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コミュニケーションマネジメントとは、組織内および組織間のあらゆるコミュニケーションチャネルを体系的に計画、実行、監視、および改訂することです。また、組織、ネットワーク、または通信技術に関連する新しいコミュニケーション指示の組織化と普及も含まれます。コミュニケーションマネジメントの側面には、企業コミュニケーション戦略の策定、社内外のコミュニケーション指示の設計、オンラインコミュニケーションを含む情報フローの管理などが含まれます。これは、組織がコミュニケーションの範囲内で体系的に機能するのに役立つプロセスです。
コミュニケーションとマネジメントは密接に関連しています。コミュニケーションは2人以上の人による情報交換のプロセスであり、マネジメントには部下に情報を提供するマネージャーが含まれます。さらに、コミュニケーションとマネジメントは密接に関係しています。それは、プロジェクトマネジメントの基本要素であるコントロールを拡大する方法です。優れたコミュニケーション管理システムの利点がなければ、タスクの開始から完了までの開発に関連するサイクルは、実際に強制される可能性があります。また、チームのすべてのメンバー間で情報支援を提供するために必要な基本的なプロジェクトの整合性も提供します。この情報は、組織内で下方、上方、水平方向に流れる必要があります。さらに、それはプロジェクトコントロールの主人であり従者でもあります。それは、プロジェクトを組み立てるプロセスへの統合者である行動要素です。プロジェクトマネジメントは職人技と科学の両方であるため、プロジェクトマネージャーは計画と構築チームの多分野をリードします。[ 1 ]
経営陣の役割は、組織自身の目標を達成することです。そのためには、経営陣は、何を、いつ、どのように実行し、完了させるかを明確に示した行動計画を作成する必要があります。計画を実行するためには、経営陣は組織内の全員にその情報を伝えなければなりません。良好なコミュニケーションは、従業員が組織の一員として認められ、貢献したいという気持ちを持つような文化を築く上で、助言と支援の両方をもたらします。
組織はコミュニケーションに完全に依存しており、コミュニケーションとは、言葉、信号、または文書によるアイデア、メッセージ、または情報の交換と定義されます。コミュニケーションがなければ、組織は機能しません。コミュニケーションが減少または阻害されると、組織全体が被害を受けます。コミュニケーションが徹底的で正確かつタイムリーであれば、組織は活気に満ち、効果的になる傾向があります。[ 2 ]
コミュニケーションは、主に以下の4つの理由から、経営プロセス全体において中心的な役割を担っています。
口頭および書面による優れたコミュニケーション能力は、経営管理において不可欠なスキルであり、効果的なリーダーシップの基盤となる。コミュニケーションを通じて、人々は互いに情報を交換・共有し、互いの態度、行動、理解に影響を与え合う。
コミュニケーション管理とは、プロジェクト内における情報の調整と伝達に焦点を当てたものです。コミュニケーション管理計画では、通常、コミュニケーションプロセス、情報フロー、およびプロジェクト参加者の責任が概説されます。
プロジェクト全体を通して円滑なコミュニケーション管理を確保するためには、コミュニケーション管理計画を作成する必要があります。コミュニケーション管理計画には、以下の5つの利点があります。
組織紛争の定義 – Putnam & Poole (1987) は、紛争を「目標、目的、価値観の対立を認識し、相手がこれらの目標の実現を妨害する可能性があると考える、相互依存的な人々の相互作用」と定義しています (p. 552)。コミュニケーションは紛争解決のプロセスを容易にし、バランスの取れた関係を維持するのに役立ち、組織内の影響を受ける個人やグループ間の相互作用の基準を設定します。
