電子文書および記録管理システム

電子文書および記録管理システム( EDRMS ) はコンテンツ管理システムの一種であり、文書管理システムと記録管理システムを組み合わせた技術を統合システムとして参照します。

通常、システムでは、ドキュメントまたはファイルは、レビュー、承認、ロックダウン、および (場合によっては) 公開の段階まで、使用を待機するまで、進行中の作業とみなされます。ユーザー コンテンツを含む保存されたフォームのバージョンは、組織内の正式な記録になります。

文書が記録のステータスに達すると、組織は、記録ライフサイクルの後半をどのように進めるかを規定するベストプラクティスまたは法的に強制される保持ポリシーを適用できます。これには通常、記録に関連し、記録に適用される最終処分スケジュールをトリガーするいくつかのイベントが発生するまで、保持 (および変更からの保護) が含まれます。最終的に、通常はこれらのイベント後の設定された時間に、記録は破棄されます。

さまざまなソフトウェアベンダーがエンタープライズレベル（つまり、企業内のすべての文書と記録の管理を対象とする）でこれらのシステムを提供しています。^[1]

これらのベンダーは、これまで電子文書管理システムを提供し、小規模な記録管理システム会社を買収してきました。統合のシームレスさと、電子記録を管理するという記録管理コンポーネントの本来の目的により、最終的なシステムの導入と使用の複雑さが決まります。

• ビジネスプロセス管理(BPM)
• ケース管理と問題管理
• エンタープライズ コンテンツ管理(ECM)
• 走査
• Web コンテンツ管理(WCM)

文書および記録に関する著名な専門組織には以下のものがあります。

• 記録管理者および管理者協会(ARMA International)
• 情報記録管理協会(IRMS)