職場のコミュニケーション

職場のコミュニケーションとは、組織内のある個人/グループと別の個人/グループの間で、言語的および非言語的に情報や知恵を交換するプロセスです。これには、電子メール、テキストメッセージ、メモ、通話などが含まれます。^[1]効果的なコミュニケーションは、仕事を成し遂げるだけでなく、信頼感を構築し、従業員の生産性を高めるためにも重要です。これらは異なる文化や背景を持っている可能性があり、異なる規範に使用できます。すべての従業員の活動を統一し、会社に悪影響を与える可能性のある期限の遅れや活動を抑制するには、コミュニケーションが不可欠です。効果的な職場のコミュニケーションにより、すべての組織目標が達成されます。職場のコミュニケーションは、生産性と効率性を向上させるため、組織にとって非常に重要です。職場のコミュニケーションが効果的でないと、従業員間のコミュニケーションギャップが生じ、混乱や時間の浪費、生産性の低下を引き起こします。人々の間に摩擦を引き起こす誤解は、効果的な職場のコミュニケーションによって回避できます。オープンコミュニケーションとも呼ばれる効果的なコミュニケーションは、共通の目標に到達するための努力の進歩を妨げる可能性のある、企業内の個人間の障壁の形成を防ぎます。ビジネスが期待通りに機能するには、マネージャーと下位レベルの従業員が、特定のビジネス目標を達成するために、言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションを通じて、明確かつ効果的に相互にやり取りできなければなりません。クライアントとの効果的なコミュニケーションは、組織の発展とあらゆるビジネスの成功に重要な役割を果たします。コミュニケーションをとる際には、非言語的コミュニケーションも考慮する必要があります。人がメッセージをどのように伝えるかは、そのメッセージの意味に大きく影響します。

職場で効果的なコミュニケーションを行うためのもう 1 つの重要な側面は、従業員のさまざまな背景を考慮することです。「多様性は環境を豊かにしますが、コミュニケーションの障壁も引き起こす可能性があります。」^[2]同僚の文化的背景によって、他の人とは異なる考え方をする場合、困難が生じます。このため、職場での異文化コミュニケーションについて理解し、他の人を不快にさせずに接する方法を学ぶことは、会社にさまざまな利益をもたらす可能性があります。

情報を吸収する方法は人それぞれです。伝えられる情報が全員に理解されるようにするためには、コミュニケーションの方法はシンプルで明確、かつ正確でなければなりません。重要な情報を提示する際には、画像を使用すると理解しやすくなります。企業内に信頼関係があれば、コミュニケーションも簡単に行えます。緊張のない職場を作るには、同僚同士の関係を確立する必要があります。メッセージは変更せずに送受信する必要があります。職場で健全な関係を築くには、いじめ、他人の仕事の手柄を横取りする、ただ乗りなどの行為は避けるべきです。これらは有害な関係を生み出し、長期的には会社と生産性に悪影響を及ぼします。^[3]さらに、最近の研究では、組織内で信頼の文化を育むと、コミュニケーションの有効性が向上し、協力的な環境が促進されることが示されています。^[4]双方向のコミュニケーションを優先することが、コミュニケーションにとって最善であると考えられています。議論、質問、説明に十分な重要性を与えることができます。^[5]

情報の内容は職場のコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。詳細度は、聞き手の理解力に応じて決める必要があります。詳細が多すぎると聞き手は飽きてしまい、詳細が少なすぎると聞き手は興味を示さなくなります。コミュニケーション中に専門用語を使用することは、職場でのコミュニケーションを効果的に行う上で好ましくありません。^[6]

職場での正式なコミュニケーションがあまりに稀であったり、頻繁であったりするのは組織にとって良くありませんが、職場での非公式なコミュニケーションが頻繁に行われることには利点があります。^[7] 組織が適切に機能するには、完璧なバランスが必要です。不必要な会議を頻繁に開催するのではなく、必要なときに必要な情報を伝達する必要があります。同時に、重要な情報は最後の数時間または最後の日まで保留してはならず、組織の目的に従業員を関与させるために、早めに伝達する必要があります。^[8]

メッセージを効率的に伝えるには、プレゼンテーションスキル、グループファシリテーションスキル、交渉スキル、文章によるコミュニケーションスキルなど、コミュニケーション担当者のスキルが重要です。コミュニケーションが成功するかどうかは、従業員が情報を理解する能力にも左右されます。そのためには、財務諸表、売上、収益性など、基本的な金融リテラシーを従業員に提供する必要があります。^[9]

候補者を選ぶ際、ほとんどの雇用主は、優れたスピーキング力とライティング力を持つ人材を求めています。問題解決能力と自己動機づけ能力も、職場では非常に必要なスキルです。これらがあれば、急速に変化する環境でもそれほど困難ではなくなります。^[10]

テクノロジーの急速な進化に伴い、企業は職場でのコミュニケーションを促進するコミュニケーションツールを常に最新の状態に保たなければなりません。これらのツールには、電子メール、ブログ、インスタントメッセージ、さらにはTwitterやFacebookなどのソーシャルメディアサイトが含まれます。電子メール、ファックス、手紙を送信しても、必ずしもコミュニケーションが行われたとは限らないことに留意することが重要です。メッセージが送信され、意図した受信者によって受信され、理解された場合にのみ、コミュニケーションが行われたと言えます。^[11]

研究によると、コミュニケーションツールはコミュニケーションを促進するものの、従業員の業務の邪魔になる可能性があることが明らかになっています。^[12]中断効果を減らすには、従業員のトレーニングや環境の変更などの方法を実施することができます。従業員が特定の時間帯や週の特定の時間帯に連絡できないようにすることも、この問題を解決するのに役立ちます。これにより集中力が高まり、結果として生産性が向上します。^[13]

職場での効果的なコミュニケーションを妨げる一般的な障壁:

• 物理的な障壁：職場の物理的な構造、場所、構造は、効果的なコミュニケーションの障壁となります。従業員同士が離れて座っていると、効果的なやり取りが妨げられます。^[14]
• 言語の壁：組織では、異なる母国語を持つ従業員が働いています。組織内の誰もが相手の母国語に慣れていないため、言語は職場での効果的なコミュニケーションの障壁となります。職場内での第二言語話者間のスラングやレジスターの違いなどの言語の壁は、適切な仕事の完了を妨げる問題を引き起こす可能性があります。^[15]
• 文化的障壁：異なる文化を持ち、異なる慣習に従う従業員が組織内で働いています。従業員間の文化的多様性は、職場での効果的なコミュニケーションの障壁となる可能性があります。職場は働く女性の言語使用に大きな影響を与え、連帯感とプロ意識がさまざまな環境での言語の変化を促す重要な要因となっています。^[16]
• 感情的な障壁: 恐怖、劣等感、内気さ、自信やスキルの欠如などの感情的な障壁は、従業員が同僚と効果的にコミュニケーションをとることを妨げます。
• 認識の障壁: 従業員はそれぞれ異なる経験、価値観、好み、態度を持っています。これらがさまざまな思い込みを生み、コミュニケーションの障壁となる可能性があります。

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