ビジネスコミュニケーション

ビジネスコミュニケーションとは、組織の目的、機能、目標、または商業活動のために、2者以上の間で情報を交換する行為です。^[1]ビジネスにおけるコミュニケーションは、従業員対上司または同僚対同僚の内部コミュニケーションであり、全体としては組織コミュニケーションです。外部コミュニケーションは、企業対企業または企業対消費者であり、行為は組織の外で行われます。これらの方法は、口頭、非言語、または書面で行うことができます。これらの外部および内部形式には、送信者と受信者の間で対立を引き起こす可能性のある障壁が伴うことがよくあります。外部と内部の両方でコミュニケーションに影響を与える可能性のある障壁は、言語、異文化コミュニケーションと行動、および環境です。^[2]

コミュニケーションという言葉は、影響を与える、参加する、伝達するという意味のラテン語「Communicare」に由来しています。現在、communicare は共有を意味する「Communis」という言葉からも派生しています。^[3]したがって、コミュニケーションとは、主題の重要性について相互理解をもたらすための考えや情報の交換と定義できます。

ビジネスコミュニケーションは主に目標や目的を達成することに焦点を当てており、公開企業や組織の場合は株主の配当を増やすことに焦点を当てています。^[4]

30年前、組織のコミュニケーションや会社の方針は依然として紙で行われていましたが、デジタル時代の現在では、情報を仮想的に交換できる企業もあります。デスクトップからモバイルまで、デスクトップコンピューターが時代遅れになりつつあるため、コミュニケーションと商取引はデジタル化されています。^[5]

内部

内部コミュニケーションは職場コミュニケーションまたは組織コミュニケーションとも呼ばれ、組織内での情報交換です。従業員同士、または従業員と上司の間で行われるすべての情報の目的は、信頼関係を構築し、生産性を向上させることです。^[6]

組織コミュニケーションには、会議、電子メールの交換、プロジェクトでのコラボレーションなどが含まれます。組織内の個人間のコミュニケーションの成功が企業の成功を決定づけることが判明しています。ビジネスリーダーにとって、従業員が会社の目標を達成する動機付けをするためには、コミュニケーションの役割を理解することが重要です。組織への関与が低いと、世界経済に年間数兆ドルの損失をもたらす可能性があります。^[7]

情報はコミュニケーション チャネルの階層を通じて上下に共有されるため、チーム内および会社全体で、口頭、文書、デジタルなどさまざまな形式で共有されます。

社内コミュニケーションの重要性

1. 従業員の生産性と満足度が向上します。スタッフと経営陣の間のコミュニケーションにより、従業員は物事についてのアイデアや意見を出すことが奨励され、自分たちが評価されていると感じます。
2. 情報の供給を促進します。情報が適切なタイミングで適切な人に渡されることにより、情報過多の可能性が減少します。
3. 目標と目的を共有すること。従業員に会社の目標を常に知らせておくことで、従業員は十分な情報を得て、それに基づいて行動できると感じます。特定の目標を保留する際に対立が生じた場合、会社間で迅速にコミュニケーションをとることができると、ストレスが軽減され、物事を成し遂げるための思考が速くなります。^[8]

外部の

外部コミュニケーションとは、企業間や企業と消費者間など、企業外のあらゆる関係者を指します。対象者は、サプライヤー、顧客、潜在的なビジネスパートナー、団体、報道機関などです。メッセージが情報提供であれ宣伝であれ、外部コミュニケーションの目的は、企業とその製品やサービスに関する情報を共有することです。^[9]

企業対消費者コミュニケーション（ダイレクト・ツー・コンシューマーとも呼ばれる）とは、企業が製品の詳細や企業情報について消費者に直接伝えることです。その反対は、消費者が製品（またはサービス）のレビューを残すことで、企業が製品をどのように改善できるかがわかる場合があります。

外部コミュニケーションの重要性

• 地域社会との関係を構築し、外部とのコミュニケーションを通じて他の企業との関係を構築します。
• 情報の伝達と活用。企業の製品やサービスを共有することで、潜在的な消費者を引き付け、現在の消費者を維持し、競争上の優位性を獲得することができます。
• ブランド アイデンティティの構築。一貫した外部コミュニケーション チャネルは、ブランド認知度の向上に役立ちます。
• 外部ネットワークの最適化。外部とのコミュニケーションにより、企業はより多くのサプライヤー、投資家、パートナーを獲得できます。
• サプライヤーとの関係; サプライヤーとの健全な関係を維持します。情報、計画、要件を共有することで、会社は製品やサービスを安定的に供給することができます。^[10]

ビジネスコミュニケーションの方法

これらの内部および外部のビジネスコミュニケーションは、言語的および非言語的なコミュニケーション方法を通じて行われます。^[11]

