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ドキュメント管理システム( DMS ) は通常、ファイルやドキュメントを保存、共有、追跡、管理するために使用されるコンピューター化されたシステムです。一部のシステムには、さまざまなユーザーによって作成および変更されたさまざまなバージョンのログが記録される履歴追跡機能が含まれています。この用語は、コンテンツ管理システムの概念と一部重複しています。多くの場合、エンタープライズ コンテンツ管理(ECM) システムのコンポーネントと見なされ、デジタル資産管理、ドキュメント イメージング、ワークフローシステム、レコード管理システムに関連しています。
歴史
多くの電子文書管理システムは文書をネイティブファイル形式（Microsoft WordまたはExcel、PDF ）で保存しますが、一部のWebベースの文書管理システムはHTML形式でコンテンツを保存し始めています。これらの HTML ベースの文書管理システムは、公開システムまたはポリシー管理システムとして機能できます。[1]コンテンツは、ブラウザベースのエディタを使用するか、HTML 以外のコンテンツをインポートして変換することによってキャプチャされます。ほとんどの検索エンジンは HTML をネイティブに処理するため、文書を HTML として保存すると、よりシンプルな全文ワークフローが可能になります。HTML 保存形式のない DMS では、独自の形式からテキストを抽出する必要があり、全文検索ワークフローが少し複雑になります。
ユーザーがインターネット検索に慣れ、コンテンツの整理に費やす時間が減るにつれて、 ブールクエリ、クラスター分析、ステミング[2]などの検索機能はDMSの重要なコンポーネントになりました。
コンポーネント
ドキュメント管理システムは、一般的に、ストレージ、バージョン管理、メタデータ、セキュリティ、インデックス作成、および検索機能を提供します。これらのコンポーネントの説明は次のとおりです。
標準化
多くの業界団体は、それぞれの分野で使用されている特定の文書管理規格の独自のリストを発行しています。以下は、関連するISO文書の一部です。ICS部門01.140.10および01.140.20。[19] [20] ISOは、01.110部門でカバーされている技術文書に関する一連の規格も発行しています。 [21]
- ISO 2709情報と文書 – 情報交換のフォーマット
- ISO 15836 情報とドキュメント – Dublin Coreメタデータ要素セット
- ISO 15489 情報と文書 – 記録管理
- ISO 21127 情報と文書 –文化遺産情報の交換のための参照オントロジー
- ISO 23950情報と文書 – 情報検索 (Z39.50) – アプリケーション サービス定義とプロトコル仕様
- ISO 10244 文書管理 – ビジネスプロセスのベースライン設定と分析
- ISO 32000文書管理 – ポータブル文書形式
- ISO/IEC 27001情報セキュリティ管理システムの仕様
文書管理
政府の規制では通常、特定の業界で事業を展開する企業に文書の管理を義務付けています。文書管理者はこれらの文書を厳格に管理する責任があります。これらの業界には、会計（例：第 8 回EU 指令、サーベンス・オクスリー法）、食品安全（例：米国の食品安全近代化法）、ISO（前述）、医療機器製造（FDA）、血液、ヒト細胞、組織製品の製造（FDA）、ヘルスケア（JCAHO）、情報技術（ITIL）が含まれます。[22] 一部の業界では、プライバシー、保証、またはその他の高度に規制された目的で保持する情報の種類により、より厳格な文書管理要件が適用されます。例としては、HIPAAで要求される保護対象健康情報（PHI）や保証期間に必要な建設プロジェクト文書などがあります。情報システム戦略計画（ISSP）は、中期から長期にわたって組織の情報システムを形作ることができます。[23]
ドキュメント管理システムに保存されているドキュメント (手順、作業指示書、ポリシー ステートメントなど) は、ドキュメントが管理下にあることの証拠となります。遵守しない場合は、罰金、ビジネス上の損失、または企業の評判の低下を招く可能性があります。
文書管理には以下が含まれる: [24]
- リリース前の文書の確認と承認
- 変更と修正が明確に識別されるようにする
- 適用可能な文書の適切なバージョンが「使用場所」で利用可能であることを保証する
- 文書が判読可能かつ識別可能であることを保証する
- 外部文書（顧客提供文書やサプライヤーマニュアルなど）が識別され、管理されていることを確認する
