ビジネスプロセスマッピング

プロセスフローを文書化するための最初の体系的な方法であるフロープロセスチャートは、1921年にフランク・ギルブレスがASMEの会員向けに「プロセスチャート ― 最良の方法を見つけるための第一歩」というプレゼンテーションで発表しました。ギルブレスのツールはすぐに工業工学のカリキュラムに組み込まれました。1930年代初頭、工業エンジニアのアラン・H・モーゲンセンは、ニューヨーク州レイクプラシッドで開催した作業簡素化会議で、これらの工業工学ツールを使用してビジネスマンのトレーニングを開始しました。モーゲンセンのクラスを1944年に卒業したアート・スピナンガーは、これらのツールをプロクター・アンド・ギャンブルに持ち帰り、そこで「意図的な方法変更プログラム」と呼ばれる作業簡素化プログラムを開発しました。同じく1944年に卒業したスタンダード・レジスター・インダストリアルのフォームクラフト・エンジニアリング部長ベン・S・グラハムは、複数の文書とその関係を表示するマルチフロープロセスチャートを開発し、フロープロセスチャートを情報処理に応用しました。 1947年、ASMEはギルブレスの原著から派生した記号セットを、プロセスチャートに関するASME規格として採用した。

ビジネスプロセス・マッピング（プロセス・チャート作成とも呼ばれる）は、近年ビジネス界で広く普及し、理解が深まっています。プロセス・マップは、生活やビジネスのあらゆる場面で活用できます。

プロセス・マッピングを用いたプロセス改善の主要なステップ

1. プロセス特定 - 目的、範囲、関係者、作業領域を特定する。
2. 情報収集 - 作業を行う人々から、プロセスに関する事実（何を、誰が、どこで、いつ）を収集する。
3. プロセス・マッピング - 事実をプロセス・マップに変換する。
4. 分析 - マップに沿って作業を進め、各ステップについて疑問を投げかけます（何がなぜ？、誰がなぜ？、どこでなぜ？、いつなぜ？、どのようになぜ？）。
5. 新しい方法を開発・導入する - 不要な作業を排除し、手順を統合し、手順を並べ替え、必要に応じて新しい手順を追加する
6. プロセス管理 - ライブラリにプロセスマップを維持し、定期的にレビューし、プロセスの変更を監視する

プロセス・マッピングは、いくつかの重要なビジネス目標をサポートする能力を備えています。

• ビジネスプロセスの改善
• トレーニング
• プロセス／ワークフローの明確化
• 規制遵守
• 内部監査
• 役割の明確化（RACI）

プロセス・マッピングはソフトウェア開発と重なり合っており、アクティビティ、ドライバー、トリガーにメタデータを付加できるツールを取り入れることで、ソフトウェアのプロセス・コーディングをある程度自動化することが可能になっている。

品質改善の実践者は、プロセスのさまざまな図解が有用であることを指摘している。これには、詳細なフローチャート、ワークフロー図、バリューストリームマップなどが含まれる。各マップは、検討対象となるプロセス上の疑問や理論に応じて役立つ。このような状況では、プロセスマップはプロセスフローと因果構造に関する現在の理解を活用することを意味する。

シックスシグマの実践者は、ビジネスプロセスをクロスファンクショナルなフローチャートの集合としてマッピングすることを「ビジネスプロセスアーキテクチャ」という用語で表現します。この考え方では、各フローチャートは、含まれる詳細度に基づいて、特定のレベル（0～4）に分類されます。レベル0のフローチャートは最も詳細度が低く、通常は1つか2つのステップで構成されます。レベル4のフローチャートは最も詳細度が高く、数百のステップを含む場合があります。このレベルでは、どんなに些細なタスクであっても、すべて表現されます。

フローチャートは、ビジネスプロセスのマッピングにおける主要な形式の一つです。矢印、円、ひし形、四角形、楕円、長方形などの記号で構成されます。ここで説明したタイプのフローチャートは、あらゆるプロセスの入力、アクティビティ、決定点、出力を詳細に記述するため、「詳細フローチャート」と呼ばれることもあります。

例として、提案された患者予約手順があります。まず「予約帳の準備」から始まり、次に予約が陸上か艦隊かを決定します。予約が艦隊の場合は、患者に1500に電話して今後数日間の予約を自分でできることを伝えます。予約が陸上の場合は、予約の24時間前に確認します。次に、患者が確認したことを確認します。患者が電話をしなかった場合、予約はキャンセルされます。電話があった場合は、患者に確認番号が渡されます。最後に、患者が予約に現れたことを確認します。現れなかった場合は、待機患者が予約枠に入れられ、予約帳に「失敗」とマークされ、フロントデスクから艦隊連絡係に失敗レポートが提出されます。患者が予約に現れた場合は、予約帳に「患者が現れた」と記入します。

分かりやすい例として、朝食作りを考えてみましょう。

まず、朝食を作ることはプロセスであることを理解する必要があります。材料は入力であり、提供できる状態の最終的な朝食は出力です。このグラフは、各プロセスを縦方向と横方向に分解して示しています。たとえば、材料を調理するプロセスは、ベーコンを焼く、卵を調理する、パンをトーストする、ポテトを揚げるなど、実行する必要のあるさまざまなタスクに分解されます。これらのタスクはさらに下方に分解されます。卵を調理するには、まずフライパンを加熱し、混合液を注ぎ、混合液をかき混ぜ、コショウを加え、卵を取り出す必要があります。これは、プロセス・マッピングがさまざまな状況やプロセスでどのように使用できるかを示す好例です。さまざまな部分をすべて理解することで、より効率的にプロセスを完了することができます。これは単純な例にすぎませんが、サプライチェーン、オペレーション、マーケティング、財務、会計など、ビジネスの多くの側面で、効率を向上させるために同様のプロセス・マッピング活動が使用されています。