貨物監査

定義上、監査とは、

• 記録または財務口座を検査してその正確性を確認すること。
• 勘定の調整または訂正。
• 検査され検証されたアカウント。

したがって、貨物監査ベンダーは、貨物請求書の正確性を検査、調整、検証するベンダーです。

したがって、貨物監査とは、貨物請求書の正確性を検査、調整、検証するプロセスです。

'運送費

• 運送契約の条件に基づき、いかなる手段であれ、商品をある場所から別の場所へ移動する際に商人が負担する費用。輸送費に加えて、梱包、書類作成、積み込み、荷降ろし、輸送保険などの要素が含まれる場合があります。

近年見られるように、輸送費の高騰は新たな懸念事項となっています。輸送費は原油価格の上昇により上昇しており、すべての輸送費は燃料価格に直接関係する輸送費に大きく依存しています。燃料費の変動が大きく、将来の輸送費の見通しが立たず、輸送費の見積もりが非常に複雑なため、輸送費の検証は人的ミスやプロセスエラーの影響を受けやすく、組織が負担していないサービスに対して過剰に支払わないようにするために適切な監査が必要です。

フォワーダーの 運賃は通常、複数のスプレッドシートで管理されており、通常、各フォワーダーは顧客に対して異なる運賃形式を持っています。組織は運賃を手動で計算する作業に困惑しており、顧客が毎月何百もの出荷を行っている場合、この作業は困難になる可能性があります。ほとんどの組織には、発行されたすべての運賃請求書を計算する人員がなく、せいぜいランダムサンプリングを実行して、サンプルの請求書が正しく請求されているかどうかを確認するだけです。一部の組織には運賃監査を自分で実行する人員がありますが、運賃監査に必要な手作業の面倒な作業は通常、アウトソースベンダーが提供できるよりもはるかに高価になります。監査、特に2021年、2022年、2023年の海上運賃の事後監査は、各荷送人組織にとって不可欠です。米国では、3 年間の時効があり、輸入業者と輸出業者は、請求書を誤って作成した物流業者から返金補償を受ける特別な機会を得られます。海上貨物の監査は、一般的な貨物の監査と比較して独特で、海上貨物業界では「10,000」時間を超える例外的な作業時間を必要とします。海上貨物の監査における世界有数の専門家は、freightaudit.com と oceanaudit.com の Steve Ferreira 氏であると一般に認められています。

インバウンドロジスティクスでは、貨物監査プロセスの詳細を次のように示します。

「監査プロセスを開始するには、貨物料金支払い会社が顧客の貨物料金請求書を運送業者から直接受け取ります。請求書は、電子データ交換 ( EDI ) または手動で受信され、請負業者のシステムに入力され、すぐに表示されます。請求書が入力されると、正確性について監査されます。監査人は、請求書の有効性、走行距離、重複支払い、付加料金、正しい料金の使用を確認します。監査後、料金はコード化され、調整され、請求書が支払われます。」

一部の企業は、運賃の支払いにセルフビリングと呼ばれるプロセスを採用しています。顧客は自分で運賃を計算し、クレジットノートを使用して請求書を発行するように貨物運送業者に指示します。このプロセスにより、運賃計算を修正する責任が顧客から運送業者に移ります。

現在使用されている貨物監査には 3 つのモデルがあります。3 つのモデルは以下のとおりです。

1. 手動照合 - 国際輸送量の増加に伴いコスト、エラー、未回収料金が増加するため、社内スタッフに請求書を手動で処理し、監査を実施するための費用を支払います。
2. パッケージソフトウェアを購入する - ライセンス料を前払いしてソフトウェアパッケージ (TMS) を取得し、その後、高価な社内リソースを使用して、ソフトウェア、料金、キャリアへの電子統合をインストール、運用、保守します。
3. アウトソーシング- サードパーティ企業に料金を支払い、貨物の請求書を送り、サービスの管理、不一致の追跡、未回収料金の回収のための追加コストと時間を負担します。アウトソーシングは通常、コンティンジェンシー価格設定モデルです。

