請負業者管理

請負業者管理とは、個々の会社のために行われる外注作業の管理です。請負業者管理では、請負業者の健康と安全に関する情報、保険情報、トレーニング プログラム、請負業者とオーナー クライアントに関係する特定の文書を管理するシステムを実装します。最近のほとんどの契約では、複数の当事者間の管理を支援するために、 契約管理ソフトウェアを効果的に使用する必要があります。

アウトソーシング作業による制御の喪失により、リスクは増大します。作業を社内で行うことで、オーナークライアントは、品質、耐久性、一貫性など、提供される生産やサービスに対する完全な制御権を持ちます。作業をアウトソーシングすると、これらの側面に対する制御権が減少します。最終製品を制御するための契約や合意を締結することはできますが、オーナークライアントは、要件が満たされていることを完全に保証することはできません。^[1]

生産のアウトソーシングが進む中、企業は請負業者管理プロセスの標準化に苦慮しています。米国労働安全衛生局やその他の規制機関の要件と規制は絶えず変化しています。企業は、雇用した請負業者が過去に実行した作業と現在実行している作業の品質を完全に把握する必要がありますが、これは多くの場合困難です。

請負業者のパフォーマンス レベルを測定できるツールがあります。たとえば、多くの大規模製油所では、ゲート アクセス制御システムを契約管理ソフトウェアに統合しています。これにより、製油所内の請負業者の従業員のパフォーマンスにリアルタイムでアクセスできます。

効果的な請負業者管理は、まず標準化された事前資格認定フォーム (PQF) に依存します。^{[要出典]質の高い事前資格認定フォームでは、必要に応じてカスタマイズされた機能も使用できます。事前資格認定フォームは、契約を締結したり、}ベンダーが現場に来ることを許可したりする前に、請負業者が安全かつ持続的に作業するために必要な手順が整っていることを確認します。

入札または見積もりの​​前に、要件が作業計画と予算に確実に組み入れられるように、事前資格審査フォーム（または要件の説明）が提供されます。

具体的には、事前資格認定フォームにより、組織は請負業者管理の最も重要な側面である、 請負業者の事前資格認定を以下の重要な動向にわたって追跡できるようになります。

• 金融の安定
• 規制引用履歴
• 安全衛生統計とプログラム
• 環境保護プログラム
• 身元調査とセキュリティプログラム
• 持続可能性/社会的責任の背景と人権を含むプログラム。
• サイト固有の要件（必要に応じて）
• 主なプロジェクト実績（参考資料を含む）
• 請負業者が事業を営んでいる期間
• 提供されるサービスと、請負業者の取引に基づくリスクランキング
• 保険の補償範囲と限度額、追加被保険者、代位弁済の放棄

これらの各コンポーネントを含む徹底的な事前資格認定フォームを使用して、発生率を確認し、請負業者の保険認定が会社の要件に準拠していることを確認します。

次に、事前資格認定フォームをOSHAログ^[2]と経験修正評価（EMR）で確認し、矛盾点を発見して請負業者のライセンスステータスを確認します。最後に、参照先に連絡して実際の作業履歴と経験を提供し、請負業者がその場所で作業を行うための事前資格を満たしていることをさらに証明します。

事前資格審査フォームに記入したら、請負業者のコンプライアンスを監視する必要があります。これは請負業者管理の重要な部分です。監査は、請負業者が実行するサービスとそのサービスに関連するリスクに基づいて実施されます。

^{よりリスクの高い職業（電気技師[3]} 、ロックアウト・タグアウト^[4]、閉鎖空間作業者^[5]など）に携わる請負業者にとって、監査は請負業者の安全プログラムを確認する上で不可欠な部分です。これらの高リスク労働者の多くは、生命を脅かす可能性のある状況に関与しており、従業員とその顧客を危険な状況から保護する能力を実証する必要があります。

請負業者が、実施する作業と従わなければならない安全基準の両方について十分な理解を持っているかどうかを判断するために、次の質問が行われます。

1. 現在実施されている安全プログラムは適切ですか?
2. 書面による安全プログラムは実施されていますか?
3. 重要な機器の検査は行われていますか?
4. プログラムはリスクに基づいてカスタマイズできますか?
5. 安全プログラムは、請負業者および提供されるサービスに固有のものですか?
6. 実行されるサービスに基づいて、重要なプログラムが対処されていますか?
7. 書面によるプログラムに基づいたトレーニングが実施されていることを確認する方法はありますか?
8. 作業危険分析（JHA）^[6] 、作業現場検査、その他の危険特定/軽減技術が使用され、文書化されていますか？

これらの質問は、請負業者のパフォーマンス レベルを判断するための指標として使用されます。監査では、請負業者が安全ガイドラインを準備し、日常業務でそれを実施していることを確認します。基本的に、監査では、事前資格審査フォームで提供された情報が正確かつ最新であることを第三者が確認します。

データベースは、請負業者管理プログラム内でベンダー データを記録およびアクセスするために使用できます。データベースは定期的に更新して、すべての関係者が変更について常に通知されるようにする必要があります。特に、請負業者管理プログラムがパフォーマンスの低い業者を排除するために使用されている場合はそうです。オンラインの請負業者管理データベースを使用すると、24 時間 365 日、必要なすべてのユーザーと請負業者データを安全な形式で共有できます。

請負業者管理プログラムの目的は、派遣労働者をより適切に一元管理し、適格性を評価し、監視することです。請負業者管理プログラムを導入すると、組織は次の利点の一部またはすべてを実現できます。

1. コスト削減
2. サプライヤーとクライアントの関係改善
3. より質の高い請負業者とサプライヤー
4. 所有者と請負業者の両方にとって、書類作業が減ります。請負業者管理プログラムの中には、請負業者が独自の許可証、ライセンス、導入、トレーニング記録、および組織や規制の遵守を促進するその他の問題を管理できるクラウド ベースのソフトウェア プラットフォームもあります。
5. 即時の情報共有と永続的な資格
6. リスクの軽減 – 損失管理の継続的な改善
7. 先行指標と遅行指標の使用への移行
8. ^{VPP [7]}やPSM ^[8]などの規制やベストプラクティスに関する請負業者の認識

これらの利点は、即時に得られるだけでなく、長期にわたって持続します。評判の良い会社が提供する包括的な Web ベースの請負業者管理プログラムは、請負業者、ベンダー、その他の商品やサービスのサプライヤーを事前に審査するための信頼できる基盤を提供できます。

請負業者を管理する際には、2つの主要な考慮事項があります。1つ目は評価基準を決定すること、2つ目はこれらの基準を評価するための効果的な管理プロセスを開発することです。請負業者の安全性を評価できる基準は、過去および将来の傾向情報など、数多くあります。 ^[9]

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