会計情報システム

会計情報システム(AIS) は、意思決定者が使用する財務データおよび会計データを収集、保存、処理するシステムです。会計情報システムは、一般的に、情報技術リソースと組み合わせて会計活動を追跡するコンピュータベースの方法です。作成された財務レポートは、経営陣が社内で使用することも、投資家、債権者、税務当局などの他の利害関係者が社外で使用することもできます。会計情報システムは、監査、財務会計の移植、経営会計、税金など、すべての会計機能と活動をサポートするように設計されています。最も広く採用されている会計情報システムは、監査モジュールと財務報告モジュールです。

従来、会計は完全に手動のアプローチに基づいています。会計プロセスでは、個々の会計士の経験とスキルが重要です。手動のアプローチを使用しても、効果がなく非効率的になる可能性があります。会計情報システムは、上記の問題の多くを解決します。AIS は、大量のデータの処理の自動化をサポートし、タイムリーで正確な情報を生成します。

初期の会計情報システムは、1970 年代に給与計算機能用に設計されました。当初、パッケージ ソリューションが利用できなかったため、会計情報システムは「社内」で開発されました。このようなソリューションは開発コストが高く、維持も困難でした。そのため、多くの会計専門家は、コンピュータ ベースではなく手動のアプローチを好みました。今日、会計情報システムは、Microsoft、Sage Group、SAP、Oracleなどの大手ベンダーから、組織のビジネス プロセスに合わせて構成およびカスタマイズされる、構築済みのソフトウェア パッケージとして販売されることが多くなっています。中小企業は、 Tally.ERP 9 、MYOB、Quickbooksなどの低コストの会計ソフトウェア パッケージを使用することがよくあります。大規模な組織は、ERP システムを選択することがよくあります。他のビジネス システム間の接続性と統合の必要性が高まるにつれて、会計情報システムは、より大規模で集中化されたシステムであるエンタープライズ リソース プランニング(ERP) と統合されました。以前は、さまざまなビジネス機能を管理するための個別のアプリケーションを使用して、組織はシステム同士が通信するための複雑なインターフェイスを開発する必要がありました。ERP では、会計情報システムなどのシステムは、製造、サプライ チェーン、人事を含む一連のアプリケーションに統合されたモジュールとして構築されます。これらのモジュールは統合されており、同じデータにアクセスして複雑なビジネス プロセスを実行できます。今日、クラウドベースの会計情報システムは、コスト削減のため中小企業と大企業の両方でますます人気が高まっています。会計情報システムの導入により、多くの企業でスキルの低い、取引や運用の会計業務が排除されています。

AIS は通常、ユーザーへのプレゼンテーション、アプリケーション処理、およびデータ管理を別々のレイヤーに分離する多層アーキテクチャに従います。プレゼンテーション レイヤーは、情報がどのようにシステムの機能ユーザー (モバイル デバイス、Web ブラウザー、またはクライアント アプリケーション経由) に表示され、表示されるかを管理します。システム全体は、すべてのデータを保存する集中データベースによってサポートされています。これには、コア ビジネス プロセス (購入、在庫、会計) から生成されたトランザクション データ、またはデータ処理時に参照される静的なマスター データ(従業員および顧客アカウント レコードと構成設定) が含まれます。トランザクションが発生すると、ビジネス イベントからデータが収集され、システムのデータベースに保存されます。ここで、データは取得され、意思決定に役立つ情報に処理されます。アプリケーション レイヤーは、ログデータベースレイヤーに保持されている生データを取得し、構成されたビジネス ロジックに基づいて処理し、プレゼンテーション レイヤーに渡してユーザーに表示します。たとえば、請求書を処理する買掛金部門を考えてみましょう。会計情報システムでは、買掛金担当者がベンダーから提供された請求書をシステムに入力し、その請求書はデータベースに保存されます。ベンダーから商品を受け取ると、領収書が作成され、AIS にも入力されます。買掛金部門がベンダーに支払う前に、システムのアプリケーション処理層が 3 者間照合を実行し、請求書の金額を領収書および最初の注文書の金額と自動的に照合します。照合が完了すると、承認のために買掛金管理者に電子メールが送信されます。ここからバウチャーを作成し、ベンダーに最終的に支払いを行うことができます。

