インプレストシステム

前払金制度は財務会計の一形態です。最も一般的なのは小口現金です。^[1]前払金制度の基本的な特徴は、一定期間が経過するか、状況に応じてお金が使われたために補充される、固定額が確保されることです。この補充は別の口座から行われます。たとえば、小口現金は銀行口座から引き落とされた小切手を換金するか、 ATMを使用することで補充できます。

小口現金前払制度は、企業や組織における少額の現金支出を管理する方法です。この制度では、一定額の現金が小口現金基金に積み立てられ、事務用品や郵便料金などの少額で頻度の低い支出の支払いに使用されます。

このシステムは補充の原則に基づいて運営されており、小口現金基金は支出額のみを払い戻すことで一定レベルに維持されます。たとえば、小口現金基金の開始残高が 100 ドルで、その月に 90 ドルが支出された場合、小口現金受領伝票に基づいて、90 ドルがプライマリ現金口座 (通常は銀行口座) に貸方記入され、それぞれの費用口座から借方に記入されることによって、基金が補充されます。

補充の仕訳には通常、費用勘定の借方記入と小口現金勘定の貸方記入が含まれます。その後、銀行口座の借方記入と小口現金勘定の貸方記入が行われます。^[1]

この例では、発行 (使用) できる小口現金の最大額は 100 ドルです。請求者は持っている金額のみ使用でき、使用した金額 (この場合は 90 ドル) のみが補充されます。

毎月一定額（たとえば現金が必要になるたびに 100 ドル）が発行される非前払金制度では、資金がすべて使用されると固定額の小切手が発行されるため、発行されたすべてのお金が文書化されていることを確認する動機がほとんどないと支持者は主張しています。非前払金制度を調整するのははるかに困難です。なぜなら、フロートに正確にいくらあるべきかがわからないからです。

前払金制度では、要求された金額は小口現金の記録とそれに関連する領収書または請求書に記録されます。したがって、小口現金残高から支出額を差し引くことで、小口現金残高にいくら残っているかをいつでも確認できます。^[2]

前払金制度では、支出の記録が必要です。小口現金制度では、支出額ごとに領収書が作成されます。月末に、これらの領収書の合計額が期首の小口現金から差し引かれ、その結果の金額が小口現金の残高と一致するはずです。前払金制度では、記録された支出のみが補充されます。不足分は、小口現金の責任者 (通常は簿記係) が自分のリソースを使用して対処できます。