従業員の退職

従業員のオフボーディングとは、従業員が会社を離れる際の離職プロセスを指します。オフボーディングプロセスには、退職する従業員から新入社員または既存社員への段階的な知識の移転、退職面談、会社の資産の返却、および会社の人事、情報技術、法務部門からのさまざまなプロセスが含まれます。^[1]

従業員は、辞職、雇用終了、解雇、定年退職、またはその他の理由で会社を離れることがあります。このような事態が発生すると、会社はいくつかのリスクに直面することになります。これには、未完了のプロジェクト、顧客とのコミュニケーションの喪失、セキュリティリスク、コンプライアンスリスク、その他の要因が含まれる可能性があります。^[2]従業員の退職プロセスは、一般的に、離職プロセスにおけるリスクと潜在的な損失を軽減するように設計されています。

オフボーディングには、退職する従業員から組織での経験や組織文化の改善点についてのフィードバックを収集することが含まれることが多い。これは、採用、オンボーディング、育成、維持、退職またはオフボーディングを含む従業員ライフサイクルの最終段階と考えられている。^{[3] [4]}

従業員のオフボーディングは、数多くのステップとワークフローで構成されています。^[5]これらには以下が含まれます。

• 連絡先リスト、ファイルと記録の場所、進行中のプロジェクトとタスクのステータスレポートを含む標準操作手順(SOP) と知識移転の文書化
• ソフトウェアの削除
• ログインおよび/または銀行口座、電話、電子メールアドレスなどのアカウントを終了し、新しい責任者にリダイレクトします。
• コンピュータハードウェアやその他のデバイスなどの資産回収
• 秘密保持契約、健康保険および退職給付、競業避止契約、税務書類、未払いの払い戻し、および特に規制産業におけるコンプライアンスに必要なあらゆる文書などの書類を完成させます。
• 会社のウェブサイト、ソーシャルメディアのプロフィール、組織図、その他のアクティブな出版物からの削除
• IDバッジ、駐車タグ、制服、アクセスカードや鍵などの機密性の高いセキュリティアイテムの回収または破壊
• アンケートや調査を含む退職面接や、企業の利害関係者が収集した情報の確認は、LMSプラットフォームを通じて効果的に実施することができます^[6]

従業員の退職には、いくつかのベストプラクティスが含まれます。^{[7] [8]}退職は、従業員と会社にとって前向きな経験となる必要があります。これには、従業員が会社で過ごした時間と彼らが生み出した価値を正式に認めることが含まれます。また、従業員全体の経験と文化を改善し、知識を完全に効率的に移転するための貴重なフィードバックを企業が収集する機会でもあります。入社から退職まで、すべての従業員の経験の一部として文書化を継続的に行うことで、知識移転を促進するのが一般的な方法です。これには、SOP の継続的な作成と更新が含まれます。可能な限り最良の条件で雇用を終了することで、継続的なコミュニケーションが可能になります。これは、将来の雇用のための紹介や文書のコピーを必要とする可能性のある従業員に利益をもたらします。また、知識が完全に移転されず、フォローアップが必要な場合にも、会社に利益をもたらします。

従業員の退職時に文書化しておくと、潜在的な問題を減らすことができます。現在の SOP に加えて、雇用主は正式な退職届を要求し、受け取る必要があります。雇用主はまた、福利厚生の記録、税務書類、最終給与、最終収入記録などの文書を従業員に提供する必要があります。

ネットワーク管理者、人事マネージャー、部門マネージャー、およびオフボーディング プロセスのさまざまな側面を担当するその他の担当者には、明確な次のステップを通知する必要があります。これには、アカウントの閉鎖、ログインの変更、その他のセキュリティ対策が含まれる場合があります。ローカルまたはクラウドに保存されているドキュメントは、新しい関係者に転送する必要があります。

退職面接では、雇用を終了する理由を明確かつ正確に文書化し、将来使用するために保管する必要があります。従業員が円満に退職した場合は、将来的に復帰する可能性があることを明確にする必要があります。

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