エンタープライズフォームの自動化

エンタープライズ フォーム自動化は、紙ベースのフォーム、申請書、アンケート、契約書、その他の文書を管理、配布、完了、処理するための企業全体のコンピュータ システムまたはシステム セットです。ペーパーレス オフィスの概念において重要な役割を果たします。

JetForm Corporation は、1990 年代半ばに、書類処理を自動化するソリューションを説明するために初めて「エンタープライズ フォーム自動化」という用語を使用しました。このプロセスは後にAdob​​e Systemsに買収され、現在はAdob​​e LiveCycle製品スイートの一部となっています。2004 年、Efficient Technology Inc は、この用語をサービスとしてのソフトウェアに適用した最初の企業となりました。

エンタープライズ フォーム自動化とは、対話用に印刷されていない場合でも紙ベースの外観とエクスペリエンスを維持するドキュメント (フォーム、アプリケーションなど) に特に依存する紙ベースのプロセスの自動化を指します。「エンタープライズ フォーム自動化」ソリューションと見なされるには、システムがエンタープライズ ソフトウェア要件を満たし、特に書類と紙ベースのフォームの自動化に重点を置いている必要があります。

組織は、主要な機能と大規模なプロセスを自動化するためにエンタープライズ ソフトウェア ソリューションを実装します。これらの領域は、小規模なプロジェクトと比較してコストを大幅に削減できるためです。エンタープライズ レベルの実装には 10 万ドル以上のコストがかかることが多く、コスト削減を実現するには何ヶ月もかかります。そのため、組織は、すぐに金銭的なメリットやコスト削減が得られないため、小規模な機能の自動化を無視します。機能が自動化され、エンタープライズ システムのソフトウェア コストが下がると、組織は効率性を高めるために低レベルの機能を自動化し始めます。さらに、Adobe の PDF モデルなどの標準や Quik! などのサービス モデルの出現により、企業はエンタープライズ フォーム自動化ソリューションを使用してフォームへの入力を自動化しようとしています。

フォームの自動化は、環境にもプラスの「グリーン」影響を及ぼします。企業は廃棄物と二酸化炭素排出量を削減するために、紙をなくす方法を模索しています。エンタープライズ フォーム自動化システムでは、紙を完全になくすか、企業が使用する紙の量を大幅に減らすことができます。また、紙のフォームの配送コスト、印刷コスト、保管コストも削減できます。さらに、紙ベースのプロセスを自動化すると、取引の実行にかかる時間が大幅に短縮され、エラー、拒否、修正が減り、ユーザーが手作業に費やす時間が解放されます。

ペーパーレス オフィスのコンセプトの現代的な実装には、文書の作成と文書の管理という 2 つの主な焦点があります。主要なシステム (エンタープライズ リソース プランニング、顧客関係管理、会計ソフトウェアなど) がすでに紙を完全に置き換えているため、使用が残っている紙は主に、データの取得、レポートの生成、および通信の配布のプロセスによって生成されています。ソフトウェアとコンピューターが進化するにつれて、最初に対処された問題は、文書管理システムによる既存およびレガシー ドキュメントの管理でした。

文書管理およびアーカイブ システムには、フォーム自動化機能がいくつか用意されています。通常、文書管理システムが文書の処理を開始するのは、文書がスキャンされたとき、またはシステムに送られたときです。多くの文書管理システムは、光学文字認識(OCR) によって文書を読み取り、そのデータを文書管理システム内で使用できます。この技術はペーパーレス オフィスに不可欠ですが^[1]、そもそも紙を生成するプロセスには対応していません。

紙をなくすための究極のステップは、文書の作成方法を変えることです。1993年、Adobe Systemsは、ほとんどのコンピュータプラットフォーム間で文書を普遍的な方法で交換できるようにするため、 Portable Document Format (PDF) を導入しました。この形式は、電子文書の作成、転送、操作、アーカイブの基盤を築き、2008年にISO標準になりました。^[2]さらに、PDFモデルは、既存のデータを事前に入力してPC画面で手動で入力できるフォームを自動化する方法を確立しました。これにより、印刷されたフォームを削減または排除できます。

一般的なエンタープライズ フォーム自動化の実装では、通常、次の要素が組み合わされます。

• 紙ベースの文書の電子版ライブラリ（PDF 形式または同等の形式）
• フォームに入力するデータを収集する既存のデータまたは Web ページのデータ ストア
• データベースやデータストアから既存のデータを電子フォームに事前入力するソフトウェア
• 処理中または部分的に完了したフォームを保存するソフトウェア
• 電子フォームデータをキャプチャして変換するソフトウェア
• フォームとデータとのやり取りを管理するワークフロー システム
• 送信と検証中のフォームとシステム間の双方向メッセージング
• フォームの画像と電子フォームデータを照合するバーコードソフトウェア
• 電子的に署名をキャプチャするデジタル署名ソリューション

これらのテクノロジーを使用する上での主な課題は、リソース計画と実装コストです。ただし、必要なテクノロジーはすべて、少なくとも 2000 年から存在しています。さらに、米国議会は、グローバルおよび国内商取引における電子署名法(ESIGN 法) を法制化し、企業がデジタル署名を有効な署名として受け入れることを可能にしました。法律が施行されても、企業は、妥当なコストで設計、構築、保守するために必要なコストとスキルのために、このようなソリューションの採用を遅らせています。

2 番目の課題は、既存のプロセスに電子フォームを統合することです。これにより、既存のデータ ストアにアクセスし、フォームからデータを供給できるようになります。統合を支援するツールは存在しますが、ほとんどの実装では、特定のフォームとデータ ソース用のカスタム プログラミングが必要です。

これらの課題の多くは、ミドルウェア ソリューション、テクノロジ プラットフォーム、およびそれらを結び付けるサービスによって解決されます。エンタープライズ アプリケーション統合​​(EAI) として知られる EAI ソリューションの開発者は、Web ベースおよび集中管理機能を活用し、レガシー システムを活用するための新しいコスト効率の高い方法を継続的に導入しています。^[3] EAI テクノロジが進歩するたびに、エンタープライズ フォームの自動化の実装と管理が容易になります。

• ドキュメント自動化
• フォーム（文書）