パットナム（2013）は、「コミュニケーションが紛争の本質的な特徴であることを否定する学者もいる」と説明している。彼女は、トーマスとポンディ（1977）が組織における紛争に関する広範なレビューの中でこの点を指摘し、「紛争管理を理解する上で最も重要なのはコミュニケーションである」と述べていることを引用している。コミュニケーションは、問題の形成、認識の枠組み化、感情の紛争への変換、そして紛争そのものの遂行に役立つ（パットナム＆プール、1987）。パットナム（2013）はさらに、「コミュニケーションは、紛争が社会的に定義される手段である」と強調している（サイモンズ、1974b、p.3 ）。
ソース：
Putnam, L. (2013). 紛争とコミュニケーションの定義とアプローチ。JG Oetzel & S. Ting-Toomey 編『SAGE 紛争コミュニケーションハンドブック』（ 1-40頁）。カリフォルニア州サウザンドオークス：SAGE Publications Inc. doi: 104135/9781452281988.n1
プロジェクト管理において、コミュニケーション管理は以下の質問に取り組む必要があります。[ 4 ]
さらに、これはあくまでガイドラインであり、コストや情報へのアクセスなどの他の要素も考慮に入れる必要がある。[ 5 ]
プロジェクトマネジメント協会（1996年）[ 6 ]の定義によれば、プロジェクトコミュニケーション管理には、プロジェクト情報の適時かつ適切な生成、収集、配布、保管、および最終的な処分を確実にするために必要なプロセスが含まれます。プロジェクトコミュニケーション管理には、以下のコミュニケーションプロセスが含まれます。
経営とコミュニケーションは密接に結びついています。コミュニケーションとは、2人以上の人々（コンピュータなどの機械を含む）の間で情報が共有されるプロセスと定義されます。経営に関する文献（Lumenways.com）では、計画、組織化、リーダーシップ、統制といった各経営役割は、効果的なコミュニケーションに依存していると論じられています。したがって、管理者は、行動に移すために正確で関連性の高い情報を入手し、共有できなければなりません。正確な情報が送受信され、共有されることで、従業員は情報を得ることができ、より良いパフォーマンスを発揮できるようになります。しかし、情報が歪められたり、誤って解釈されたりすると、誤った情報が拡散され、コミュニケーションエラーを引き起こす可能性があります。そうなると、組織内で重大な問題が発生する恐れがあります。
したがって、マネージャーは、自身のマネジメントとリーダーシップにおいて、コミュニケーションプロセスの基本を効果的に理解し、適用することが不可欠です。さらに、ルーネンバーグ（2010）は、メッセージを歪める「ノイズ」を認識しています。彼は、「メッセージの認識の違い、言語の壁、中断、感情、態度はノイズの例である」と述べており、これらは組織のメンバーとの間で明確なメッセージを受け取ることを妨げます。ステレオタイプ、偏見（個人的な偏見）、感情、言語も、コミュニケーションプロセスにおける「ノイズ」となり得ます。また、マネージャーは、それぞれの組織における効果的なコミュニケーションの一般的な障害を認識することも不可欠です。多文化的な人々が集まる世界では、組織のメンバーは、異なった、馴染みのない規範や慣習を持っている可能性があります。したがって、マネージャーは、一般的な慣習に基づいて従業員を差別しないように注意し、他者の感情を認め（共感）、誰もがメッセージを明確に理解できるように、簡潔にコミュニケーションをとる必要があります。有能なマネージャーは、環境が劇的に変化しても、効果的なコミュニケーションスキルとICTの活用、そしてマネジメントとリーダーシップの実践に長けていなければなりません。そうすることで、組織の生産性を向上させることができます。これらの能力を備えたマネージャーは、やがてグローバルな世界で際立った存在となるでしょう。
コミュニケーションのプロセスは、個人がメッセージを送信し、誰かがそれを受け取るという単純なものに見えるかもしれません。コミュニケーションのプロセスとは、メッセージがどのように伝達され、受信されるかを説明するものです。コミュニケーションをプロセスとして捉える場合、その構成要素にも目を向ける必要があります。ベルロのコミュニケーションモデル（1961年）は、発信者、受信者、メッセージ、チャネル、フィードバックといった一般的に用いられる要素を明確に示しているため、このプロセスを論じる上で良い例となります。オンキコとフロー（2006年）が指摘しているように、コミュニケーションのプロセスに関する基本的な理解は、その応用において最高の社会的利益を達成するために重要です。
