ビジネス通信

ビジネス文書とは、ビジネス活動のプロセスにおいて書面形式で情報を交換することを意味します。ビジネス文書は、組織間、組織内、または顧客と組織の間で行われます。文書とは、人と人との間の書面によるコミュニケーションを指します。したがって、口頭でのコミュニケーションや対面でのコミュニケーションはビジネス文書ではありません。^[1]

1. 適切な関係を維持する。
2. 事業活動の証拠または履歴記録として機能します。
3. 善意を創造し、維持する。
4. 安くて便利です。
5. 正式なコミュニケーション。
6. 対人スキルとは無関係。^[2]

ビジネスレターは、特定の形式に従う最も正式なコミュニケーション方法です。特定の人物または組織に宛てて送られます。優れたビジネスレターは、コミュニケーションの 7 つの C に従います。状況に応じて使用されるビジネスレターの種類は次のとおりです。

1. 照会書
2. クレーム/苦情の手紙
3. 申請書
4. 承認書/解雇書
5. 推薦状
6. 約束の手紙。

公文書は手書きでも印刷でも構いません。近代化により、電子メールやファックスなどの新しいビジネス通信手段が使われるようになりました。^[3]

電子メールは、ビジネス コミュニケーションの最新の正式な方法です。これは、通常会話形式で行われる、書面によるコミュニケーションの最も広く使用されている方法です。組織内の多数の対象者にコミュニケーションする必要がある場合に使用されます。

覚書は、組織内の内部コミュニケーションに使用される文書です。覚書は、経営陣によって起草され、他の従業員に宛てられ、小切手とともに送られます。重要なビジネス事項を更新する必要がある場合、チーム内の複数の人に覚書が送られるか、または情報の書面記録を残すために 1 人の人に覚書が送られます。