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ロケーションスカウティングは、映画製作や商業写真のプリプロダクション段階において非常に重要なプロセスです。[ 1 ]脚本家、プロデューサー、監督がスタジオ外で撮影する作品のさまざまな部分に必要な風景の種類を大まかに決定したら、スタジオ外の適切な場所、つまり「ロケーション」の探索が始まります。ロケーションスカウトは、リクエストがあった場合に備えてロケーションのデータベースを作成するために、事前に一般的に壮観または興味深い場所を探します。[ 2 ]
ロケーションスカウトは、撮影場所への法的アクセスについて交渉することが多い。[ 3 ]
作業に適した場所かどうかを判断する際には、以下のような多くの要素が考慮されます。
通常、制作部門とロケーション部門は、撮影場所がどのような場所であるべきか、あるいはどのような場所になり得るかについて話し合います。その後、ロケーションスカウトを使って場所を探し出し、記録するための調査が始まります。
ロケーション・スカウトやその他のロケーション部門スタッフ（下記参照）は、ロケーション・マネージャーの監督の下、可能な限り多くの有用で実現可能なアイデアや選択肢を提供します。これらのアイデアや選択肢は、制作部門によって検討されます。制作部門は、物語映画の場合、多くの場合、助監督、制作マネージャー、監督、またはエグゼクティブ・プロデューサーによって代表されます。
最も有望なロケーションについて合意が得られたら、通常は他の制作部門の責任者数名がそれらのロケーションを視察し、適性を確認する手配がなされます。この視察は一般的に「テクニカルスカウト」「レック」「ゴーシー」などと呼ばれます。
この間、ロケーション部門（最も責任が重い場合はロケーションマネージャーが担当することが多い）は、撮影クルーの撮影場所の確保に影響を与える可能性のある社内外の関係者と連絡を取り、交渉を開始します。ロケーションスカウティングのこの段階は「ロケーションクリアリング」と呼ばれ、場所の利用可能性の調査と確認、場所の所有者または代理人に支払う料金の確認、保険証書の取得、必要な撮影許可証の取得（料金が発生する場合もある）などが含まれます。「住民への通知」または「撮影通知」を配布する必要がある場合もあります。これらは近隣住民に、その地域で撮影を行う意図を知らせる通知であり、多くの場合、地域の要件となっています。
これらの手順を完了することで、すべての詳細事項や既存または潜在的な問題が対処されたことを確認し、ロケーションを「確定」することができます。ロケーション部門の役割は、ロケーションに関連する問題を予測して最小限に抑えることと、他の制作部門の責任者に、対処困難な問題について助言し、それに対する対策を計画したり、代替ロケーションの使用を決定したりすることです。代替ロケーションの使用には、追加のロケーションハンティングのための追加計画と予算配分が必要になる場合があります。
ロケーション部門とそのスタッフが関わる制作上の出来事は、迅速かつ頻繁に発生する可能性があります。同様に、ロケーションに関する要件（つまり、脚本の書き直しやクリエイティブコンセプトの変更）自体も、その場で変更されることがあります。多くの場合、制作中の複数のシーンに関連する複数のロケーションが関わってきます。状況によっては、フリーランサーやロケーション部門のスタッフが複数のプロジェクトに同時に携わることもあります。
上記の手順をすべて完了した後、場所がまだ利用可能で、かつ使用可能であれば、予約が確定します。通常、関係者全員が署名した契約書と物件使用許可証が取得されます。物件使用許可証とは、物件所有者または代理人からの署名入りの書面による許可証であり、メディア（放送、ビデオ、映画、印刷物など）を通じた写真撮影や物件の公開を許可するものです。
撮影場所が確保されると、通常は予定通りに撮影が開始されます。これは、その場所にはすでに多くの制作時間と多額の費用（撮影料や許可料など）が投資されているためです。この段階での制作コンセプトの変更や、何らかの不具合（例えば、土地所有者によるキャンセルなど）が発生すると、費用がかさむ可能性があり、法的措置に発展する恐れもあります。また、制作側が活動内容や撮影場所の用途について虚偽の説明をしたり、土地を損傷したり、過失によって土地所有者にその他の問題を引き起こしたりした場合、土地所有者は法的措置を含む様々な方法で救済を求める可能性があります。
現地の気象条件は、撮影場所の適否に大きく影響し、制作スケジュールの多くの面に影響を与える可能性があるため、天候の影響を受ける可能性のある撮影日の前に、予備策や予算効率の良い代替案を十分に準備しておく必要がある。
天候の影響を受ける可能性のある場所は、必ず事前に確保し、所有者の理解と同意を得た上で、「天候による撮影中止」または「天候状況が許せば撮影開始」という条件で、撮影場所を「天候保留」とするか、制作側が撮影場所の使用を確定し、撮影を開始するまで天候状況が良好にならないことを条件とする必要があります。目的は、許容可能で安全な作業条件下で撮影に適した美的効果を得ることに加え、所有者への不便を最小限に抑えつつ、クルーのスケジュール調整や機材・車両のレンタルに柔軟性を持たせること、そして天候による制作側のキャンセルや延期が発生した場合に、制作側と場所の所有者との間で合意されているキャンセル料をなくすか、最小限に抑えることです。
ロケーションスカウトは、長編映画や短編映画、テレビコマーシャルやテレビ番組、ドキュメンタリー映画、企業ビデオ、印刷広告写真、編集写真、イベント企画などの制作のために、ロケ地を探し、撮影することがあります。
用いられる手法は長編映画製作とほぼ同じだが、工程にはいくつかの点で違いが見られる。
