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ビジネス提案書とは、売り手が将来のスポンサー候補に対して作成する書面による提案書のことです。
ビジネス提案は、複雑な販売プロセスにおいて重要なステップとなることが多く、買い手は購入の際に価格以外にも多くの要素を考慮する。[ 1 ]
提案書は、買い手の要求を売り手の製品やサービスに有利な文脈に置き、売り手が買い手のニーズを満たす能力について買い手に理解させるものである。[ 2 ]
ビジネス提案には、正式に依頼されたもの、非公式に依頼されたもの、依頼されていないものの3つの明確なカテゴリーがあります。
募集された提案書は、提案依頼書（RFP）、見積依頼書（RFQ）、入札招待書（IFB）、または情報提供依頼書（RFI）に含まれる公開された要件に応じて作成されます。[ 3 ]
提案依頼書（RFP）
RFPは、顧客が購入したいものの詳細な仕様を提供し、提案書の作成方法や、顧客が提案を評価するために使用する評価基準が含まれる場合もあります。顧客は、一般的に入手可能な製品やサービスではニーズを満たせない場合にRFPを発行します。RFIは、特定の要件に対するサービス/製品の提供に関心のあるベンダーを選定するために発行されます。RFIへの回答に基づいて、組織が希望するサービスを提供できると考える資格のあるベンダーに詳細なRFPが発行されます。RFPに対する提案書は、10ページ未満になることはほとんどなく、コストデータなしで数千ページに達することもあります。[ 1 ]
見積依頼書（RFQ）
顧客は、大量の商品を購入したい場合、価格だけでなく、入手可能性、配送、サービスなども考慮に入れる場合などに、RFQを発行します。RFQは非常に詳細な内容になる場合があるため、RFQに対する提案書は長くなることがありますが、一般的にRFP提案書よりははるかに短くなります。[ 1 ] RFQ提案書は主にコストデータで構成され、品質管理などの顧客の問題に対処する簡単な説明が含まれます。
入札募集（IFB）
顧客は、建設などのサービスを購入する際にIFB（入札提案書）を発行します。要件は詳細ですが、主な考慮事項は価格です。たとえば、顧客は請負業者が入札できるように建築設計図を提供します。これらの提案は長くなることがありますが、その大部分はコスト見積もりデータと詳細なスケジュールによるものです。[ 1 ]
情報提供依頼（RFI）
顧客がRFP、RFQ、IFBを発行する前に、情報提供依頼（RFI）を発行することがあります。RFIの目的は、どのような製品、サービス、ベンダーが利用可能かに関する「マーケティング情報」を得ることです。RFIは最終的なRFP、RFQ、IFBを作成するために使用されるため、潜在的なベンダーは、最終的な正式な募集が自社の製品やサービスに有利になるように、これらの依頼に細心の注意を払って対応します。[ 1 ]
こうした提案は、民間企業、政府機関、または団体が、特定の企業にサービスや製品を提供する交渉を行う際に、その企業が優れた信用力と実績を有している場合に作成されます。この種の提案の標準的な形式は、価格や納期など、特定の製品に関する情報で構成されています。この提案の利点としては、契約獲得のためのリソースを用意する必要がないこと、そして企業や顧客が作業の完了時期を把握できることなどが挙げられます。
内部提案
社内提案とは、企業の最高経営責任者に提示されるアイデアやプロジェクトのことです。このような提案は、特定の企業の特定の個人、グループ、部門、または部署によって作成されることがあります。たとえば、製品ラインのマネージャーが、生産プロセスをロボット化すべきだという提案を作成する場合などが挙げられます。これには、コミュニケーションが容易になること、顧客のニーズを把握できること、迅速な意思決定ができることなどの利点があります。一方で、他の企業との競争や経営陣の推進者の喪失といった欠点もあります。[ 4 ]
非依頼提案とは、見込み客に製品やサービスを紹介するために使用される一般的なマーケティングパンフレットのことです。これらは、顧客との最初のミーティングの最後に「お渡し物」として、または展示会やその他の公開ミーティングで「景品」としてよく使用されます。これらは販売を成立させることを目的としているのではなく、販売の可能性を紹介することを目的としています。[ 5 ]
提案管理は、多くの場合、以下の基本的な役割と責任から構成されます。
一部の著者は、提案管理プロセスの重要な段階を、マイルストーンとなるレビューを示すためにカラーコードを使用して言及しています。たとえば、ブラックハットレビューなどです。[ 6 ]提案管理専門家協会（APMP）は、ブラックハットレビューを、競合他社が提出する可能性のある戦略と提案の独立したレビューと呼んでいます。[ 7 ]他の色はチームに関連して使用されます。執筆前の戦略レビューは「ピンクチーム」と呼ばれることがあり、正式なドラフトレビューは「レッドチーム」と呼ばれることがあり、「ゴールドチーム」という用語は最終的な提出前レビューを示します。[ 8 ]