Berlo（1961）（Ongkiko & Flor、2006に引用）によれば、発信者とは「コミュニケーションを行う目的、理由を持つ」個人または集団を指します。ここで、発信者はコミュニケーションプロセスの開始者としての役割を果たします。一方、受信者とは、コミュニケーションプロセスのもう一方の端にいる個人または集団のことです。
ベルロ（1961）によれば、受信者はコミュニケーションのターゲットであり、発信者が（言語的または非言語的に）コミュニケーションを行う際に耳を傾ける。メッセージとは、発信者からコードまたは体系的な記号の集合に変換された、伝達される考え、目的、または意図のことである。ベルロ（1961）は、メッセージの3つの要素として、メッセージコード（例：言語）、メッセージ内容（例：提示された情報、結論など）、およびメッセージの扱い方（例：物語の視点、ニュースの枠組みなど）を挙げている。
チャネルとは、メッセージが伝達される媒体のことです。これは、音波（メッセージ伝達媒体）、メッセージの符号化と復号化の手段となる発信者の発話機構、あるいは媒体としての空気（Berlo、1961）といった形をとることがあります。フィードバックは、受信者が送信されたメッセージを復号化（メッセージを変換）し、メッセージを符号化して送信元に送り返すときに発生します。これはまた、受信者が送信者にフィードバックを送信して、メッセージが配信されたことと、それがどのように解釈されたかを示すことができる、双方向のコミュニケーションプロセスを示しています。双方向のコミュニケーションとは、メッセージの双方向のやり取りがあり、送信元がメッセージが正しく受信され、解釈されたことを確認できることを意味します。
プロジェクト管理において、管理者は常に、コミュニケーションプロセスには絶えず変化し、動的で、相互作用する要素が存在することを考慮し、理解しておく必要がある（Ongkiko and Flor、2006）。さらに、これらの要素間の出来事や関係性は、継続的で、循環的で、常に変化し、始まりも終わりもなく、相互依存的で、相互に関連していると見なされる。
組織において、有能な管理者は部下と円滑かつ的確にコミュニケーションを取る必要があります。管理者やリーダーは、部下が何を期待されているのかを正確に理解できるよう、意見を的確に伝え、指示を明確に伝えることが不可欠です。組織における効果的なコミュニケーションは、健全な意思決定と計画の基盤となり、組織内の円滑かつ効率的な業務と連携を促進し、管理能力を高め、広報活動（イメージ構築）に役立つツールとなり、生産性を向上させるなど、様々なメリットをもたらします。
一見単純に思えるかもしれませんが、コミュニケーションプロセスは、単に人がメッセージを送信し、他の人がそれを受信するだけのプロセスではありません。コミュニケーションプロセスでは、メッセージは正しく正確に送受信されなければなりません。メッセージを送信する側は、メッセージをエンコードした後、チャネルを通して送信します。受信者はメッセージをデコードし、その後、送信者にフィードバックを返します。このフィードバックは、受信者がメッセージをどのように解釈したかを示します。これは、送信者がメッセージをエンコードした方法と同じ場合もあれば、そうでない場合もあります。
プロジェクトマネージャーとプロジェクトチームは協力して、誰がどのような情報を必要としているかを特定します。言い換えれば、プロジェクト管理は、それらの要件を達成する方法を計画するために、成功するコミュニケーションの要件が何であるかを知る必要があります。[ 10 ]
