入札者会議

入札者会議は、企業間プロジェクト ビジネス アクティビティとして実行されることを意図した主要なプロジェクトやプログラムでよく行われます。プロジェクトの所有者が、製品ベンダーやサービス プロバイダーなどの売り手から作業項目を購入することを決定した後に使用されます。入札者会議は、すべてのベンダーが入札を提出する前にプロジェクトの要件と調達プロセスを平等に理解するというプロジェクト所有者の意図を反映しています。これにより、入札プロセスが関係者全員にとって公平になります。

通常、RFQ (見積依頼) の前に、RFP (提案依頼)、ITB (入札招待) などが入札候補者に送られます。入札者会議は、プロジェクトの所有者 (購入者となる) によって入札プロセスの重要な部分として組織されます。多くの場合、入札者会議への参加は、その後の実際の入札プロセスに登録して参加するための前提条件です。したがって、ほとんどの場合、入札者会議は入札手順の初期段階で開催されます。

入札者会議への招待では、招待された売り手に伝えられる厳格なルールが実施されることが多い。[i]

入札者会議の共通の重要な要素は、プロジェクトのプレゼンテーションです。入札者には、購入者の購入条件 ( T&C ) や入札プロセスに適用されるコンプライアンス要件、そして後にプロジェクトの実行に適用される調達プロセスについても紹介されます。売り手は、入札を提出する必要がある契約パートナーと、プロジェクトへの期待される貢献のタイムライン、具体的には入札の提出日についても理解します。^[要出典]

その後、会議は質疑応答（Q&A）セッションに入り、入札者は質問を投げかけ、プロジェクトの見直しで明確化または調整したい要素や問題について話し合う機会が与えられます。ここで重要な点は、1人の売り手が質問をしている間、他のすべての売り手がその質問に平等にアクセスでき、プロジェクト所有者の回答にも平等にアクセスできることです。[ii]

入札者会議は、プロジェクトの初期段階で両者が意見やアイデアを交換し、お互いを知るための貴重な機会です。

入札者会議の最も重要な目的は、すべての売り手に平等な情報が提供され、差別が起こらないようにすることです。産業プロジェクトビジネスでは、これは公平性と適切なガバナンスの問題と見なされます。政府プロジェクトでは、これらは多くの場合、法的要件の一部です。競合他社との取引に敗れた入札者が、入札プロセスが差別的であったと法廷で主張できる場合、入札者は買い手の決定に抗議することができます。裁判所が決定を確定するまで、プロジェクトは停止し、お金と時間の両方を無駄にします。買い手が最終的に裁判に勝ったとしても、問題のプロジェクトはすでに遅れており、予算を超過しています。したがって、入札者会議は、すべての入札者が同じ情報にアクセスできたことを文書化するプロセスであるため、プロジェクトを「抗議に耐えられる」ものにするために政府調達でよく使用されます。

入札者会議は、多くの場合、すべての入札希望者が、集団的または個別に参加できます。会議は必須であることが多く、入札プロセス全体の重要な部分を占めます。

入札者会議中は議事録が作成され、イベントの終了時に参加者に配布されます。

会議終了後、売り手は自社の製品やサービスを提供する意向を表明し、実際の入札者となるか、入札プロセス全体から撤退することを選択します。

一般的な次のステップは、売り手がRFI (情報要求) に応答し、買い手に自己紹介して自社の事業に関する情報を明らかにすることです。売り手が入札者および/または潜在的な請負業者として受け入れられた場合、売り手は事業分野の責任者に連絡し、RFP (提案依頼)、ITB (入札招請)、および/または同様の調達文書を入手し、入札、提案、および/または他の種類/形式のオファー文書の形式でオファーを提出します。

プロジェクトの所有者に受け入れられた入札者は将来の請負業者となり、プロジェクトの所有者は顧客となります。これがプロジェクトビジネス関係を際立たせ、ユニークなものにするものです。

今日の^{[いつ? ]}ビジネスの世界では、入札者会議は、ビデオ会議やその他の電話会議ソフトウェアやプラットフォームなどの最新の通信技術を使用してリモートで開催されることが多くなっています。仮想入札者会議機能を有効にすることは、ほとんどの調達ポータルで重要な機能です。仮想入札者会議により、入札者は地理的にどこにいても参加する機会が得られるため、入札プロセス全体の競争力とコスト効率が大幅に向上します。

いくつかの用語は互換的に使用されますが、その中には次のものがあります。

- 入札者会議[iii]

- 入札者会議[iv]

- 入札者会議[v]

- 入札前会議[vi]

• 入札
• 間接調達
• エンジニアリング、調達、建設

[i] 例：カナダ公共サービス・調達省 – 標準調達条項および条件（SACC）マニュアル、第3.115項。入札者会議、https://buyandsell.gc.ca/policy-and-guidelines/supply-manual/section/3/115（2022年1月19日閲覧）

[ii] 例：入札者会議の質疑応答セッションの記録：https://moed.baltimorecity.gov/news/press-releases/2021-09-23-bidder%E2%80%99s-conference-questions-and-answers（2022年1月19日閲覧）

[iii] 「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」（PMBOK®ガイド）、第6版、87ページ、プロジェクトマネジメント協会（PMI）発行

[iv] 「プロジェクトビジネス研究書」78ページ、プロジェクトビジネス財団発行、https://my.project-business.org/resources/Documents/Project_Business_Study_Book.pdf（2022年1月19日閲覧）

[v] IGI Global Dictionary、https://www.igi-global.com/dictionary/bidders-conference/2417（2022年1月19日閲覧）

[vi] 「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」（PMBOK®ガイド）、第6版、87ページ、プロジェクトマネジメント協会（PMI）発行

• 「PMP 認定試験のために知っておくべき調達ツールとテクニック - dummies」。dummies。2017年 5 月 8 日閲覧。