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意見箱は、特定の組織の顧客や利用者からの意見を記入した紙片を集めるために使用されます。意見箱は、従業員の意見を収集する手段として、組織内部にも設置される場合があります。
インディアナ州選出の米国上院議員ダニエル・W・ヴォーヒーズが、1890年に初めて意見箱を導入しました。[ 2 ]ヴォーヒーズはこの箱を「請願箱」と呼んでいました。意見箱と同様に、これはアメリカ人が意見を述べるための場を提供しました。左の写真は、 1940年代の第二次世界大戦中に使用された意見箱を示しています。連邦政府は、工場労働者に効率と生産性を向上させる方法について意見を残すよう奨励しました。長年にわたり、この方法のバリエーションには、郵便で送付できる紙のフィードバックフォーム（一部のレストランで見られる「ご意見をお待ちしております」または「本日のサービスはいかがでしたか？」カードなど） 、電話でのコメント提供の勧誘（コールセンターとの取引の最後に任意で行われるアンケートなど）、印刷された店舗のレシートに記載された顧客満足度調査への電話による回答依頼（商品割引とセットで提供される場合もある）、または機関のウェブサイトへのフィードバックフォームの設置などがありました。
通常のサービス提供の場を超えた顧客からの意見を募るための提案箱には、いくつかの利点があります。提案箱は、顧客が批判する相手やサービスに対してある程度の匿名性を保つことができるため、より率直でオープンなフィードバックが得られます。匿名でのフィードバックは、正確な市場調査データを入手し、顧客関係を改善する機会を増やします。
やがて、意見箱の理念は勢いを増し、企業にも導入されるようになった。経営陣は、意見箱に寄せられたコメントを参考に、職場の文化を評価するようになった。以来、各企業は自社のニーズに合わせて、この意見募集モデルを独自にアレンジして採用している。
郵便ポストのような物理的な箱は、電子的な通信手段に取って代わられました。郵便サービスシステムが2000年代に電子メールに取って代わられたのと同様です。しかし、「追加のコメント、質問、要望を得る」という従来の機能は、特定の組織の顧客や利用者からの意見を収集したり、従業員の意見を収集したりする手段として、依然として需要として存在しています。
技術の進歩が著しい現代において、物理的な意見箱はもはや時代の流れに追いつけません。現代の意見箱は、匿名フォームを備えたウェブページ、例えばオンラインレビュー、匿名デジタルフィードバック、従業員提案プログラム、Indeedのような従業員レビューサイトなどとして利用されています。また、意見箱は包括的な課題追跡システムへと進化し、従来の意見箱では不可能だった以下の主要機能を実現しています。
提案プログラムをオンラインで実施することは、透明性の向上、明確かつ直接的なコミュニケーション、そしてより効果的なフィードバックループという点で有益である。
提案箱を使って従業員の意見を集めることも、特に集団思考に陥りやすい環境や、「メッセンジャーを責める」という考え方を堅持する企業文化においては、効果的です。しかし、一般からの匿名提案フォームの使用と同様に、署名のないコメントを許可すると、説明責任が損なわれ、フィードバックシステムが悪用されやすくなる可能性があります。雇用主は、質問を投げかけ、クラウドソーシングを通じて全員の意見を匿名で集めることで、従業員の意見を集めることもできます。従業員の知識を活用するクラウドソーシングの手法は、「新しいイノベーション」を促進することが知られています。[ 3 ]
受け取った提案をデータベースに記録することで、傾向を追跡できます。提案を非公開にするシステムもあれば、提案を公開して、他の人が似たような提案を作成するのではなく、提案を支持できるようにするシステムもあります。この投票システムにより、主催者は最も多く提案されているものをすぐに確認できます。提案箱が従業員にアイデアを提供するのと同様に、社内クラウドソーシングはアイデアや提案に対する従業員の意見を測ります。[ 4 ]