コンピュータベースの会計情報システムの大きな利点は、レポート作成を自動化および合理化し、高度なモデリングを開発し、データマイニングをサポートしていることです。^{[1]レポート作成は、組織が}意思決定や財務報告 に使用する要約されたタイムリーな情報を正確に確認するための主要なツールです。会計情報システムは、集中データベースからデータを引き出し、処理および変換し、最終的にそのデータの要約を情報として生成します。この情報は、ビジネスアナリスト、マネージャー、その他の意思決定者が簡単に使用および分析できます。これらのシステムでは、意思決定者が古くて無関係な情報に基づいて行動するのではなく、レポート結果に基づいて迅速かつ効果的に行動できるように、レポートがタイムリーであることを保証する必要があります。統合はレポート作成の特徴の 1 つであり、膨大な数のトランザクションを確認する必要がなくなります。たとえば、月末に財務会計士はシステムでレポートを実行して、支払われたすべてのバウチャーを統合します。システムのアプリケーション層は、その特定の月にベンダーに支払われた合計金額を含むレポートを提供します。大量の取引データを生成する大企業の場合、AIS を使用してレポートを実行するだけでも数日、場合によっては数週間かかることがあります。

タイコ・インターナショナル、エンロン、ワールドコムなどの大企業による企業スキャンダルが相次いだ後、上場企業に対して、取引ベースのシステムに強力な内部統制を導入するよう強制することに重点が置かれるようになりました。これは、 2002年のサーベンス・オクスリー法の成立によって法律化され、企業は、組織の内部統制構造の責任者を明記し、これらの統制の全体的な有効性を概説した内部統制レポートを作成しなければならないと規定されました。^[2]これらのスキャンダルのほとんどは企業の会計慣行に根ざしていたため、サーベンス・オクスリー法では、コンピューターベースの会計情報システムに重点が置かれました。今日、AISベンダーは、ビジネスプロセスが堅牢で保護され、組織の資産（データを含む）が安全であることを保証する ガバナンス、リスク管理、コンプライアンス機能を宣伝しています。

近年、多くの大企業や中小企業がコスト効率の高いクラウドベースの会計情報システムを導入しています。しかし、既存の自動会計システムのほとんどは、一般的なデータベース（DBF、MS SQL、MS ACCESSなど）を使用しています。^[3] 2020年には、会計ソフトウェアは回答者の94％に使用されました。^[4]

数年前を振り返ると、ほとんどの組織、さらには大規模な組織でも、ソフトウェア発行元から、または組織を理解し、すべてのコンポーネントを考慮しながら理想的な構成の選択と実装を支援するコンサルタントから、外部のコンサルタントを雇用しています。

会計情報システムを実装する手順は次のとおりです。

詳細な要件分析

システムに関係するすべての個人にインタビューします。現在のシステムは、問題を含めて徹底的に理解され、システムの完全なドキュメント (トランザクション、レポート、回答が必要な質問) が収集されます。現在のシステムに含まれていないユーザーのニーズが概説され、ドキュメント化されます。ユーザーには、経営陣からデータ入力者まで、すべての人が含まれます。要件分析は、開発者に具体的なニーズを提供するだけでなく、ユーザーが変更を受け入れるのにも役立ちます。質問して意見を提供する機会があるユーザーは、何もせずに懸念を表明しないユーザーよりも、変更に対してはるかに自信を持って受け入れます。

