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仮想コラボレーションとは、テクノロジーを介したコミュニケーションによって行われる、仮想チームメンバー間のコラボレーション方法です。仮想コラボレーションはコラボレーションと同じプロセスに従いますが、仮想コラボレーションに関わる当事者は物理的に交流せず、技術的なチャネルのみを介してコミュニケーションをとります。 [ 1 ] 分散チームは、仮想コラボレーションを使用して、対面会議で行われる情報伝達をシミュレートし、口頭、視覚、文書、デジタル手段を介して仮想的にコミュニケーションをとります。
仮想コラボレーションは、世界中に分散したビジネスチームや研究チームで広く利用されています。理想的には、仮想コラボレーションは、コンテキスト情報の伝達を通じてチームメンバー間の対面でのやり取りをシミュレートできる場合に最も効果的ですが、特定の種類の情報を共有する際の技術的な制約により、仮想コラボレーションは対面でのやり取りほど効果的ではありません。
情報の共有： コラボレーションとは、定義上、共通の目標に向けて異なる関係者から知識を集めるプロセスです。仮想コラボレーションは、物理的に離れているために情報を交換できない関係者間で知識を共有できるようにすることを目的としています。仮想コラボレーションプラットフォームは、共同作業者間でさまざまな種類の情報を転送して、共通の目標に向かって作業することを可能にします。[ 2 ]
分散した協力者: 仮想コラボレーション内の協力者は物理的に離れており、仮想的にしかやり取りできません。チームメンバーと物理的にやり取りできることは、仮想コラボレーションでは提供できない多くの利点をもたらし、仮想会議の必要性をなくします (コンテキストの共有、人間関係など)。[ 3 ]協力者は物理的に会うことができますが、仮想プラットフォーム外でのやり取りはコラボレーションのダイナミクスを変え、それを非仮想として分類する可能性があります。
テクノロジーを介した: 仮想コラボレーションでは物理的に交流できないため、複数の媒体を介して情報を共有するためにテクノロジーを使用します。ほとんどの仮想コラボレーションプラットフォームは、電子メール、ビデオ会議、仮想ワークスペースなど、インターネットを介して実行されます。音声会議も、電話やその他の音声デバイスを介して情報が共有されるため、仮想コラボレーションの手段になり得ます。[ 4 ]
1- 同期型:同期型コラボレーションは、チームメンバーが情報やアイデアを瞬時に共有できる場合に発生します。同期型仮想コラボレーションの例としては、インスタントメッセージ、チャットルーム、ビデオ会議や音声会議などがあります（図1を参照）。[ 4 ]
2- 非同期:非同期コラボレーションは、チームメンバーがメッセージやアイデアに即座に応答できない状態でコミュニケーションをとる場合に発生します。非同期仮想コラボレーションの例としては、電子メール、ディスカッションボード、アプリケーション固有のグループウェア、共有データベースなどがあります (図 1 を参照)。[ 4 ]
専門知識の共有： 仮想コラボレーションは、専門家が自身の知識を最も有効に活用できるプロジェクトグループに参加し、共通の目標に貢献する知識を持つ他の専門家と連携する機会を増やします。仮想コラボレーションにより、共同作業者の物理的な距離に制約されることなく、主題と専門知識に基づいてチームを編成できます。専門知識のプールは、ほとんどのローカルチーム環境よりも海外の方がはるかに大きいため、仮想コラボレーションは、チームのニーズに合った質の高い専門家を追加する機会をチームに提供します。これは、採用された専門家を含む分散チームは、ローカルの専門家を含むローカルチームよりも純利益が高い傾向があるという事実によって証明できます。[ 5 ]
費用対効果が高い:分散したグループメンバーの対面会議と比較すると、仮想コラボレーションははるかにコストが低い。異なる地理的場所にいるチームメンバーを物理的に集めるための移動時間とコストは、仮想コラボレーションアプリケーションのコストよりも大幅に高くなる可能性がある。[ 4 ] 分散したチームを接続するために使用されるソフトウェアはインターネット上で無料で見つけることができ、より多くの機能を備えた専門的なアプリケーションは、1回限りの費用または有料のサブスクリプションを必要とする。
グループの有効性の低下:仮想コラボレーションはチームメンバー間の相互作用を減少させ、その結果、非効率的な議論や、対面でのコミュニケーションではリスクが高く、十分に検討されていない可能性のある選択肢の採用につながります。これは、前述の複雑なタスクが仮想会議ではさらに複雑になるためです。さらに、専門家の匿名性と地位効果の不可視性により、同調圧力、パフォーマンスに対する評価の欠如など多くの問題が発生し、グループのプロセスと結果に大きな影響を与える可能性があります。[ 6 ]
結束力の低下：結束力の高いグループは、一般的に他のメンバーとの交流において、温かく、社交的で、個人的な関係を築きます。しかし、バーチャルコラボレーションでは、対面での交流よりもグループ内の対立が多くなる傾向があります。これは、社会的発言の交換が少なくなり、参加度も低下するためです。[ 7 ]
