経費・費用回収システム

経費およびコスト回収システム( ECRS )は、「抽出、変換、ロード」(ETL)の特殊なサブセットであり、コスト回収システム、ベンダーからの電子請求、および会計システム間のデータの移動を自動化することで、企業や組織のキャッシュ フローを改善するように設計されたプログラム、スクリプト、およびデータベースを含む強力で柔軟なアプリケーション セットとして機能します。

ECRS は、コンサルティング企業、会計事務所、法律事務所など、クライアントに時間と費用を請求する企業に最も適したETLの領域です。そのため、「支出」、「経費」、「費用」、「料金」という用語は同義語である可能性があり、業界固有のものである可能性があります。これらの用語は、ベンダー データから抽出され、ECRS で変換されてから会計システムに読み込まれるトランザクションの状態を指す場合があります。ECRS の「トランザクション」という用語は、通常、ある会社とベンダーの間で負債が発生する 1 回限りのビジネス交換の単一の記録を指します。会社は、それらの個別の負債を明細項目または要約された料金として自社のクライアントまたは顧客に渡すものと想定されています。

ECRS は、ベンダーとクライアントの請求書の間でデータを交換するために必要な手作業と管理作業の量を削減します。また、ECRS は、コスト取引の取得とさまざまな費用の電子請求、および会計データベースへの自動処理の間の遅延を最小限に抑えます。

コストが会計テーブルまたは請求テーブルに追加されると、ECRS の詳細なトランザクションは、請求書、明細書、請求書に移動するために、より高いレベルの合計に「ロールアップ」される可能性があります。ただし、詳細なトランザクションは、その後のレポートのために暫定的な ECRS テーブルまたはファイルに残しておくことができます。詳細なトランザクションを保持することで、会計システムにロードする必要があるトランザクションの数を最小限に抑えながら、監査目的、またはクライアント、顧客、請求書の受取人に対して特定の種類の費用を正当化するために詳細にアクセスすることができます。

ECRS には通常、コピー機、電話交換機、ファックス システムなどのデバイスや、宅配便、郵便サービス、クレジットカード、法的調査など のサービスの電子請求を制御するコスト回収システムから受信した詳細なトランザクションを保持するためのデータベース、テーブル セット、またはフラット ファイルが含まれます。

ECRS は通常、ソース システムまたは電子請求書からすべてのトランザクションを受信して​​保持します。これには、すべてのデータが正しい有効なトランザクションと、無効な要素または欠落した要素がある無効なトランザクションが含まれます。(注: ECRS は、すべてのフィールドが有効であるか、有効なデータ要素の最小数であるトランザクションをデータベースに受け入れることができます。) 一部の ECRS パッケージのインタラクティブな部分では、個々のコストの確認、更新、および修正が可能です。

一部の列に無効なデータがあるトランザクションは、後で修正するために保留され、業界および各企業のポリシーによって規定された「ビジネス ルール」に基づいて変換されるか、拒否されます。有効と見なされるトランザクションのみが、ビジネスの会計アプリケーションにロードされるよう移動されます。ECRS には、詳細なコスト トランザクションを渡す前に簡単に確認して修正できるオンライン機能が含まれている場合があります。システム内にすでにあるトランザクションの確認と修正は、拒否を印刷して請求書アプリケーションに直接手動で入力するなど、ECRS 以外の方法で使用されている従来の方法よりもはるかに簡単で迅速です。

ECRS 以外のプロセスでは、通常、有効なトランザクションのみがインポートされ、無効なトランザクションの例外リストが生成されます。次に、例外リストが印刷され、レポートに注釈を付けて無効なデータ要素を修正するユーザーに配布されます。注釈付きのレポートが完成し、請求部門または経理部門に返送されると、トランザクション全体を請求システムに手動で入力する必要があります。ECRS を使用すると、コストと時間のかかるこの手順が不要になります。

ECRS に受信されたトランザクションは、コストの作成に使用されたソース (電話、コピー機、配送サービス、外部複写など) とトランザクションを作成した従業員に関する情報で識別されます。オンライン修正機能を使用すると、ユーザーは自分が担当するトランザクションを表示し、無効なトランザクション (無効な日付、時刻など) を簡単に修正して、請求書処理に使用できます。セキュリティ機能を使用すると、ユーザーが直接または間接的に修正する責任があるトランザクション (部門を担当する秘書、営業担当者を管理する上司など) のみへのアクセスを制御できる場合があります。