システム設計（統合）

分析は徹底的に検討され、新しいシステムが作成されます。多くの場合、システムを取り巻くシステムが最も重要です。システムにはどのようなデータを入力する必要があり、どのように処理されるのでしょうか。システムから取り出す必要がある情報にはどのようなものがあり、どのようにフォーマットされるのでしょうか。取り出す必要があるものがわかれば、システムに入力する必要があるものがわかります。選択するプログラムは、プロセスを適切に処理する必要があります。システムは、制御ファイル、サンプル マスター レコード、およびテスト ベースでプロセスを実行する機能を使用して構築されます。システムは、適切な内部統制を組み込み、意思決定に必要な情報を経営陣に提供するように設計されています。会計情報システムの目標は、関連性があり、有意義で、信頼性が高く、有用で、最新の情報を提供することです。これを実現するために、システムは、トランザクションが発生したときに (手動または電子的に) 入力され、情報が経営陣にオンラインで即座に提供されるように設計されています。

システムが設計されると、要件と基本設計の詳細を記した RFP が作成されます。ベンダーは、提案に応答し、製品のデモを提供し、組織のニーズに具体的に対応するよう求められます。理想的には、ベンダーは制御ファイルとサンプル マスター レコードを入力し、経営陣が意思決定を行うために必要な情報につながるトランザクションの処理方法を示すことができる必要があります。情報技術インフラストラクチャの RFP は、ソフトウェア製品の選択に続いて作成されます。これは、ソフトウェア製品には通常、インフラストラクチャに関する特定の要件があるためです。ソフトウェアとインフラストラクチャが同じベンダーから選択される場合もあります。そうでない場合、組織は、ソフトウェアまたはインフラストラクチャのいずれかに問題が発生した場合に、ベンダーが「責任を問われる」ことなく協力するようにする必要があります。

ドキュメント

システムが設計されるにつれて、ドキュメントが作成されます。ドキュメントには、システムに関するベンダーのドキュメントと、さらに重要なこととして、組織に固有の各プロセスをユーザーが処理するのに役立つ手順または詳細な指示が含まれます。ほとんどのドキュメントと手順はオンラインで公開されており、組織がソフトウェア ベンダーが提供するヘルプ指示に追加できると便利です。ドキュメントと手順は後から追加される傾向がありますが、リリース前のテストとトレーニング中に使用される保険でありツールです。ドキュメントはトレーニング中にテストされるため、システムがリリースされたときに、システムが機能し、ユーザーが変更に自信を持てるようになります。

テスト

起動前に、すべてのプロセスが入力から出力までテストされ、ドキュメントをツールとして使用して、すべてのプロセスが徹底的に文書化され、ユーザーが手順に簡単に従うことができるようにします。ユーザーは、それが機能し、手順が一貫して実行されることを知っています。レポートは確認および検証されるため、ゴミを入れればゴミが出ることはありません。これは、ライブデータがまだ完全に入力されていないテストシステムで行われます。ほとんどの組織は、徹底的なテストを行う前にシステムを起動するため、プロセスが機能しない場合にエンドユーザーのフラストレーションが増します。このプロセス中に、ドキュメントと手順が変更されることがあります。識別されたすべてのトランザクションは、このステップでテストする必要があります。すべてのレポートとオンライン情報は、監査証跡を通じて検証および追跡される必要があります。これにより、管理者は、トランザクションが一貫して処理され、情報に基づいて意思決定を行えることが保証されます。

トレーニング

起動する前に、すべてのユーザーは手順のトレーニングを受ける必要があります。つまり、トレーナーが手順を使用して各エンド ユーザーに手順の取り扱い方を示します。トレーニング中にユーザーが独自の状況を説明し、この追加情報で「設計」が変更されるため、手順の更新が必要になることがよくあります。その後、エンド ユーザーはトレーナーとドキュメントを使用して手順を実行します。その後、エンド ユーザーはドキュメントのみを使用して手順を実行します。その後、エンド ユーザーはトレーナーまたは他のサポート担当者から対面または電話でサポートを受けます。これはデータ変換前のことです。