満足度の低さ：意味の93％はテキストではなく顔や声の合図に含まれているため、仮想コラボレーションなどのテクノロジーでは顔の表情、声の抑揚、理解の指標が失われ、仮想的にコラボレーションするチームメンバー間の信頼と満足度が不足します。 [ 8 ]
技術的な限界: 技術は文脈や感情表現などの重要な情報を伝えることができないため、チームは知識の基盤や人間関係において限界があります。仮想コラボレーションに伴う多くの欠点は、仮想グループが物理的に互いに交流できないという事実により、仮想グループに見られる欠点と同じです。コラボレーターの能力またはコラボレーションのプロセスを効果的にサポートしない技術は、「シグナルロス」、つまり仮想コラボレーションの力の大幅な低下につながります[ 9 ]。
テクノロジーへの依存： 仮想コラボレーションはコミュニケーションを完全にテクノロジーに依存しているため、テクノロジーに問題が発生すると、共同作業が妨げられる可能性があります。仮想コラボレーションテクノロジーの使い方を理解していないチームは、タスクを効率的に実行できず、フラストレーションが高まります。コミュニケーションテクノロジーの不具合も、タスクの進捗を妨げる可能性があります。[ 10 ] また、チームメンバー間で互換性のない、または異なるテクノロジーを使用すると、タスクの達成がより困難になる可能性があります。[ 11 ]
非同期で遅延のあるコミュニケーション:互いの情報に依存している共同作業者は、テクノロジーによる同期の欠如により問題に直面する可能性があります。非同期コミュニケーションでは、チームメンバーにリアルタイムで常に最新情報が提供されないため、タスクの調整や順序付けに問題が生じる可能性があります。[ 12 ] ビデオ会議や電話会議では、テクノロジーを介したコミュニケーションによる時間遅延により、共同作業者間で混乱が生じる可能性があります。[ 13 ] このような調整の問題は、共同作業者を苛立たせ、不必要な作業につながる可能性があります。
排除手段：仮想コラボレーションにおける情報伝達の方法によっては、チームメンバーが情報を受け取る人と受け取らない人を選択できる場合があります。たとえば、ある仮想コラボレーターから選択した他のメンバーにメールを送信したり、特定のコラボレーター間でのみ電話会議を行ったりすることができます。このような排除手段は、意図的か偶発的かにかかわらず、グループ内で混乱や対立を引き起こし、コラボレーションプロセスを妨げる可能性があります。[ 12 ]
仮想コラボレーションの成果を活用する上で、いくつかの課題が強調されています。これらの課題は、技術関連の課題、文化的多様性関連の課題、地理的分散関連の課題です。これらの課題を克服するために、仮想チームはメンバーの知識、スキル、能力、その他の特性（KSAO）の側面を考慮する必要があります。[ 14 ]
チームは、自分たちの業務内容と選択する仮想コラボレーションメディアの両方について知識を持ち、状況に応じて最適なメディアを選択する必要があります。また、メディアから生じる問題に対処するためのメディア操作スキルも必要です。
チームメンバーは、メンバー間の文化的な違いについて十分な知識を持ち、これらの違いを円滑にするための適切なメディアを選択する知識も必要です。メンバーには、コミュニケーション行動を調整するスキルと、文化適応を達成するための語学力も求められます。
チームメンバーは、分散した職場環境に起因する問題を回避するために、同期型メディアと非同期型メディアを選択する際のメリットとデメリットを明確に理解する必要があります。この課題を克服するためには、チームメンバーの時間管理能力と自己管理能力も重要です。
仮想チームのメンバー間の信頼は、共有される情報の質と量に影響します。仮想チームが対面で会うと、信頼と結束が生まれ、知識の共有が保証されます。[ 15 ]仮想チームでの知識共有は信頼の形成に影響を与え、チームの有効性に貢献します。[ 16 ]書面によるコミュニケーションでは、他のメンバーのコミットメントを確実にすることはできず、他のメンバーの感情を認識することも困難です。[ 17 ]
仮想プロジェクトがチームメンバーの仕事のごく一部に過ぎない場合、メンバーは仮想プロジェクトに十分な時間を割けない可能性がある。そのため、例えば、情報を迅速に処理する必要がある。仮想チームにおける特に難しいのは、適切なタイミングでフォローアップと対応を行うことである。対応しないことは、能力やコミットメントの欠如と解釈される可能性があるからである。[ 18 ]
これらの知識やスキル以外にも、チームメンバーがこれらの課題に立ち向かう意欲を持つことが非常に重要です。チームメンバーの特定の経験や特性も大きな影響を与えるでしょう。[ 14 ]
研究者や開発者は、従来のメディア技術だけでなく、バーチャルリアリティなどの新興メディア技術からも恩恵を受けられる分野をますます多く発見している。最初のシステムは軍事、産業、医療用途に焦点を当てていたが、その後すぐに商業用途やエンターテインメントへと拡大した。