- 古くなった文書の「意図しない」使用を防ぐ
これらの文書管理要件は、データ保護責任者や内部監査などの関連機能とともに、組織のコンプライアンス コストの一部を構成します。
統合DM
統合ドキュメント管理は、企業全体で「ドキュメント」をキャプチャ、管理、保存、保全、配信、および廃棄するために使用されるテクノロジ、ツール、および方法で構成されます。このコンテキストでは、「ドキュメント」とは、画像、オフィス ドキュメント、グラフィックス、図面、および Web ページ、電子メール、インスタント メッセージ、ビデオなどの新しい電子オブジェクトを含む、さまざまな情報資産のいずれかを指します。
文書管理ソフトウェア
紙の文書は長い間、情報の保管に使用されてきました。しかし、紙はコストがかかり、過度に使用すると無駄になります。文書管理ソフトウェアは単なるツールではなく、ユーザーが保管されている情報へのアクセスを管理し、追跡および編集できるようにします。文書管理ソフトウェアは、すべての紙とデジタルファイルを整理するために使用できる電子キャビネットです。 [25]このソフトウェアは、企業が紙のファイルをデジタルファイルと組み合わせ、スキャンしてデジタル形式をインポートした後、単一のハブに保存するのに役立ちます。[26]デジタル文書管理の最も重要な利点の1つは、すべての文書とデータを保護するための「フェイルセーフ」環境です。 [27]特に重工業では、文書管理ソフトウェアにより、チームメンバーは割り当てられたプロジェクトの文書をどこからでもいつでも安全に表示およびアップロードできるため、日常業務の効率化に役立ちます。[28]
参照
参考文献
- ^ ポリシー管理システム 2011年10月29日アーカイブWayback Machine
- ^ ステミング: 検索を簡単にする 2012年1月11日アーカイブ、Wayback Machine
- ^ パーソンズ、M. (2004)。法律事務所のための効果的な知識管理。オックスフォード大学出版局。p. 234。ISBN 9780195169683. 2018年5月19日閲覧。
- ^ Shivakumar, SK (2016). デジタルプラットフォーム構築のためのエンタープライズコンテンツおよび検索管理。John Wiley & Sons。p. 93。ISBN 9781119206828. 2018年5月19日閲覧。
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- ^ Trinchieri, D. (2003).アリゾナ州運輸局 (ADOT) 向け統合ドキュメント管理システム (IDMS) オプションの評価。アリゾナ州運輸局。p. 158。
データ検証ルールは、後処理環境で実行するのではなく、フォーム自体に埋め込む必要があります。これにより、ユーザーはインタラクティブなリアルタイム エクスペリエンスを利用できます。多くの場合、データ検証にはデータベースの検索が必要です。ルールでは、このデータベース クエリを許可し、クエリ結果に基づいてユーザーにリアルタイムの選択を提供する必要があります。
- ^ モーリー、D.; パーカー、CS (2014)。『コンピューターを理解する: 今日と明日、包括的』。Cengage Learning。pp. 558–559。ISBN 9781285767277. 2018年5月19日閲覧。
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組織レベルでは、情報システム戦略計画（ISSP）は、組織が中期から長期（通常は約3年から5年）にわたって導入すべき情報システムを大まかに決定する方法です。
- ^ 「ドキュメントコントロールとは?」isoTracker . 2023年11月9日閲覧。
- ^ 「ドキュメント管理システム - 購入者向けガイド」。2017年1月10日時点のオリジナルよりアーカイブ。2017年1月10日閲覧。
- ^ Chaouni, Mamoun (2015 年 2 月 5 日)。「文書管理システムを使用する 7 つの強力な利点」Wayback Machineで 2017 年 1 月 10 日にアーカイブ
- ^ ash-conversions (2020年2月13日). 「文書管理システムのメリットと注目すべき9つの点」. Ash Conversions International . 2020年5月7日閲覧。
- ^ 「建設業向け文書管理ソフトウェア」HCSS 2021年12月15日2022年6月7日閲覧。
外部リンク
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