コスト回収システムと電子請求を組み込んだ一般的なインストールには、請求システムをサポートする専用サーバー (ホスト)、ワードプロセッサ、グラフィックス、ドキュメント管理、スプレッドシートなどのユーザー アプリケーションをサポートするローカル エリア ネットワーク (LAN)、および従業員 ID、クライアント名、アカウント番号などのデータを入力するために使用されるコスト回収デバイスがあります。会計サーバーとコスト回収システムは通常 LAN に接続されており、各会計サーバーとコスト回収システム間でデータを定期的に転送する必要があります。

ECRS は、会計システムサーバーと LAN の両方でタスクをスケジュールする機能を提供できます。個々のタスクは、時間間隔で別々に実行することも、タスク リストにグループ化して一緒に実行することもできます。スケジュールされたタスクには、会計サーバーでの検証情報の抽出、検証情報の LAN への転送、コスト回収システムでのベンダーの検証テーブル (従業員 ID、会計コード、コスト タイプなど) の更新、LAN から会計サーバーへのコスト トランザクションの転送、および請求システムへのコスト トランザクションの処理が含まれます。トランザクション プロセスを自動化することで、管理オーバーヘッドを最小限に抑え、請求システムへのトランザクションの更新の遅延を減らすことができます。

高度な ECRS には、企業がシステム内でのユーザーの設定方法を制御できるようにするさまざまな機能が含まれています。

複数のユーザー識別子– 従業員を ECRS に記録して、サードパーティ システムでトランザクションやトランザクションの種類に関連付けるために使用される識別子を無制限に持つことができます。識別子には、内線番号、コピー ID、携帯電話番号、通話カード コード、サービス アカウント コード、ログイン ID、クレジットカード番号などがあります。

ユーザーのデフォルト アカウント– 従業員ごとに個人アカウントを設定する必要があります。これらのアカウントには、会社が定義した猶予期間内に修正およびロードされない無効なトランザクション (つまり、不正確なデータ要素や欠落したデータ要素) が送信されます。また、従業員 ID が総勘定元帳のアカウント番号にマッピングされることもあります。

ユーザーのアクティベーション ステータス– より優れた、またはより高レベルの ECRS アプリケーションでは、従業員の記録が永久に保持され、雇用日と解雇日が尊重されます。これにより、企業はこれらの日付に基づいてユーザーを有効または無効にすることができ、これは臨時従業員や定期雇用従業員 (夏季の交代要員、臨時雇用者など) にとって特に便利です。

ユーザー セキュリティ アクセス– アクセス権 (表示または編集) は、ユーザーとコスト タイプ別に設定できます。これにより、企業はユーザーのトランザクションにアクセスできるユーザーを制御できます。たとえば、パラリーガルは自分のトランザクションのみを修正できますが、秘書は複数の弁護士のトランザクションを修正できます。営業スーパーバイザーは、自分の担当者が行ったすべての電話通話を確認できますが、同じ部下の複製 (コピー、印刷、スキャン) コストのみを控除できます。

雇用主は従業員に対して変動料金または費用を設定できます。これらの料金の基準は、多くの場合、カウントベース (ページ数、コピー数、期間など) であり、請求システムに料金がロードされる前に適用されます。料金は費用の種類別に設定することも、1 回のトランザクション内のカウント数に基づいて複数の料金を設定することもできます。たとえば、企業は最初の 10 部のコピーに対して 1 ページあたり 0.20 ドルを顧客に請求し、その後は 1 部あたり 0.15 ドルを請求できます。

電話番号の基準– 企業は、長距離、市内、および FAX 通話で見つかった電話番号の受け入れと拒否のさまざまなレベルを設定できます。この機能は、自分で構築または購入した電話地理テーブルを使用してこれらの番号の説明を関連付ける機能とともに、完全な番号、市外局番とプレフィックス、または市外局番のみで通話を識別する機能を提供し、通話先の場所の識別を容易にします。より優れた ECRS では、交換機 (XXX-XXX) および番号レベル (XXX-XXX-XXXX) で会社名のカスタム入力が可能になります。