仮想コラボレーションは軍事環境において有用であることが証明されている。軍事アプリケーションは、設計、組み立て、保守などの重要な環境をサポートし、多くの軍隊や関連企業、パートナーの地理的な距離という制約を克服する。そのため、仮想コラボレーションは日常業務の遂行に不可欠となっている。この技術により、完全に分散したチームワークの統合が可能になり、同じサイト内の異なるワークステーションにいる個人や、さまざまな場所にいる個人が協力して作業できるようになる。例えば、軍事アプリケーションは、サイト内およびサイト間の共同分析を通じて、航行支援、通信強化、修理、保守を強化するとともに、各サイトで開発された地域的な専門知識を境界を越えて必要な場所に適用できるようにする。[ 19 ]
仮想コラボレーションは、医師と看護師、あるいは病院関係者と患者が離れていてもつながり、貴重な情報を共有するために利用されています。例えば、Web 2.0 アプリケーション、特に wiki、ブログ、ポッドキャストは、多くのオンライン医療関連専門家によって広く利用されています。これらのツールは使いやすく展開しやすいため、強力な情報共有と相互作用の機会を提供します。医療ブログの例の 1 つは、「臨床症例と画像」というブログです。[ 20 ]このブログで 1 人または複数の寄稿者によって書かれた関連情報や技術を共有することで、オンライン コミュニティで特定のトピックに関する知識を構築することに関心のある個人が仮想グループを形成します。
レイドクエストや軍事シミュレーションなどの仮想コラボレーションは、オンラインマルチプレイヤーゲームで広く使用されています。これらのツールは、ユーザーが仮想の敵と戦うのを支援します。たとえば、近年では、人間、風景、その他のオブジェクトなどの現実世界の要素の表現を取り入れた、テクノロジーによって作成された仮想環境であるWorld of Warcraftなどの仮想世界の使用が増加しています。これらの仮想世界は、電子コラボレーション行動と関連する結果の基盤を提供するとともに、情報とタスクの取引に関する信頼できる研究のプラットフォームを提供することができます。[ 21 ]
仮想コラボレーションは、その効率性、革新性、そして市場における競争優位性を獲得または維持する能力から、企業ビジネスで広く利用されています。企業は一般的に、社内のチーム間の問題解決を促進するため、また他社とのコラボレーションのために、仮想コラボレーション技術を使用しています。仮想コラボレーションは、革新的なソリューションによって、あるいは仮想的な手段による知識の共有の増加によって、社内の業務効率と生産性を向上させることで、利益率を改善します。[ 22 ]例えば、ビジネスプロセスを促進するために仮想コラボレーションを使用するリーダーの1つであるIBMは、従業員が境界を越えてより簡単にコラボレーションできるようにするための多くのシステムを開発しました。IBMの仮想ユニバースコミュニティ における3D会議室やアバターの使用などの仮想コラボレーションスペースの使用は、従業員にコラボレーションの方法を提供し、生産性の向上につながっています。[ 23 ]
仮想コラボレーションは、科学分野の専門家と、研究や教育目的で協力したい他の人々をつなぐためによく利用されます。多くの大学や教育機関は、学生と専門家が特定の主題に関する情報を共有できる仮想システムを使用して情報をホストしています。ウィキと仮想会議の両方が、学生やその主題に関心のある他の人々を教育するために専門家の情報を共有するのに効果的であることが示されています。[ 24 ] 専門家は、分野を超えて他の専門家と仮想的に協力して、協力者が孤立していたときには明らかにならなかった新しいことを発見することもできます。仮想世界は、簡単にアクセスできるビジュアル分析を使用して人々が協力するためのプラットフォームも提供しています。仮想世界はまた、コミュニティの協力的な取り組みに関連する社会科学を観察する場も提供します。[ 25 ]
Wiki は、インターネットを介して他のユーザーが閲覧および編集できるオンライン ドキュメントに人々が貢献できるようにするため、仮想コラボレーションの一形態です。Wiki はWeb 2.0テクノロジーとみなされており、ドキュメントが Wiki にアップロードされる際に経験するコラボレーション プロセスにより、仮想コラボレーションに分類されます。[ 26 ] Wiki は「オープン仮想コラボレーション」と表現でき、これは生命システムの理論に基づいており、自己組織化、カオス理論、創発などの概念を含みます。オープン仮想コラボレーションにより、インターネットに接続できる人は、個人および商業目的で新しいアイデア、プロセス、製品、サービスの設計と開発に他の人の参加を求めることができます。タグ付けやフィルタリングなどの情報技術により、オンラインで協力者を見つけるプロセスが容易になります。International Business Machines (IBM) とProcter & Gamble は、オープン仮想コラボレーションの実践の初期の商業的恩恵を受けた企業です。インターネットを介して接続された非所属の人間の集合知と知恵にアクセスすることで、企業は、そうでなければ多大なコストと労力を要する知識と専門知識にアクセスすることができます。