会議（議会手続き）

議会手続きのガイドとして広く使われているロバーツ議事規則によれば、会議とは意思決定を行うために人々が集まることである。^[1]この「会議」の意味は、一般的な会議が必ずしも意思決定を目的として行われるわけではないという点で、一般的な意味とは異なる可能性がある。

各会議は、独立したセッションである場合もあれば、セッションを構成する会議グループの一部ではない場合もあります。会議の頻度はさまざまで、四半期間隔よりも長い間隔で会議が開催されるかどうかによって、特定のアクションが影響を受けます。会議には、定例会議、臨時会議、年次総会など、さまざまな種類があります。各会議には、会議中に取り上げられる予定の業務をリストした議題がある場合があります。会議の記録は議事録にまとめられます。

セッションとは、単一の業務、プログラム、議題、または発表された目的に専念する会議または一連の関連する会議です。^{[2] [3]}組織の定款では、「セッション」という用語の特定の意味を定義することができます。ほとんどの組織では、各セッションは単一の会議のみで構成されます（つまり、「セッション」と「会議」はこの場合同義語です）。

セッションの重要性は、一般的に、1回のセッションでは将来のセッションでグループを拘束する決定を下すことができないことです。セッションは動議の更新可能性に影響を及ぼします。同じセッションで同じまたは実質的に同じ問題を2回提起することはできません。ただし、議会に再度問題を持ち込む動議による場合は除きます。^[4]

四半期の期間とは、特定の行動の実行または延期に関する時間制限を表します。2 つのセッションの間に四半期を超える期間が存在するのは、「最初のセッションが終了した暦月の 3 か月後までに 2 回目のセッションが開始される」場合です。^[5]たとえば、会議が 1 月に開催される場合、前回の会議が前年の 10 月 1 日以降に開催されるか、次の会議が当年の 4 月 30 日以前に開催される場合は、もう 1 つの会議は四半期の期間内です。^[5]

次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合、動議を次回の会議に延期することはできません。^{[6]組織の次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合、現在の会議の}議事録を承認するための理事会または委員会を任命するのが慣例です。^[7]会議で議題に挙げられ、会議の終了までに議題から取り下げられなかった動議は、次回の会議が四半期以上の間隔で予定されている場合は廃案となりますが、次回の会議が四半期以内の場合は、その会議で動議を取り下げることができます。^[8]

『ロバーツ議事規則新改訂版』では、次の種類の会議について説明しています。

• 定期会議 – 組織が通常、一定の間隔で開催する会議。^{[9] [10]}たとえば、組織の毎週または毎月の会議などです。
• 臨時会議 – 必要に応じて定例会議とは別に開催される会議。^{[10] [11]}
• 延期された会議– 通常会議または特別会議から継続される会議（「継続会議」とも呼ばれます）。^{[10] [12]}この会議は、そのように動議によって予定されています。
• 年次総会– 毎年開催される会議。^[13]この会議は、選挙や役員からの年次報告が行われるなど、通常の会議と異なる場合があります。
• 執行委員会– 議事進行が秘密にされる会議。^{[14] [15]}
• 公開セッション – 通常は政府機関が一般公開する会議。^{[16] [17] [18]政府機関の場合、}公開会議法により、このような会議は一般に公開される必要がある場合があります。^[19]
• 電子会議 – インターネットなどの電子手段で開催される会議。^[20]上記の種類の会議はいずれも「電子」会議として開催することもできます。

グループは、1日または1週間以上にわたって数回の会合を持つ大会に集まることもあります。 ^[21]大会は、組織の年次総会に関連して開催されることもあります。

会議の「招集」とは、会員に事前に通知するために送られる、時間と場所の通知である。^{[10] [22] [23]}通常、組織の幹事が招集通知の送信を担当する。^{[24] [25]}招集通知には、会議で取り上げられる議題や議題リストも含まれる場合がある。組織によっては、招集通知にどのくらいの事前通知が必要かという要件がある場合もある。たとえば、招集通知は会議の少なくとも 30 日前に送信する必要があると規定されている場合がある。^[26]

この「会議の招集」の意味は、会議が始まることを意味する「会議の秩序を定める」こととは異なります。^[27]

議題とは、開会の宣言から始まり、休会で終わる、議題が取り上げられる順番に並べられた会議活動のリストです。^[28]通常、議題には、実行されるべき1つ以上の具体的な業務項目が含まれます。1つ以上の活動の具体的な時間を含めることもできますが、必須ではありません。

組織には会議の運営に関する独自のルールがあります。米国のほとんどの組織は、ロバーツ議事規則を規則の補足ガイドとして使用しています。 ^[29]米国外では、組織は議会の規則に似た規則に従う場合があります。^[30]

議事録は議事録または非公式にはメモとも呼ばれ、会議や公聴会の即時記録です。議事録には通常、会議の出来事が記述され、出席者のリスト、参加者が検討した問題の説明、問題に対する関連する回答や決定などが含まれます。

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