援助を見つける

アーカイブ学とアーカイブ研究の文脈における検索補助ツールは、アーカイブ内の特定の記録コレクションに関する詳細で処理されたメタデータとその他の情報を含む組織ツール、ドキュメントです。検索補助ツールは、多くの場合、文書目録と資料の説明、その出所、構造で構成されます。^[1]資料群の検索補助ツールは通常、コレクションの起源、来歴、またはアーカイブ処理中にアーキビストによって編集され、図書館カタログや博物館コレクションカタログのアーカイブ学における同等物と見なされる場合があります。検索補助ツールは、コレクション内の特定の情報を見つけるために使用されます。^[2]検索補助ツールは、アーカイブリポジトリが資料とリソースを管理するのにも役立ちます。^[3]

検索補助ツールの歴史は情報の歴史を映し出している。古代シュメール人は官僚的・行政的記録を探すための独自の索引システムを持っていた。^[4] 19世紀と20世紀の検索補助ツールはリストや索引カードなどの紙の文書だった。21世紀では、スプレッドシートやデータベースなどの電子形式で作成できる。米国、カナダ、英国、フランス、オーストラリアなどで広く使用されている写本コレクションの検索補助ツールの標準的な機械可読形式は、Encoded Archival Descriptionである。^[5]

検索補助ツールは、アーカイブ コレクションとユーザーやアーキビストがやりとりするための中心的なツールとして存在します。Freund と Toms は、ほとんどの歴史資料が印刷物であるため、検索補助ツールがコレクションとユーザーを仲介する手段として好まれるようになったと指摘しています。さらに、この印刷物形式の検索補助ツールは、類似の出所からの単一のコレクションまたは配置を説明するように設計されていると説明しています。^[6] Clayton McGehee は、検索補助ツールがアーキビストや保管庫にコレクションを整理する手段として好まれるようになったのは、検索補助ツールによって、彼らが保有するアイテムを知的かつ物理的に制御できるようになったためだと主張しています。アーキビストは、資料の取得、処分、編集、再編成を行うことができます。検索補助ツールは、コレクションのこれらの変更を反映できますが、コレクションのこれらの変更について知っているのはアーキビストだけであることも反映しています。検索補助ツールを備えた紙ベースのコレクションでは、利用者は資料を見つけて利用するためにアーキビストに頼らざるを得ませんでした。^[7]

検索補助ツールの内容は、記述する資料の種類によって異なる場合があります。通常、検索補助ツールには、コレクションの範囲の説明、コレクションに関連する人物や歴史に関する情報、資料の使用またはアクセスに関する制限が含まれます。^{[2]検索補助ツールは、内容を一覧にした詳細な目録である場合があります。また、} LCSH、AAT、またはその他の統制された語彙から抽出した件名見出しを含めたり、他のリポジトリの関連コレクションを相互参照したりすることもできます。検索補助ツールに不可欠なデータ要素は、国際公文書館会議^[8]によって、一般国際標準アーカイブ記述 ( ISAD(G) ) で定義されています。^[9] ISAD(G) には、米国で使用されている Describing Archives: A Content Standardなど、さまざまな国の実装が存在します。

検索補助ツールを作成するプロセスは、多くの場合、アーカイブの記述から始まります。たとえば、エンコードされたアーカイブ記述では、コレクションの基本的な記述、制御された語彙のリスト、管理情報、人物情報、範囲と内容、配置、コンポーネントの説明、およびその他の記述データが必要です。^[10]検索補助ツールの普遍的な標準がない場合は、^[11]これらの要素が基礎として使用されることがよくあります。

基本説明、コレクションの概要、または概要情報は、通常、検索補助ツールの最初のセクションであり、コレクションの作成者、コレクションがアーカイブ内で占める物理的スペース、およびドキュメントの日付範囲と概要に関する情報が含まれています。^[12]経歴/歴史注記は、コレクションが作成された時代の観点からコレクションを説明し、人物または組織の背景情報を提供します。コレクションの歴史を説明することもできます。範囲と内容の注記では、コレクションの来歴、配置、日付範囲、および一般的にどのような資料が含まれているか（手紙、レポート、写真、オーディオ/ビデオなど）を簡単に説明します。

アクセスと使用のセクションには、アクセス条件や制限など、コレクションの使用に関する情報が含まれています。研究者に影響を与える可能性のある使用上の問題には、アクセスを制限する寄付者契約、著作権情報、コレクションの所有権履歴、コレクションが持つ可能性のある追加形式、コレクションが追加を受け入れているかどうかなどがあります。追加情報には、関連資料、言語、引用指示、スポンサー、処理日の詳細が含まれます。検索用語は通常、コレクションの内容に関連する件名、個人名、法人名、姓、地理的な見出し、ジャンル用語のリストです。

配置とは、コレクションが整理されている方法である（一般的には、可能な限り、元の順序に従って）。階層的な配置レベルは通常、シリーズを含むレコードグループで構成され、シリーズにはボックス、フォルダー、アイテムが含まれます。^[13]

コンテンツリストは、コレクションの資料をボックスやフォルダーレベルまでリストしたものです。^[14]シリーズの説明には、タイトル、対象期間、各シリーズのコンテンツの簡単な説明が含まれます。シリーズの説明には、コンテナの範囲、配置タイプの説明、各シリーズの制限に関する注記（たとえば、機密保持上の理由により一定期間一般公開を禁止するなど）も含まれる場合があります。

エンコードされたアーカイブ記述（EAD）は、オンライン環境での検索補助ツールとして1998年に作成されました。EADの作成により、米国では検索補助ツールの用語に関する一貫した国家標準が確立されました。^[15]

キャンディダ・フェントンは次のように書いている。「エンコードされたアーカイブ記述文書型定義 (EAD DTD) は、電子アーカイブ検索補助の構造を指定する非独占エンコード標準です。この標準は、アーカイブ所蔵を記述する情報へのアクセスにおけるネットワークの役割の増大に対応し、リポジトリ間での記録の交換を可能にするために開発されました。」^[16]

しかし、EAD検索補助ツールの階層的な形式は、ユーザーの間で論争を引き起こしており、アーキビストは、それがユーザーにとっての検索補助ツールに関して同様の混乱を永続させていると指摘している。^[17]

フロイントとトムズは、コレクションがデジタルでアクセス可能になる頻度が増すにつれ、アーキビストがユーザーのあらゆるニーズに対応することはもはや期待できないと主張した。^[6]クレイトン・マクギーは、異なる図書館やリポジトリの検索補助ツール間の相互作用の欠如について懸念を表明した。彼は、情報の急速な共有と拡散に対応するためには、検索補助ツールがデジタルライブラリと相互作用する必要があると主張した。ローラ・ファーリーは、情報の変化の速さと適応の必要性に関するこれらの懸念は、オンライン検索補助ツールにユーザー注釈を追加することで補えると主張した。ファーリーはまた、ユーザーの投稿は、アーキビストが既存の検索補助ツールに示されていない有用な項目を強調するのに役立つと指摘した。彼女は次のように結論付けている。

ユーザーの注釈が付いたオンライン参加型検索補助ツールは、あらゆる規模や予算のリポジトリで実現可能であり、ユーザーとアーキビストにとってより完全なリソースとなるでしょう...ユーザーにリーチするためには、アーキビストは学術界を超えた多様なコミュニティとの新しいコラボレーションに心を開き、記録のゲートキーパーの役割を放棄し、ユーザーとのオープンなコミュニケーションを招かなければなりません。^[18]

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• パーデュー大学の検索補助ツールの一部