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議会手続きにおいて、要請および照会とは、審議機関の構成員が情報を入手したり、議会の許可を必要とする行為を行ったりするために用いる動議である。職務の免除を求める要請を除き、これらの要請および照会は議論の対象にも修正の対象にもならない。
会議において、議員は情報を入手したり、議会の許可が必要な行為を要求したりすることがあります。これらの要求や問い合わせは、他の議員が発言している際に、緊急の対応が必要な場合に行うのが適切です。要求や問い合わせには、議事進行に関する質問、情報提供の要請、動議の撤回または修正の許可の要請、文書の朗読の要請、その他の特権の要請などが含まれます。[ 1 ]また、議員は職務の免除を要請することもできます。[ 2 ]
会議において特定の状況に適用される規則や手続きについてメンバーが不明な場合、メンバーは議長に議事質問を求めることができます。主な目的は、メンバーが議長の指導を受けて適切な行動をとれるようにすることです。[ 3 ]
議会調査は、議事日程の要求や議事進行上の問題提起の巧みな代替手段として用いられることがある。[ 4 ]
メイソンの立法手続きマニュアルには、「議長は、議会法に関する一般的な質問に答える義務はない」と記載されている。 [ 5 ]また、議長は仮説的な質問に答える義務もない。 [ 6 ]この動議は、「議長、私は議会調査のために立ち上がります」と言うことで行われる。 [ 6 ] [ 7 ]
議事手続きにおいて、情報要求とは、議長または議長を通じて他の人物に対し、審議中の議題に関連する情報を求める要求のことである。ロバート議事規則第11版改訂以前は、この手法は「情報提供の要請」として知られていた。この動議が情報提供のためのものであり、正しくは要求であるという誤解を避けるために変更された。[ 8 ]
要請で求められる情報は、一般的に議論中の実質的な事項に関するものであり、したがって、議会手続きに関する情報を要求する議会調査とは異なります。他の議員が質問に答える場合、その議員が答えるのに費やす時間は、その議員の持ち時間から差し引かれます。したがって、情報要求が誰かの発言を中断して質問をするために使われる場合、議長はその議員に中断されても構わないか尋ねます。情報要求は、議論の中で述べるべき点を議員に思い出させるため、または議員の立場に反論する目的で使用できますが、常に質問の形で提示されなければなりません。[ 9 ]
メイソンの立法手続きマニュアルには、「議員が他の議員に質問したい場合は、議長を通じて質問することができますが、議員に直接質問することは無礼であり、議事規則の重大な違反です…最初の回答で質問に十分に答えられない場合は、限られた数の追加質問を許可するのが慣例です」と記載されています。さらに、議員に向けられた質問は、議会で審議されている議題にのみ関連するものでなければならないこと、議員の性格や行動、執行部や他の役員に関する質問、または議員がどのような方針を取るつもりなのかを尋ねる質問は許可されないこと、そして質問の目的は情報を得ることであり、議会に情報を提供することではないことが制限されています。したがって、質問には、質問を理解するために必要であり、かつ証明できる場合を除き、事実の記述を含めることはできません。また、質問に議論を含めることもできません。つまり、質問は討論とは区別されます。議員は、討論できない動議の意味、目的、または効果について質問する権利があります。[ 10 ]
審議を行う議会において、動議の撤回または修正の許可を求める動議は、動議の提出者が議長によって動議が述べられた後に、その動議を撤回または変更したい場合に提出される。
ロバート議事規則新改訂版（RONR）によれば、議長が動議を述べる前であれば、動議提出者が動議を取り下げたり修正したりするのに許可は不要である。[ 11 ]動議が議会に提出された後は、動議を取り下げたり修正したりするには議会の許可が必要となる。[ 11 ]
時には、審議中の動議に対して「友好的な修正」が求められることがあります。動議が議会に提出されている場合、動議の提出者ではなく議会のみがそれを修正できます。[ 12 ]ただし、全員一致の同意によって解決することも可能です。[ 3 ]
主動議が撤回された場合、それに付随する動議（修正案など）もすべて議会に提出されなくなる。[ 13 ]
文書朗読を求める動議は、審議機関の議員が演説の一部として、論文、書籍、原稿、新聞、その他の文書を朗読することを許可するために使用される。
通常、この動議は全員一致の同意事項として処理されます。[ 14 ]この動議を提出する必要がある理由は、このような朗読が遅延戦術として行われるのを防ぐためです。
デメテルの議会法と手続きマニュアルによれば、議員はそのような文書から読み上げることができるが、異議が申し立てられ、賛成され、多数決で採択された場合は、読み上げを中止しなければならない。メモを参照することは読み上げとはみなされず、役員や委員会の書面または印刷された報告書を紙、年鑑などから読み上げることは、そのような異議の対象とはならない。[ 15 ]
メイソンの立法手続きマニュアルには次のように記載されています。[ 16 ]
会員は、団体の許可なく、いかなる紙や書籍から読み上げたり、書記に読み上げさせたり、スピーチの一部として電子録音を使用したりする権利を有しません。ただし、この規則は、団体の時間と忍耐を故意に、または著しく濫用する場合を除き、厳密に適用されることはありません。ただし、会員が特権を濫用しない限り、スピーチの一部として印刷された抜粋を読むことは慣例として認められています。会員は、団体の許可なく、自分で書いたスピーチを読む権利を有しません。これも時間の濫用を防ぐためであり、特権が濫用される場合を除き、拒否されるべきではありません。会員はメモを見ながら話す権利を有します。
審議機関において、例えば、審議中の動議がない状況でプレゼンテーションを行いたい場合などに、「その他の特権の要求」という表現が用いられる。
一般的に、これらの要求は全員一致の同意によって処理されます。[ 17 ]それ以外の場合は、多数決で要求が承認されます。
デメテルの議事規則と手続きマニュアルには、許可されていない目的の要求には全員一致の同意が必要であり、組織の法律または議会の通常の慣行で別段の定めがない限り、1つの反対で同意が無効になると記載されています。例としては、非会員に議会で演説させる要求などが挙げられます。さらに、デメテルは次のように述べています。[ 18 ]
こうした要求によって生じる遅延を防ぎつつ、正当な要求には耳を傾けるため、賢明で注意深い議員は立ち上がり、「議長、異議を申し立てる権利を留保しますが、彼はどのような目的で発言を求めているのですか」あるいは「X氏は何を議論する予定ですか」と尋ねることができます。こうして、目的が正当でない場合は、異議を申し立てる資格が与えられます。
職務免除の申請は、審議機関の構成員が、一定数の会議への出席、講演や論文の準備、委員会への参加、その他課せられた職務から免除されることを希望する場合に用いられます。これは辞任とも呼ばれ、役員職からの辞任、あるいは組織自体からの辞任にも用いられることがあります。
義務付けられていない職務は、委員が指名された時（または初めて知った時）に辞退することができますが、委員が沈黙した場合、その委員は職務を受諾したものとみなされます。その時点で、委員が職務を遂行できない、または遂行する意思がない場合、その委員は通常、書面で事務局長または任命権者に辞任届を提出し、議長は辞任を受理する動議を引き受けます。他の要求や問い合わせとは異なり、この動議は議論や修正が可能です。[ 19 ]委員は、辞任が受理されるか、受理される合理的な機会が与えられるまで、職務を放棄してはなりません。
時には、メンバーが辞任を取り下げたい場合があります。これは、辞任が承認機関に提出される前であればいつでも可能です。総会に提出された後は、その機関の同意によってのみ取り下げることができます。[ 20 ]
要求を受け入れるには過半数の賛成が必要であるが、通常は全員一致で承認される。[ 19 ]