コミュニケーションとマネジメントは密接に関係しています。メリアム・ウェブスター辞典[ 11 ]によると、コミュニケーションとは、共通の記号体系や行動様式を通して個人間で情報が交換されるプロセスです。一方、マネジメントとは、計画、組織化、指揮、統制という4つの機能を通して、利用可能な資源を効率的かつ効果的に活用し、望ましい目標や目的を達成するために人々を集める行為です。これらの4つの機能は、効果的なコミュニケーションに依存しています。
コミュニケーションは、組織のメンバーが言葉、手紙、メモ、シンボル、掲示板などを用いて理想、事実、感情を交換することで互いに関係を築く手段であると考えられています（Nnamseh、2009）。[ 12 ]また、組織が特定の組織目標を達成する一つの方法は、コミュニケーションのプロセスを通じて、メンバー間で情報、理想、態度、感情を効率的に伝達することです（Etuk、1991）。[ 13 ]
経営陣は組織の目標と目的を達成することを目指します。組織の将来を見据えた計画を立て、その計画を組織のメンバーに適切に伝えることが成功の鍵となります。適切なコミュニケーションがなければ、経営陣の計画は達成困難です。効果的なコミュニケーションは、以下のような経営分野において役立ちます。
経営陣は、効果的なコミュニケーションを通じて目標や目的を達成することができる。
コミュニケーションの役割は、組織内の経営陣と従業員の間だけでなく、経営陣と組織の外部ステークホルダーとの相互作用や関係においても重要です。外部ステークホルダーとは、企業と直接取引はしないものの、事業の活動や結果によって何らかの影響を受ける人々のことです。サプライヤー、債権者、公共団体はすべて外部ステークホルダーとみなされます。[ 14 ] 経営陣に代わって活動する専門家は、外部ステークホルダーとの会議、ニュースレター、要約レポート、電話会議などのコミュニケーションを通じて、組織全体のパフォーマンスを測定する上で重要な、組織の製品やサービスに関するリソース、サポート、フィードバックを得ることができます。[ 15 ] 外部ステークホルダーとのコミュニケーションの役割は、経営戦略計画においても重要です。戦略計画プロセスの初期段階では、外部ステークホルダーの意見や洞察は、事業環境の理解や組織の将来のビジョンの理解に役立つため、特に価値があります。経営陣は、ニュースレター、電子メッセージ、電子メール、会議、ポスターなど、利用可能なすべてのコミュニケーション手段を使用することで、外部の利害関係者が組織の中核的な目的、組織が存在する理由、顧客、ベンダー、市場に提供する価値を理解し、関与できるようにすることができる。[ 16 ]
コミュニケーションプロセスだけでは、コミュニケーションマネジメントの成功の基盤にはなりません。マネージャーはコミュニケーションの方法にも注意を払う必要があります。一般的に用いられる標準的な方法は、口頭および書面によるものです。これに加えて、非言語コミュニケーションも存在します。
経営陣は、社内外の関係者とのコミュニケーションにおいて、さまざまな効果的な方法を用いています。最も一般的な従来の方法とスタイルは、口頭、書面、対面、非言語的コミュニケーション、身体的非言語コミュニケーション、パラ言語、視覚コミュニケーションです。これらの方法とスタイルをより深く理解することで、経営陣は従業員をより良く理解し、適切に対応できるようになり、潜在的な誤解や行き違いを解消し、組織の成功に貢献することができます。
口頭によるコミュニケーションには、電話、対面、講義、ビデオ会議、ボイスチャット、会議、カンファレンスなど、正式な場面での話し言葉によるコミュニケーション、および非公式な口コミや噂話によるコミュニケーションが含まれます。また、話す速度、音量、音程、声の抑揚、明瞭さ、そして視覚的な合図や身振り手振りといった非言語コミュニケーションも含まれます。一方、書面によるコミュニケーションとは、紙とペンで文書や手紙を書いたり入力したりすること、テキストチャット、電子メール、電子文書、レポート、SMSなど、日々のビジネス活動で用いられるあらゆる文書において、文字記号を用いて伝えられるあらゆる情報を指します。このようなコミュニケーション方法は、正式なビジネスコミュニケーションや法的指示の発行には不可欠です。