番号デフォルト アカウント– 電話番号または電話番号の範囲が企業のクライアントの特定のアカウントに関連付けられることが多い場合、一部の ECRS プログラムでは、課金システムへの通話トランザクションの処理中に、課金される通話でそのアカウントを自動的に識別できます。

アカウント検証レベル– 企業は、検証データのエクスポート、コスト取引のインポート、およびクライアント アカウント番号の変更または修正について、さまざまな基準を設定できます。データの処理と交換のさまざまな時点でさまざまな基準を許可すると、柔軟性が高まります。たとえば、新規または保留中のアカウントを請求システムから抽出し、外部のコスト回収システムに送信して、それらのアカウントで発生したコストを事前に特定できます。ただし、新規または保留中のアカウントのコスト取引は、会計データベースに正式に追加されるまで(つまり、契約に署名した後)、売掛金にロードできない場合があります。

アカウント投稿基準– 企業は、特定のクライアントまたはアカウント グループを、請求システムに別々にバッチ処理するよう設定できます。アカウントは、クライアント、場所、営業担当者、または取引タイプ (電話、FAX など) 別に選択できます。

ECRS では、シリアル通信、モデム、ディスケット、テープなど、LAN に直接接続されていないデバイスやベンダーからの電子請求書の処理など、さまざまなファイル転送方法をサポートしているため、アプリケーション サーバーとローカル エリア ネットワーク (LAN) 間のデータの移動が簡素化されます。

LANに直接接続されたデバイスやインターネット経由で利用可能なデバイスの場合、業界標準のファイル転送プロトコル (FTP)やネットワーク ファイル システム (NFS)などの他の転送方法も利用できます。NFS は、アプリケーション サーバー上のディスク ドライブがLANサーバーにマウントされているかのようにLANで認識できるようにするソフトウェアです。これにより、あるシステムから別のシステムへファイルを直接コピーできます。

検証テーブルの作成- それぞれのサードパーティ ベンダーの要件 (コピー、ファックス、配送料など) に一致する検証テーブルを作成するためのルールを設定できます。これらのルールは、抽出されるデータ要素と、すべてのクライアント、顧客の所在地、従業員 ID、内線番号、企業オフィスなどを含む抽出の基準を制御します。検証テーブルは、いつでもオンデマンドで作成することも、スケジュールされたタスクまたはタスク リストを使用して作成することもできます。

取引検証チェック- コスト回収システムや電子請求書からのデータの移動を監視するために、さまざまなオプションを設定できます。身元不明のユーザー、アカウント、または機器 (ECRS で定義されていないもの) からの取引は、通常、ECRS テーブルに自動的に保存されるのではなく、再テストのために保留されます。これらの取引の通知は、これらの取引を管理する責任があるユーザーに電子メールまたは画面表示で送信されます。このような手順の背後にある理由は、ベンダー (国内最大のベンダーであっても) が、実際には特定の会社に属していない取引を含めたり、ファイル全体または電子請求書を間違った会社に送信したりする可能性があるためです。このような事前検証により、ECRS テーブルの消去が防止され、A/R または請求システムのクリーンアップも防止されます。

会社アカウント コードが欠落しているか無効なトランザクションは、通常、ECRS データベースに書き込まれ、適切なユーザーに修正が必要であることが通知されます。これらのトランザクションは、修正または変更されるまで会計にロードされません。最後に、無効な形式と特定のデータは請求システムへのロードから除外され、受け入れられない形式で受信されたデータは、ECRS を通過できるファイルを作成するために事前処理またはフィルタリングされる場合があります。

トランザクション処理用に選択したオプションに応じて、ECRS はすべてのコストの記録とレポートを一元化する強力なアプリケーションとして使用できます。これにより、ユーザー、オフィス、クライアント、またはアカウント別にコスト レポート情報を取得するために、さまざまなシステムやアプリケーションにアクセスする必要がなくなります。詳細なコスト トランザクションは ECRS に保存および保持されるため、詳細レベルと概要レベルのレポートを常に利用できます。レポートは、ユーザー別、アカウント別、クライアント別、またはコスト トランザクションの種類別に生成できます。オプションには、トランザクションの未ロード、ロード済み、両方のステータスを選択できる機能や、コピー、ファックス、郵便料金などの 1 つ以上のトランザクション タイプ別に選択できる機能も含まれます。このような詳細なリストは、企業がクライアントまたは顧客にコストの正当性を提出する必要がある場合に特に役立ちます。