一般的に納期は短く、意思決定は制作部門、監督／カメラマン、広告代理店、あるいは最終顧客の間で共有されます。一方、毎週放送されるテレビ番組は、締め切りに追われるという大きな課題に直面する可能性があります。
意思決定者が地理的に分散していることが多いため、商業広告や印刷広告のスカウトが早期にオンラインプレゼンテーションやその他のデジタル技術の利用を採用した理由が説明できるかもしれない。
ロケーション部門の業務は、プリプロダクションだけでなく、プロダクションやポストプロダクションにも及ぶことがよくあります。ロケーションマネージャーやその他のロケーション部門のメンバーは、実際の撮影中や撮影終了後に、ロケーション部門に関する事項の社内窓口として必要となることが多く、例えば、撮影クルーのロケーションへのスムーズな移動の確保、ロケーション関連の質問への対応、発生した様々な問題の解決、群衆整理の調整、そして制作側と物件所有者、近隣住民、地元の映画局／行政機関、法執行機関などの関係者との間の外部窓口としての役割などが挙げられます。
ロケーション部門の従業員は常に撮影現場を最後に離れるクルーであり、彼らの信条は、現場を来た時と同じ（あるいはそれ以上の）状態にして去ることである。
映画撮影クルーは、以下のようなロケーション部門のポジションで構成される場合があります。これらのポジションの多くは重複することが多く、部門のメンバーがこれらのポジションのいくつかに関連する業務を担当することもあります。
ロケーションマネージャーは、ロケーション部門とそのスタッフを統括し、通常は制作マネージャーや助監督（あるいは監督やエグゼクティブプロデューサー）に直接報告します。ロケーションマネージャーは、撮影場所の使用許可を最終的に取得する責任を負います。また、ロケーションマネージャーは、制作部門や財務部門と協力し、ロケーションマネージャー自身およびロケーション部門全体の実際のロケーション使用料や許可料、制作人件費などの予算管理を行う必要もあります。
アシスタントロケーションマネージャーは、ロケーションマネージャーおよび各部署と連携し、撮影に必要なスタッフ（グリップ、照明、カメラなど）がロケーションマネージャーが選定したロケ地を視察するためのテクニカルスカウトの手配を行います。アシスタントロケーションマネージャーは撮影中は現場に立ち会い、撮影の進行状況を監督しますが、ロケーションマネージャーは別の場所（通常はオフィス）から今後のロケ地に関するプリプロダクション作業を継続します。（注：ほとんどのロケ撮影を伴うテレビ番組では、2人のアシスタントロケーションマネージャーが交代で担当し、一方が次のエピソードの準備をしている間に、もう一方が現在のエピソードの撮影現場にいます。）
ロケーションスカウトは、ロケ地候補を記録するために必要な調査、現地視察、写真撮影といった実務の大部分を担当します。多くの場合、ロケーションマネージャー自身やアシスタントロケーションマネージャーも、自らロケハンを行います。
大規模な映画制作チームでは、ロケーション部門の調査業務を専任で行う担当者が配置される場合があり、これによりロケーションスカウトはロケ地候補の撮影やその他の業務に専念できるようになります。この担当者の仕事は、インターネットや公共図書館で調査を行い、関係者に連絡を取り、映画プロジェクトへの参加意向を確認することです。もし関心が示された場合、ロケーションスカウトが現地を訪問するためのアポイントメントを設定するのも、この担当者の役割となるでしょう。
ロケーションマネージャーに雇われ、撮影前、撮影中、撮影後に現場に常駐するアシスタント。一般的な職務には、セットの準備のためにセット装飾担当者が現場に入れるよう最初に現場に到着すること、撮影中に現場エリアの清潔さを維持すること（予算規模の大きいプロジェクトでは、契約清掃員を確保して監督したり、そのような業務をセット制作アシスタントに割り当てたりすることもある）、撮影クルーが現場に与える影響を最小限に抑えること、近隣住民からの苦情に対応すること、そして最終的には、撮影終了後、契約で定められた時間内に現場を閉鎖するために、現場の時間とクルーを管理することなどが含まれる。通常、撮影現場には一度に1人から3人のアシスタントがいる。
このロケーション制作アシスタントという職種は、一般的に予算規模の大きい作品に存在します。ロケーション制作アシスタントは撮影現場にいることはほとんどありませんが、数日間の準備が必要な場合にロケ地の「準備」を行ったり、撮影前後にロケ地の撤去作業を「完了」させたりします。
駐車場コーディネーターは通常、ロケーションマネージャーが必要に応じて雇用し、撮影スタッフの駐車場所（機材トラックや自家用車を含む）の確保と調整を行うために駐車場スタッフを監督します。撮影シーンが道路使用権に関わる場合、ロケーション部門と駐車場部門は地元の法執行機関と協力して交通規制を調整することがあります。
駐車場係員は、鮮やかな色の「駐車禁止」標識を掲げ、オレンジ色のコーンを上に乗せた車の中に座り、コーンで囲まれた区域に誰も駐車しないように監視する。
ロケーション部門は撮影終了後、最後に現場を離れる部署であり、現場を到着時と全く同じ状態、あるいはそれ以上の状態にして退去する責任を負います。必要に応じて、廃棄物処理業者を手配することもあります。
ロケーションスカウトは通常、候補地の風景を描写したパノラマ写真や動画を撮影します。写真は、その場所が制作の美的目標を満たしていることを示すものでなければなりません。また、ロケーションスカウトは、画面に映る可能性のあるものだけでなく、視覚的に描写力のある実用的な写真や情報もプレゼンテーションに含めるべきです。
追加の説明情報には以下が含まれる場合があります。
ロケーションスカウトは、物件所有者に連絡して物件の調査許可を得る責任があります。また、不法侵入やその他の法的責任が発生する可能性を防ぐため、適切な当局からも許可を得る必要があります。