最初のオプションである手動照合は面倒であり、貨物請求書の監査コストは貨物請求書の数に比例して増加します。

2 番目のオプションであるパッケージ ソフトウェアを購入すると、請求書処理の時間とリソースを節約できますが、専門的なプロセスとシステムを維持するために、スタッフのトレーニングとシステム インフラストラクチャに投資する必要があります。貨物監査システムにより、日常的な貨物計算と照合プロセスが不要になり、システムのユーザーは、貨物料金の分析、貨物運送業者との交渉、貨物運送業者との貨物請求書の不一致の回復などの付加価値アクティビティを実行できるようになります。

オプション 3 の場合、理想的には、サードパーティ企業は貨物監査システムを使用し、貨物請求書を手動で処理しないでください。専門のユーザー チームが管理する貨物監査システムでは、ユーザー トレーニングのコストとインフラストラクチャのセットアップ コストが不要になります。アウトソーシングのコストはパッケージ ソフトウェアを購入するよりも高いように思われるかもしれませんが、これには貨物システムのメンテナンス コストが含まれており、顧客の非専門家のチームが管理するにはコストが高くなる可能性があります。

貨物監査は、出荷または貨物請求書レベルで実施できます。標準パッケージの標準重量を持つ会社は、貨物監査プロセスの複雑さを軽減するために、貨物請求書レベルで貨物請求書を監査することを選択できます。これは貨物請求書検証と呼ばれ、このプロセスは出荷レベルでの貨物監査に比べて簡単です。より複雑な出荷プロセスを持つ会社は、貨物請求書検証を選択することができます。この貨物請求書検証プロセスは、顧客が出荷とパッケージの測定値を使用して貨物見積もりに対して計算し、最終的に貨物請求書と比較できるようにする柔軟なソリューションです。詳細な出荷情報を入手することで、顧客は製品ライン レポートごとに貨物コストを分析したり、支払い情報を ERP システムにインターフェイスしたりできます。

インバウンド ロジスティクスは、多くの企業にとって、アウトソーシングは貨物請求書を適切に監査および処理する最も経済的な方法である可能性があると指摘しています。また、社内貨物請求書の確認、処理、および最終的な支払いにかかるコストは約 11 米ドルで、アウトソーシングのコストは社内コストの約 5 ～ 10% であり、請求書の不一致によるコスト削減は含まれていないことも指摘しています。不一致は貨物請求書の 8.8% にも及ぶことがあります。

貨物監査のプロバイダーは、自動コスト配分、請求書の削減、および特定の運送業者への出荷の統合や各製品グループの陸揚げ原価計算などのインテリジェントなビジネス上の決定を顧客が下せるよう包括的なレポートを提供することもできます。これらのレポートは、対象地域で製品を成功させるための製品原価計算および計画戦略にとって重要です。

運送業者の運賃を比較するために運賃レポートを生成でき、顧客はそのようなレポートを使用してサービスの不具合をフラグ付けしたり、より良い運賃取引を交渉したり、より良い料金で運送業者に出荷を統合する機会を得たりすることができます。顧客は、運送業者が提案する新しい運賃またはパッケージの運賃計算をシミュレートし、これが自社のビジネス モデルに適しているかどうかを判断できます。追加料金の変動が大きいと、経理部門は運賃の発生を把握しにくくなります。運賃請求書検証モデルを選択することにより、顧客は会計目的で発生する運賃を予測できます。これは、リスクの低減と会社のキャッシュ フローの予測可能性の向上につながります。Akzo Nobel の自動運賃監査プロセスでは、運賃見積もりの​​時点から支払いプロセスまで、人間のコミュニケーションと介入を排除することで、運賃会計に対するより厳格な管理も確立しました。人間によるコミュニケーションを制御し、人間の介入を最小限に抑えることで、監査プロセスは偏りがなくなり、適切なプロセスから逸脱する可能性が低くなります。

Ocean Audit によれば、荷送人の 3 年間の海上貨物輸送費総額の最大 5% が返金可能であり、それらの資金は監査後の環境で発見され、荷送人に送金されます。