管理アシスタント

さまざまな種類の管理支援を提供する責任者は、管理アシスタント（admin assistant）または管理サポートスペシャリストと呼ばれることもあります。^{[1] [2]ほとんどの場合、これは現代の}秘書の職種と同じか、秘書業務の サブ専門分野です。

管理アシスタントは、ほぼすべての業界で事務的な業務を担当しています。法律業界の管理アシスタントなど、一部の管理アシスタントは他のアシスタントよりも専門性が高い場合があります。管理アシスタントのほとんどの業務は、オフィス内での情報の管理と配布を中心に行われます。これには通常、電話応対、メモ取り、ファイルの管理が含まれます。管理アシスタントは、通信の送受信、クライアントや顧客への挨拶も担当する場合があります。^[3]

簿記

一部のオフィスでは、管理アシスタントに支出の監視と記録の責任が課せられる場合があります。業務は、スプレッドシートの作成からオフィス マネージャーへの支出報告まで多岐にわたります。そのため、一部の管理アシスタントには、Microsoft Excelなどのオフィス簿記ソフトウェアの知識が求められる場合があります。

計画とスケジュール

役員会議や昼食会などのイベントの企画も、管理アシスタントの責任となる場合があります。ベンダーの価格を調査したり、参加者の空き状況を問い合わせたりする必要があるかもしれません。その他の職務には、予定のスケジュール設定やプレゼンテーション資料の準備などが含まれる場合があります。

ドキュメント

管理アシスタントは、オフィスのメンバーの文書作成を手伝うこともあります。ファイルの保存、整理、管理のほかに、アシスタントは文書の入力、編集、校正を行う必要がある場合があります。アシスタントによっては、口述筆記や会議の議事録の記録を行う必要がある場合もあります。

一部の分野の事務アシスタントには、幅広い専門知識が求められる場合があります。したがって、これらのアシスタントの職務はより専門的になる可能性があります。たとえば、法務事務アシスタントは、法律用語と手続きを完全に理解している必要があり、医療アシスタントは、保険会社とのやり取りや医療報告書の読み方に精通している必要があります。

この役割では、管理サポートスペシャリストとも呼ばれます。

米国労働統計局（BLS）によると、2012年から2022年にかけて、秘書や事務アシスタントの雇用は平均12％増加すると予想されている。BLSによると、法務、医療、役員秘書を務めていない事務総長や事務アシスタントの2018年の平均年収は5万2840ドルだった。

• 顧客サービスの提供
• 資産と供給品の在庫管理、サプライヤー（ベンダー）の調達、請求書の提出
• 会議やプレゼンテーション、インタビュー、イベント、その他の同様の活動のスケジュール設定と調整
• 郵便物や荷物の送受信
• ファックスと電子メールの送信
• ドキュメントとファイルの管理
• 会社の書類の送受信
• 電話に出る
• 日常のさまざまな業務の支援
• コピー機やパソコンなどのオフィス機器の操作
• ゲストや訪問者への挨拶

雇用主は、知識、スキルの組み合わせ、個人的な特性、態度を備えた労働者を求めています。これには以下が含まれます。

• 整理整頓されている
• 礼儀正しくある
• 信頼性
• 強い労働倫理
• 生産性
• プロフェッショナリズム
• 問題解決能力と批判的思考力
• 優れた技術、対人関係、コミュニケーションスキル
• 顧客重視
• 裁量
• マルチタスク能力
• チームワークとコラボレーションスキル^[4]
• 時間管理

• iaap - 国際管理職協会 2015-02-16 にWayback Machineでアーカイブ