企業は、コスト回収のためにETLルールを使用して、特定のレベルの受信トランザクションに基づいて通知を行う必要があります。主な目的は、特定の最小値または最大値に近づいたり、達したり、超えたりしたときに従業員に通知することです。

通知レベルを確立するには、ECRS で次の条件を設定する必要があります。

• 特定の期間に特定のソースから予想される最小数量
• 特定の期間に特定のソースから予想される最大量
• 特定の期間に特定のソースから期待される最小値
• 特定の期間に特定のソースから期待される最大値

数量は、実際の取引数または物理的な対価です。価値は、ドル金額または金銭的な対価です。コピーやファックス ページなどの数量 (またはカウント) を提供するベンダーの場合、最初に定額を計算してから、価値に適用する必要があります。ソースは、地理的な対価です。これは、ベンダー全体 (既定)、オフィス、またはデバイスにすることができます。期間は、時系列の対価です。これは、月次 (既定)、週次、または日次にすることができます。また、各条件には 2 つのレベルが必要です。

1) 警告レベル – システム管理者または責任者に通知します

2) 例外レベル – 通知（上記）し、それ以降のプロセスを停止します

... 警告のログ記録や例外の電子メールなどのアクションを設定できるようにします。

また、条件のレベル設定に加えて、平均も許可する必要があります。システムで実行されるデータが多いほど、平均の精度が高くなります。平均が確立されたら、条件に加えて (または条件の代わりに)、許容範囲または通知範囲としてパーセンテージまたは差異を設定する必要があります。

以下は、コスト回収管理者が関連する通知に対して維持する必要がある内容を示すために設定されたチャート、グリッド、または表の例です。

AT&T、「Copitrak」/Control Systems、Equitrac、「Fedex」/Federal Express、「UPS」/United Parcel Service、および Verizon はすべて、登録商標および/またはそれぞれの商標を所有しています。

ベンダー – ベンダーデバイスタイプ

最小 – 最小報告レベル

最大 – 最大報告レベル

平均 – 平均額

Var – 差異報告レベル

Freq – 頻度 (D=毎日、W=毎週、M=毎月)

Src – ソース (D = デバイス、O = オフィス、V = ベンダー)

警告 – 警告

エラー – エラー ("例外")

数量 – 数量（取引数）

Val – 値（ドル金額またはアイテム数）

例：

Equitrac コピー –

次の場合に警告メッセージを生成します…

… 1日にどのデバイスからでも100件未満の取引

… 1日あたりどのデバイスからでも200ページ未満

… 1日に1,000件以上の取引をあらゆるデバイスから

… 1日あたり4000ページ以上をあらゆるデバイスから

… 1日の取引件数が1,000件未満

… 1日あたり2000ページ未満

… 1日あたり4000件以上の取引

… 1日あたり8000ページ以上

… 1 日のどのデバイスからでも、750 件を超えるトランザクションが 10% 以上減少または増加

… 1 日の取引数が 2,000 件より 10% 以上少ないか多い

各ベンダーは、ベンダー (「V」) ソースで少なくとも最小レベルと最大レベルを必要とします。ベンダーがオフィス内に複数の「デバイス」を持っていると仮定すると、ベンダーはさらにオフィス (「O」) とデバイス (「D」) に分類できます。

差異はオプションであり、おそらく「Var」列にゼロ以外の値を入力すると、最小/最大設定が上書きされます。また、最大列にゼロ (「0」) を入力すると、そのチェックは自動的にオフになります。

平均は、おそらく最大 1 年までの長期間にわたってシステムを通過するデータの増加によって決定および調整されます。

「毎日」の頻度を使用する場合は、月曜から金曜、土曜から日曜/祝日のグリッドまたはテーブルを構築する必要があります。

ECRS を使用すると、企業はコスト回収の管理に 1 つの包括的なソリューションを使用できます。完全に機能する経費とコスト回収システムを組み合わせることで、管理オーバーヘッドが大幅に削減され、企業のコストと経費の回収効率が向上します。ECRS を使用すると、さまざまなコスト追跡デバイスと経費を備えた小規模企業と大規模企業の両方に単一の集中サポート ポイントが提供されます。