対面でのコミュニケーションは、特に会議や議論への参加において好ましいコミュニケーション方法です。非言語コミュニケーション、つまり言葉を使わないメッセージの送受信は、真の感情や考えを伝えることができますが、職場でのコミュニケーションにおいては、言葉や文章によるコミュニケーションを補完しなければ効果的ではありません。ボディランゲージ、つまり身体的な非言語コミュニケーションは、姿勢、表情、アイコンタクト、指差しや手を振るなどのジェスチャー、声のトーン、体全体の動きなどから構成されます。表情や顔の筋肉といったボディランゲージからは、言葉を発することなく、無言のメッセージや真の人間の感情を伝えることができます。したがって、表情の変化によって感情状態の変化が明らかになります。
パラ言語的コミュニケーションスタイルとは、実際に言われた内容ではなく、言い方を指します。これは、話し方、トーン、感情、アクセント、ピッチ、イントネーション、声質などに表れます。視覚的コミュニケーションタイプは、視覚補助、色、イラスト、グラフィックデザイン、描画、タイポグラフィ、標識、図表、グラフ、その他の電子リソースを利用して行われます。[ 17 ]
テクノロジー、世界的なロックダウン、COVID-19パンデミックによる社会的距離確保プロトコルにより、ビデオ会議やソーシャルメディアのチャットミーティングなどの新しい人気の方法が登場しました。人々が対面での仕事や社交イベントをビデオ会議に置き換えたことで、Zoomビデオコミュニケーションプラットフォームが広く利用されるようになりました。[ 18 ]
口頭によるコミュニケーションの大部分は、コミュニケーションマネジメントと密接に関係しています。例えば、マネージャーが営業チームに指示を出さなかったり、明確に伝えなかったりすると、目標達成度や成果に乖離が生じる可能性があります。
口頭コミュニケーションには2つの要素があります。
口頭コミュニケーションを習得するために身につけるべき重要なスキルは、アクティブリスニングです。これは、自然で楽な聞き取りプロセスというよりは、コミュニケーションの複雑な要素を構成します。効果的なリスニングは、口頭コミュニケーションを通じて伝えられる情報やアイデアを文字通り理解することと批判的に理解することの両方を含みます。リスニングを通して、人々は幅広い経験に触れ、言語能力を伸ばすことができます。アクティブリスニングのスキルは、情報収集、状況の評価、共感、人やアイデアの受容を促進します（Mousena and Sidiropoulou、2018）。[ 19 ]
シンプルで一般的なコミュニケーション方法の一つに、週次報告方式があります。従業員は週に一度、前週の活動内容、翌週の予定、その他グループ全体にとって関連性があると思われる情報を、長さを考慮しながら電子メールで報告します。報告はマネージャーに送られ、マネージャーはそれを要約して自身のマネージャーに報告します。最終的にCEOが主導する全体要約が作成され、取締役会に送られます。CEOは取締役会の要約を下位のマネージャーに送り返し、各マネージャーは従業員に報告する前に、追加の要約やメモを添えることができます。
最終的には、各従業員はあらゆる階層の管理職から、上記のような要約の多く、あるいはすべてを含む長文のメールを受け取ることになる。ただし、全文を読むことはほとんど義務付けられていない。好奇心旺盛な従業員や向上心のある従業員は、結果を読む可能性が高いと考えられるが、業務中心の従業員はそうではない。
ソーシャルメディアシステムは、知識や情報を伝達する現代のツールとして、デジタルメディアの発展において急速に発展している要素と考えられています。メッセージを作成する能力と、それをデジタルで翻訳する手段は、ソーシャルメディアが主流のメディアとして認識される上で大きな影響力を持っています。技術的な媒体のサポートを受けてコンテンツをコード化または翻訳し、理解可能な表現に変換するというソーシャルメディアの主要な機能は、この現代的なコミュニケーション形態に独自の側面をもたらしました。しかし、この最先端のコンテンツ伝達方法は、ニュースや情報を発信する別の方法として、効率的なコミュニケーション管理を採用することで、より信頼性が高まる可能性があります。ソーシャルメディアシステムにおける現代の相互作用やアイデアの交換の構造と文脈に、どのようなタイプやスタイルの管理が適しているかについては、議論の余地があります。
