操作マニュアル

運用マニュアルとは、組織がメンバーや従業員に、その機能を正しく、合理的に効率的に遂行するためのガイダンスを提供する文書です。 ^[1]運用マニュアルには、商品を生産し、サービスを提供するために安全に業務を遂行するための承認された標準手順が文書化されています。 ^[2]運用マニュアルの遵守は、通常、組織の法的責任者によって承認された活動とみなされます。^[3]

業務マニュアルは、従業員に業務のやり方を思い出させるためのものです。マニュアルは、標準的な業務手順、組織階層の説明、主要人物の連絡先、緊急時の手順が記載された本または印刷された文書のフォルダーです。マニュアルはトレーニングに代わるものではありません。ただし、トレーニングを受けた有能な人が組織の特定の手順に適応するには十分な内容である必要があります。^[4]

運用マニュアルは、組織のメンバーがタスクを確実かつ効率的に実行し、一貫した結果を出すのに役立ちます。優れたマニュアルは人的ミスを減らし、全員が何をすべきか、誰に対して責任を負うのか、誰に対して責任を負うのかを正確に知らせます。これは組織の知識ベースであり、必要なときにいつでも参照できるようにする必要があります。運用マニュアルは、最新の状態を保つために定期的にレビューし、適切なときに更新する必要がある文書です。^[4]

操作マニュアルはデジタルでも紙の文書でも構いません。デジタル形式は改訂管理に有利で、簡単に低コストで配布できます。^[4]詳しい内容は、専門的な経験のない有能な人が何が必要で、どのように行うかを理解できる程度でなければなりません。これはトレーニングマニュアルではないので、詳細が多すぎても少なすぎても非効率になる可能性があります。^[5]

内容は組織によって異なりますが、基本的な構造はほぼ共通しています。^[1] 典型的なセクションには以下が含まれます。^{[4] [1] [5]}

• 組織階層
• 職務内容
• 連絡先
• 文書化されたプロセスとシステム
• 労働安全衛生に関する指示
• 緊急時の手順
• 会社沿革
• 製品とサービス
• 政策と立場表明

情報には2つの基本的なカテゴリーがあります。組織内のすべての人、そして多くの場合顧客や一般の人々にも関連する情報と、特定の役職に関連する情報です。^[1]

特定の内容については、法令または規制上の要件がある場合があります。場合によっては、CEO が署名によって運用マニュアルを承認する必要があり、この承認が文書に記載されている必要があります。バージョン番号と開始日が必要になる場合があり、管理文書になる場合があります。^[3]

組織階層は、一般的に組織図または組織図によって効果的に説明されます。組織図は、組織の構造と、そのセクションとメンバーの関係と相対的な順位を示す図であり、読者に主要人物が組織のどこに位置しているかを簡単に理解できるようにします。^[4]

職務記述書とは、職務の一般的なタスク、義務、責任を記述した文書であり、職務の報告先となる役職者、職務に就く人に必要な能力、資格、登録、認定、スキルなどの仕様、給与の範囲を指定することができます。正式な職務記述書は、人々が組織内での役割を理解し、お互いの責任を特定するのに役立ちます。^[5]

これらには、組織内の主要人物や重要な外部連絡先の名前と連絡先が含まれます。^[5]

• リスク評価とリスク管理ポリシー

通常の業務の過程で合理的に予測可能な緊急事態に対する標準的な対応となる緊急手順は、参考として運用マニュアルに詳しく記載されます。また、演習をどのくらいの頻度で実施すべきかについても規定されている場合があります。頻繁に遭遇する緊急手順には、次のようなものがあります。

• 避難計画
• 消防訓練
• 有害物質の放出に対する対応
• 災害復旧計画。予期せぬ大惨事が発生した後に業務を再開する方法。^[5]

ポリシーとは、意思決定を導き、合理的な結果を達成するための意図的な原則の体系です。ポリシーは意図の表明であり、手順またはプロトコルとして実装されます。ポリシーは通常、組織内のガバナンス機関によって採用されます。ポリシーは、主観的および客観的な意思決定の両方に役立ちます。主観的な意思決定を支援するポリシーは通常、複数の要因の相対的なメリットに基づく必要がある意思決定を行う上級管理職を支援します。そのため、ワークライフバランス ポリシーなど、客観的にテストすることが難しいことがよくあります。対照的に、客観的な意思決定を支援するポリシーは通常、運用上の性質を持ち、客観的にテストできます (パスワード ポリシーなど)。

機器や手順に関する既存のマニュアルは、付録として操作マニュアルに組み込んだり、一般的な有用性がない場合には参照したりして、必要なときに見つけたり、操作マニュアルが改訂されたときに引き続き有効かどうかを確認したりすることができます。^[5]

運用マニュアルが役に立つためには、それを使用する人々に配布され、彼らが最新バージョンを入手できるようにする必要があります。配布と更新のポリシーと手順も、通常、マニュアルの内容の一部です。^[1]

南アフリカでは、ダイビング請負業者は、ダイビング規則2009の規則21に基づいて、ダイビング作業を開始する前に操作マニュアルを提供し、現場でダイビングチームが利用できるようにすることが義務付けられています。このマニュアルには、計画されたダイビング作業に関連する実務規範に指定されている健康と安全に関する規定された種類の情報が含まれていなければなりません。^[3]沿岸ダイビングの実務規範では、請負業者がダイビング作業の計画と実施を、操作マニュアルを含む特定の文書に基づいて行うことを義務付けています。^[6]

オペレーションマニュアルは、重要な管理上のリスク管理手段とみなされており、請負業者が従業員の代表者および会社が契約しているダイビング医師と協議して作成する必要があります。ダイビングチームのメンバーは、オペレーションマニュアルで課せられた健康と安全の要件を遵守する必要があります。オペレーションマニュアルで指定する必要があるその他の事項には、ダイビングチームが使用を許可されている減圧表またはアルゴリズム、ダイビングプロファイルと使用する機器に基づいて現場で用意する必要がある呼吸ガスの量、ダイバーがさらされる可能性のある環境ハザードの明確な制限、および操作中に緊急事態が発生した場合にダイビングチームの各メンバーに要求される行動があります。^[6]

同様の要件は、他の管轄区域の商業ダイビング請負業者にも適用される可能性があります。IMCAのオフショアダイビングの実務規範では、請負業者に各ダイビングシステムの操作マニュアルを提供することも義務付けています。^[7]

• ICAO の要件。^{[説明が必要]}