能要件を規定しています。GSA は、機密資料を保管するためのファイリングキャビネットおよびセキュリティコンテナの規格の維持も担当しています。この件に関する詳細は、米国の機密情報に関する記事に記載されています。

英国では、寸法や剛性、構造、安全性の特定の側面は、BS 4438:1969およびBS EN 14073-2:2004で規定されています。^[14] 安全基準は、特に引き出しを完全に開いたときの安定性に重点を置いています。2 つの引き出しが同時に開かないようにするインターロック機構は必須ではありませんが、労働安全衛生法に基づく雇用者の責任により、推奨されています。他の EU 諸国では、ドイツのDINなどの関連規格機関がEN 14073-2:2004整合規格を承認します。

オーストラリアでは、ファイリングキャビネットはANSI BIFMA X5.2-1997の修正版であるAS 5079 ^[15]に準拠する必要があります。

米国以外の企業では、レター サイズに加えてA4 用紙も使用できるファイリング キャビネットを提供しています。ダブル ファイル キャビネットには引き出しが付いており、各引き出しにはフォルダー用のラックが 2 つ並んで収納できます。

多くのヨーロッパの企業は、引き出しの底がなく、ハンギング フォルダーのみを収納できるファイリング システムを設計しています。米国では、ほとんどのファイル引き出しに底があり、あらゆる種類の資料を保管できます。

英国のファイルキャビネットは、吊り下げファイルを支えるレールの幅が米国のものと若干異なり、米国のものの方が狭くなっています。英国のサイズはA4、フールスキャップ、A3 として知られています。

一部のオフィスではペーパーレス化、つまり紙ではなくコンピューターに情報を保存する傾向が強まっているため、ファイルキャビネットや長期保管用のその他のオフィス家具の需要は減少しています。^[要出典]

現代のオフィスでは、毎日大量の書類やファイルを処理する必要があるため、ファイリングキャビネットは重要です。^[16]

• ファイルキャビネットは重要な紙文書を保管する最も信頼できる方法です。
• ファイルキャビネットは、ファイルや書類を指定された場所に保管することで、作業中の時間と労力を節約します。
• ファイルキャビネットは、机やその他の場所で紙が散らかってしまうため、あらゆるオフィスにとって便利なツールです。
• ファイリングキャビネットは、会社の情報や書類が紛失する可能性を減らします。

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• 第 3 章「縦型ファイリングの簡単な歴史」、自宅で整理整頓! 探しているものを常に見つける方法、Ester Ellen-Poe 著、Kindle 版、2014 年。ASIN  B00LBMY7WI。

• ロバートソン、クレイグ（2021年）。『ファイリングキャビネット：情報の垂直的歴史』（初版ハードカバー）。ミネソタ州ミネアポリス：ミネソタ大学出版局。ISBN 9781517909451. OCLC  1201298335 . 2024年12月9日閲覧。

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