経営の「組織ダイナミクス」は、ソーシャルメディアの特性と機能がますます拡大するにつれてデジタル化が進み、不確実性が生じている現代のコミュニケーションシステムにとって非常に重要である。組織ダイナミクスとは、組織学習、演習、および断固としたリーダーシップを通じて、リソースを継続的に開発し、システム内の個人の能力を最大限に高める行動の過程を指す（「組織ダイナミクスとは何か？」、日付不明）。[ 20 ]このコミュニケーション管理は、組織や機関内で永続的な影響の変化をもたらす可能性のある結果につながるコミュニケーション目標を実現する際の初期価値を調整する。ソーシャルメディアシステムは、明確な構造やトレンドがなく、独自の輝きを持っている。時代が変わるにつれて、ソーシャルメディアコミュニケーションは拡大し続けるだろうが、その管理は、目標、タスク、および目的のための機能的な強化構造と見なされるだろう。
最も重要なのは、この種の管理では、コンテンツ制作における主要な要件として、高いレベルの創造性または創造性の量が必要となることです。Küng (2007) によると、[ 21 ]高い創造性には、以下の 5 つの作業環境の属性によって強く影響を受ける、根深い動機の無数の向上が含まれます。a) 革新的なアイデアを生み出すための強化、b) 目標達成のための自給自足、c) タスクの動機と習熟を設定する特性、d) 想像力とインスピレーションに満ちた思考スキルをモデル化する挑戦、e) さまざまな視点と親しみのあるチーム構造。
ジョー・シルベスターの論文「デジタル時代のリーダーシップ」（2019年）[ 22 ]は、デジタル社会が持つべきリーダーやマネージャーのタイプについて考察し、提案している。特に、タスクと責任を効率的に分配するためのインターネットやソーシャルメディア機器の普及が進んでいることを踏まえている。この論文は、現代のリーダーやマネージャーは政治的意識とデジタル/技術的なスキルの両方を備えているべきだと主張している。著者は、リーダーやマネージャーが役割や義務を果たす方法には大きな変化があると指摘している。従来の仕事の状況の見方、組織目標の設定、行動計画の実行方法から、リーダーやマネージャーは投資家と自由にアクセスできる電子会議やデジタル会議に参加し、倫理的、社会的、状況的パターンの急速な変化に慣れ親しむようになっている。
さらに、この記事では、リーダーやマネージャーが個人や組織システムの他の主要要素から印象を生み出す方法という観点から、リーダーやマネージャーの資質を形作るシステムとしてのソーシャルメディアの実用性を強調しています。著者は、リーダーやマネージャーの役割、範囲、タスクを形成する上で最も重要な5つのコンテキストを認識しており、これらはすべて、質の高いリーダーシップを提供する上でのソーシャルメディアの目的、関連性、サービスに関連しています。第一に、ソーシャルメディアが多様な人々に影響を与えることができる広範囲な影響のコンテキストであり、リーダーやマネージャーのコントロールは、従業員、顧客、サプライヤーを超えて広がる可能性があります。第二に、確立された過去の計画と行動の記録を利用することで、リーダーやマネージャーをより観察可能または明白なものに変えることができる、非常に明確または直接的なアイデアです。第三に、より高い透明性の機能として考えられるより良い民主化の概念であり、ソーシャルメディアでより多くのフォロワーを獲得したリーダーやマネージャーは、より影響力があり強力になる可能性があります。第四に、ハッシュタグの使用などのデジタル方法の使用により、より多くの人々にリアルタイムで連絡できる高速コミュニケーションプロセスです。最後に、メッセージを作成する能力とそれを伝えるデジタル手段が融合したことで、メディアをコントロールできる機会が生まれたことは、ソーシャルメディアが普及し、容易にアクセスできるツールとして認識される上で、非常に大きな影響力を持っている。
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