現在、さまざまなベンダーやベンダー システムで使用されているテンプレートやレコード形式は数多くあり、さらに新しい形式が絶えず開発されています。電子データ交換 (EDI)には一連の「標準」がありますが、それらの標準の柔軟性により、ほぼすべての業界やベンダーが変更できるカスタマイズが可能になります。これは、Web ページを設計するためのハイパーテキスト マークアップ言語 (HTML)によく似ています。フレームワークは確立されていますが、各ブラウザー/ベンダーには独自の拡張機能、ルール、実装があります。

法律業界では、 Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES)を使用して標準化が試みられています。他の業界では、 ECRS およびETL アプリケーションがWebインターフェイス を使用するケースが増えているため、拡張マークアップ言語 (XML)が使用されています。

以下は、ベンダーまたは仲介会社から提供された取引情報を含む、人気のあるベンダーとコストの種類のリストです。

ASP、AT&T、ASTRA、Balmar、Big Apple、Cable & Wireless、Carpe Diem、Control Systems、Danyl、Dial Car、Docs Open、DTE、Eastern Connection、Equitrac、Expense Report Systems、Falcon Courier、Federal Express、File Maker、iManage、Infortext、Legal Fax、Lexis、MCI、Metro Legal Services、Microsoft、On-Line Lookup、On Time Delivery、PC Docs、Pitney Bowes、Pollcat、Postage、Records Management System、RedTop、Remote Time Entry、RightFax、Soft Solutions、Trac Systems、United Parcel Service、Verizon、Washington Express、および Westlaw はすべて、それぞれの登録商標および/または商標を所有しています。

これらは、ECRS インターフェースまたは ECRS と EDI を送受信する機能を備えた時間および請求システム パッケージを提供するベンダーです。

• エリート – トムソン・ロイター (http://www.elite.com)
• CMS オープン – Aderant (旧 Solution 6) (http://www.aderant.com)
• 法務 – Lexis-Nexis (http://www.lexisnexis.com/law-firms/practice-management/specialized-law/juris.aspx)
• ProLaw – トムソン・ロイター (http://www.elite.com/ProLaw)
• Javelan – Aderant (旧称 Barrister Information Systems、BISPoint、Keystone、Solution 6) (http://www.aderant.com)

Aderant、Barrister、CMS & CMS Open、Elite、Juris、Keystone、Lexis-Nexis、ProLaw、Solution 6、および Thomson Reuters はすべて、それぞれの登録商標および/または商標を所有しています。

これらは、ECRS アプリケーション、ECRS 製品、およびサードパーティの ECRS コンサルタントを提供するベンダーです。

• アルゴス
• ビルバック
• 制御システム
• コストウェア
• エクイトラック
• ERS
• ハーベスター
• ミニソフト
• ノーマン・ワイズ＆カンパニー
• nキュー
• ユーディーアイ
• ヴェールハイム
• ワールドワイド

Argos、BillBack、Control Systems、CostWare、Equitrac、ERS、Harvester、MiniSoft、Norman Wise & Co、nQueue、UDI、Wehrheim、および WSI はすべて、それぞれの登録商標および/または商標を所有しています。

• 統一タスクベース管理システム - 経費コード (UTBMS)

• オンライン法律調査費用の回収: 小規模法律事務所の収益性と顧客サービスの向上のためのベストプラクティス。Cary J. Griffith および Vicki C. Krueger、アメリカ法曹協会、2005 年、http://www.americanbar.org/content/dam/aba/migrated/genpractice/resources/costrecovery/WhitePaper_CostRecovery.authcheckdam.pdf
• チャージバックシステムと情報システムにおけるユーザーの関与。Margrethe Olson と Blake Ives、ニューヨーク大学ビジネス大学院、1981 年。
• 裁判費用回収システム。Stephen P. Perkins、ICM フェーズ III プロジェクト、2010 年、http://www.ncsc.org/~/media/Files/PDF/Education%20and%20Careers/CEDP%20Papers/2000/Court%20Cost%20Recovery%20System.ashx
• 経費およびコスト回収システム。M Foster / J Maksym / C Wehrheim / S Patocs、STC Network Systems、Whittier、2001、http://www.stcllp.com/docs/ecrs_overview.pdf。

• コストウェア – http://www.costwareinc.com/sw_overview.htm
• ECRS.US - http://www.ecrs.us
• WSI – http://www.wsi.net/ermodul.html
• nQueue - https://www.nqueue.com