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ワークフロー管理システム（WfMSまたはWFMS ）は、ワークフローアプリケーションとして構成された定義済みのタスクシーケンスの設定、実行、および監視のためのインフラストラクチャを提供します。
ワークフロー管理の分野には、いくつかの国際的な標準化団体が存在する。
ワークフロー管理の根底にある理論的基盤は、ペトリネットという数学的概念である。[ 4 ]
各ワークフローモデルには、タスク（ノード）と、ノード間の依存関係があります。タスクは、依存関係の条件が満たされたときにアクティブ化されます。
WfMSを使用すると、ユーザーはさまざまな種類のジョブやプロセスに対して異なるワークフローを定義できます。たとえば、製造現場では、設計ドキュメントが設計者から技術ディレクター、そして生産エンジニアへと自動的にルーティングされる場合があります。ワークフローの各段階では、1人の個人またはグループが特定のタスクを担当します。タスクが完了すると、WfMSは次のタスクを担当する個人に通知し、プロセスのその段階を実行するために必要なデータを確実に提供します。
ワークフローには、より複雑な依存関係を持たせることもできます。例えば、ある文書を複数の言語に翻訳する場合、翻訳マネージャーが言語を選択すると、それぞれの選択内容が別の翻訳者向けの作業指示書として有効化されます。すべての翻訳者がそれぞれの作業を完了して初めて、次の作業が開始されます。これは、上位レベルから下位レベルまでを網羅するプロセス管理と言えます。
WfMSは、重複するタスクを自動化し、未完了のタスクが確実にフォローアップされるようにします。ワークフローにおける人間のタスクを扱う主要な標準規格として、OASIS標準化団体によるWS-BPEL4People標準があります。
WfMSは、紙ベースの注文転送を置き換えるだけでなく、自動化されたプロセスを制御することもできる。
例えば、上記の設計ドキュメントが現在AutoCAD形式で利用可能であっても、ワークフローでCatia形式が必要な場合、自動化されたプロセスによって変換処理が実行され、次のタスクの担当者に通知されます。これがエンタープライズアプリケーション統合の概念です。
WfMSは、グリッドコンピューティングやクラウドコンピューティングなどの分散IT環境にも登場します。このようなシステムは、同じアプリケーションに属する可能性のあるさまざまなプロセスの実行を管理することを目的としており、多くの場合、提供されるサービスの品質（QoS）を保証する手段として使用されます。[ 5 ]
WfMSは、Microsoft OutlookやOffice 365などの既存の企業インフラを活用することで、さらに強化することも可能です。
WfMSの構成要素またはサブシステムは、以下のカテゴリに分類できます。
ワークフローシステムは、その機能に基づいて以下のカテゴリに分類できます。