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警察証明書とは、申請者がその国に滞在していた際に、警察や政府機関が行った身元調査の結果として発行される公式文書です。犯罪歴には、逮捕、有罪判決、場合によっては刑事訴訟などが含まれます。警察証明書は、香港では「善良市民証明書」、オーストラリアでは「警察身元調査証明書」、カリブ海諸国では「善良な人格証明書」、または「司法記録抜粋」とも呼ばれます。
犯罪歴照会を依頼する際、申請者は指紋や特定の個人情報を提出する必要がある場合があり、警察や政府機関は手数料を請求する場合があります。
申請者が以下の条件に該当する場合、警察証明書が必要となる場合があります。
フィリピンでは、住民が証明書をデジタルで申請できるオンラインの警察証明書申請システムも提供されている。
各国の法律によっては、申請者は法律で定められた期間を超えて滞在した国について、警察証明書を提出する必要がある場合があります。
警察証明書には有効期限が記載されている場合と記載されていない場合があり、証明書の有効性を判断する基準は国によって大きく異なります。各国が証明書の有効性を判断する際に用いる基準は、証明書自体に記載されている日付や有効期間とは無関係な場合が多いのです。
例えばオーストラリアでは、ビザ申請と市民権申請の両方において、警察証明書の発行日から12か月間は有効と認められており、証明書自体に記載されている有効期間とは関係ありません。一方、エクアドルでは、（2012年3月2日現在）証明書が提示された日（例えばビザ申請の場合）から3か月以内に発行された警察証明書のみが有効と認められており、証明書自体に明示的に記載されている日付や有効期間とは関係ありません。
多くの国と同様に、警察証明書の有効期間を定めることは、法律で義務付けられていないか、明記されていないことが多い。例えばオーストラリアでは、様々な管轄区域間で一貫性を保つため、移民・市民権省がこの方法を採用している。一方、エクアドルでは、内務省がこの方法を採用している。バングラデシュでは、通常6ヶ月の有効期間となっている。
オーストラリアでは、個人は開示可能な裁判結果を項目別に記載した警察照会を請求できます。すべての警察照会は、関連法によって義務付けられている場合を除き、照会対象者の十分な情報に基づいた同意を得て実施されなければなりません。 [ 4 ]これは、個人が本人の許可なしに、他人の警察照会を有効に取得することはできないことを意味します。企業は、申請者に代わって警察照会を請求することができます。
雇用審査の一環として、ボランティア活動の前提条件として、裁判所への出廷準備として、一部の国への入国／滞在ビザの申請として、または法令上の要件を満たすために、警察証明書の提示を求められる場合があります。
申請者が8つの州警察機関、オーストラリア連邦警察、またはACIC承認ブローカーのいずれかを通じて警察照会を申請したかどうかにかかわらず、すべての警察照会はACICの全国警察照会サービスを通じて完了します。警察機関のいずれかによって身元調査が完了した場合は「全国警察照会」というタイトルの証明書が、ACIC承認ブローカーによって完了した場合は「全国犯罪歴証明書」というタイトルの証明書が申請者に発行されます。
場合によっては、移民・国境警備省などの連邦機関は、市民権や移民関連の決定を裏付けるために使用された場合にのみ、オーストラリア連邦警察が発行した警察の身元調査を受け入れる。[ 5 ]
オーストラリアでは、CrimTracは依頼機関に関わらず全ての身元調査を実施しますが、個人に対して開示される結果は、以下の要因によって異なる場合があります。
全国統一犯罪歴照会（警察照会）の結果の大部分は1～3営業日以内に返送されます。これより時間がかかる場合は、おそらくオーストラリアの警察機関に転送され、さらに処理が行われていると考えられます。[ 6 ]