したがって、ビジネス コミュニケーションは、次のようなさまざまなカテゴリに分類できます。

電子通信

ほぼすべてのビジネスでは、組織の内外とのコミュニケーションにテクノロジーの利用が必要です。^[12 ]

• メール
• テキストメッセージ
• 音声通話とビデオ通話
• 従業員イントラネットとHRソフトウェア

非電子通信

組織によっては、文書を電子化せず、物理的な書類を提出することを要求しなければならない場合もあります。^[13 ]

• 対面ミーティング
• 書類の物理的なコピー

書面によるコミュニケーション

書面によるコミュニケーションは、電子的にも非電子的にも提供できる。^[14]書面によるコミュニケーションには、以下のようなものがある。

• 書面による電子メール
• 手紙
• 書面による契約

書面による文書により、不当解雇の申し立てを避けるために発言内容の記録が保存され、時間と費用が節約されます。

口頭でのコミュニケーション

言葉によるコミュニケーションは、うまく伝わらないと顧客や株主を混乱させ、不満にさせてしまう可能性があります。ポジティブな言葉を使うことで、ポジティブな結果が得られる可能性が高くなります。^[15]ポジティブな言葉とは、

• 会議や就職面接
• プレゼンテーションとトレーニング
• 従業員同士の会話
• 潜在的なパートナーとの会話
• 外部関係者との会話

企業がビジネスパートナーとコミュニケーションをとる際に遭遇する可能性のある障壁はいくつかあります。このような障壁により、他者が情報、アイデア、考えを伝えるために使用するメッセージを受け取ったり理解したりすることが妨げられる可能性があります。^{[16] [17] [18] [19]}

言語

言語は人間のコミュニケーションに不可欠なものです。言語がなければ、人々が互いにコミュニケーションをとることは容易ではありません。人は言語を使って自分の考え、気持ち、意見、情報、感情を他の人に伝えます。

言語の壁は、誤解、非効率、不信感などにより、内部と外部の関係者間のコミュニケーションを困難にする可能性があります。障壁の形態としては、文化の違い、心理的な違い、方言や専門用語などが挙げられます。^[20]

異文化コミュニケーションと行動

異文化コミュニケーションは、宗教、社会、民族、教育的背景が異なる組織内で増加するさまざまなコミュニケーション上の問題を説明するためによく使用されます。個人が過去の経験や文化的背景に基づいて同僚間のコミュニケーションを解釈するため、異文化コミュニケーションはより複雑になります。異なる文化的背景を持つ2人が交流する場合、異文化コミュニケーションが発生する可能性が最も高くなります。^[21]

異なる文化では、礼儀正しい行動と悪い行動の捉え方​​も異なります。例として、ある文化では値段交渉が正しい規範とされていますが、他の文化ではそれが失礼に思える場合があります。^[22]

環境

ビジネスコミュニケーションにおける環境障壁は、気を散らすもの、エラー、欠陥、またはコミュニケーション相手以外のものになります。空間、騒音、気候の中で、迅速な結果を期待する組織が従業員の怠慢を許さない場合、時間は環境障壁になります。

高等教育機関ではコミュニケーションコースを提供しており、現在では多くの機関がビジネスコミュニケーションコースを提供しています。これらのコースでは、学生に効果的なコミュニケーションの方法を教えます。^{[23] [ 24]}これらのコースに参加することで、学生は他者とコミュニケーションをとる際に経験する可能性のあるコミュニケーション障壁を理解することができます。雇用者の93％は、明確なコミュニケーションスキルが学生の実際の専攻分野よりも重要であると考えていることが示唆されています。^[25]コミュニケーション能力は雇用者が求める能力であり、多くの場合、職業上の成功につながります。^[26]

• 1936年にシャンカールによって設立されたビジネスコミュニケーション協会（ABC）^[27]は、もともと大学ビジネスライティング教師協会と呼ばれ、「ビジネスコミュニケーションの研究、教育、実践を推進することを目的とした国際的な学際的な組織」です。
• IEEEプロフェッショナルコミュニケーション協会（PCS）[1]は、ビジネス環境を含む工学、科学、その他の環境における効果的なコミュニケーションを理解し、促進することに専念しています。PCSの学術誌^[28]は、ヨーロッパのコミュニケーションにおける主要な雑誌の1つです。この雑誌の読者は、技術情報やビジネス情報の効果的なコミュニケーションに関心を持つエンジニア、ライター、情報設計者、マネージャー、学者、教育者、実務家などです。
• Society for Technical Communication は、テクニカル コミュニケーションの理論と実践の発展を目的とした専門団体です。6,000 人を超えるテクニカル コミュニケーターが会員であり、北米最大のテクニカル コミュニケーター協会です。
• 国際ビジネスコミュニケーション標準は、わかりやすいレポートやプレゼンテーションの概念的および視覚的なデザインに関する実用的な提案です。

• 戦略的な話