データ変換

現在のシステム (要件分析で文書化されている) のデータを新しいシステムに変換するためのツールが開発されています。データは 1 つのシステムから別のシステムにマッピングされ、開発されたツールで動作するデータ ファイルが作成されます。変換は、最終的な変換の前に徹底的にテストおよび検証されます。必要に応じて再起動できるようにバックアップが用意されています。

打ち上げ

システムは、上記のすべてが完了した後にのみ実装されます。組織全体がリリース日を認識しています。理想的には、新しいシステムがフル稼働して適切に機能するまで、現在のシステムを保持し、「並行して」実行します。数千の企業で使用され、基本的に機能することが証明されている現在のマスマーケット ソフトウェアでは、企業向けにカスタマイズされたソフトウェアで必須である「並行して」実行は通常行われません。ただし、上記のプロセスに従い、システムが徹底的に文書化およびテストされ、リリース前にユーザーがトレーニングされている場合にのみ当てはまります。

ツール

会計情報システムの戦略的計画を支援するオンラインリソースが利用可能です。情報システムと財務フォームは、各組織の特定のニーズを判断し、関連する原則に責任を割り当てるのに役立ちます。^[5]

サポート

エンド ユーザーと管理者は、いつでも継続的なサポートを受けることができます。システムのアップグレードも同様のプロセスで行われ、すべてのユーザーは変更について十分に通知され、効率的にアップグレードされ、トレーニングを受けます。

多くの組織では、分析、設計、ドキュメント作成、トレーニングに費やす時間と費用を制限し、ソフトウェアの選択と実装にすぐに移行することを選んでいます。詳細な要件分析を十分な時間をかけて実行すれば、実装と継続的なサポートは最小限で済みます。システムがニーズを満たしていることを確認する手順を省略する組織は、多くの場合、エンド ユーザーの不満、コストのかかるサポート、最新または正しくない情報に悩まされます。さらに悪いことに、これらの組織はシステムを 1 回ではなく 3 回構築します。

会計情報システムは、過去 50 年間にわたって、さまざまなアプローチと方法論によって特徴付けられてきました。以前のモデルの制限と弱点により、新しいモデルが進化しました。興味深いことに、最新の技術が生み出された後、新しいモデルや最近のモデルの進化によって、古いモデルや以前の技術が即座に排除されたり置き換えられたりすることはありません。ただし、複数の世代やシステムのピアが、異なる機関、組織、グループに同時に存在し、単一または同じ機関内に存在する可能性もあります。同様に、最新の検査官は、遭遇する可能性のあるすべての AIS アプローチの機能的特徴を認識している必要があります。現在、過去 50 年間に進化した 4 つのアプローチが特定されています。^[6]

• 手動プロセスモデル
• フラットファイルモデル
• データベースモデルシステム
• REA モデル (リソース、イベント、エージェント)

AIS の専門家の多くは、コンサルティング会社、大企業、保険会社、金融機関、政府機関、公認会計士事務所など、さまざまな企業に勤務しています。技術の進歩により、従来の会計業務は会計情報システム業務に移行します。会計と情報技術の両方の専門家団体が、会計プログラムと業界慣行の新しい方向性に取り組んでいます。システム監査人は、過去 20 年間で最も人気の職業の 1 つであり、企業が使用するあらゆる種類の情報システムの制御、データ処理、データ整合性、一般的な運用、保守、セキュリティ、およびその他の側面を調査します。この分野の職種には、財務マネージャー、財務検査官、最高財務責任者などがあります。その他の職種には、コンピューター システム アナリスト、コンピューター情報システム マネージャー、または財務ソフトウェアを専門とするコンピューター ソフトウェア エンジニアやプログラマーなどがあります。

AIS 分野に関連する認定資格を提供する業界団体には、CISA、AIS、CISSP、CIA、AFE、CFE、CITP などがあります。

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• 会計ソフトウェアの比較
• ERP ソフトウェア パッケージの一覧
• 最終決算