情報のリクエスト

情報要求書（RFI ）は、さまざまなサプライヤーの能力に関する書面による情報を収集することを目的とした一般的なビジネスプロセスです。 ^[1]通常、RFIは比較目的で使用できる形式に従います。

RFI は主に、次に取るべきステップを決定するのに役立つ情報を収集するために使用されます。したがって、RFI が最終段階になることはめったになく、代わりに提案依頼(RFP)、入札依頼(RFT)、見積依頼(RFQ) と組み合わせて使用​​されることがよくあります。基本情報を収集することに加えて、RFI は、サプライヤーの心を整え、戦略を策定し、データベースを構築し、RFP、RFT、または RFQ に備える目的で、潜在的なサプライヤーの広範なベースに送信される勧誘としてよく使用されます。^[2]

RFI は、提案を希望する関心のある人から公に情報を収集するオープン形式と、関係者に非公開で情報提供を依頼する クローズ形式があります。

インターネットが普及したことにより、多くの政府機関は、RFI や RFP、RFQ の一覧を提供する国営またはベンダー運営の Web サイトを利用するようになりました。多くの Web サイトでは、ベンダーが無料でサインアップして、一般的なリクエストまたは関心のある製品やサービスの特定のカテゴリに関するリクエストの電子メールを受け取ることができます。プロセス全体はオンラインで実行でき、スキャンしたドキュメントまたはサーバーにアップロードされたポータブル ドキュメント フォーマット ( PDF ) ファイルとして応答を収集します。または、法的な理由により、応答はハード コピー形式、 CD / DVDディスク、またはUSB フラッシュ ドライブで郵送または配達サービスによって送信する必要があります。^[要出典]

RFI は、プロジェクトの建設文書に、特定の作業範囲を進めるために必要な情報が不足している場合に、建設業界で使用されます。RFI はゼネコンによって作成され、クライアントまたは建築家によって回答され、すべての関係者に配布され、変更に関連するコストについて追加の承認が必要でない限り、作業範囲の変更として一般に承認されます。

RFI は、下請業者またはサプライヤーが製品の省略または誤用に関する懸念を表明し、建物所有者の意図する使用または指定された製品の正式な承認についてさらに明確にするために一般的に受け入れられている慣行です。下請業者が RFI を使用して、建物所有者のニーズを満たさない可能性のある劣悪な製品に注意を喚起し、専門知識を使用してより優れた/正しい製品を推奨することも許容されます。

RFIは長年スプレッドシートを使用して追跡されていましたが、21世紀初頭には多くの企業が文書管理プラットフォームを含むさまざまな建設管理アプリケーションを使用してRFIプロセスを管理し始め^[3]、建設専門家が時間を節約し、コストを削減し、品質を向上させるのに役立ちました。

今日では、RFI管理ソフトウェアがRFIに関連するすべてのアクティビティを自動的に追跡し、ステータスの変更があった場合にすべての担当者に警告を発して生産性を向上させ、建設の遅延を回避するのが一般的です。^[4]

RFIの正確な形式は要求される情報によって異なりますが、建設業界のRFIで最も一般的な要素は次のとおりです。^[5]

• 目的/概要
• タイムライン
• ストーリーボードまたはスクリーンショット
• 成果物 –最低限
• 評価基準 –ボーナスの場合
• 支払条件