例外による管理

例外管理( MBE ) は、プロジェクト管理手法によってベストプラクティスとして推奨されている、標準から逸脱したケースを特定して処理することに重点を置いた ビジネス管理スタイルです。

例外管理には、一般的なビジネス アプリケーションとビジネス インテリジェンス アプリケーションの両方があります。一般的なビジネス例外とは、ビジネス プロセスにおける通常の動作から逸脱し、通常は人間の介入によって特別な方法で対処する必要があるケースです。その原因には、プロセス逸脱、インフラストラクチャまたは接続の問題、外部逸脱、低品質のビジネス ルール、不正なデータなどがあります。ここでの例外管理とは、熟練したスタッフとソフトウェア ツールを使用して、このような発生を調査、解決、および処理するプラクティスです。優れた管理は、ビジネス プロセスの効率化に貢献できます。これらの場合、例外ケースが管理ポリシーの唯一の焦点では​​ないため、プロセスは例外管理と呼ばれることがよくあります。また、例外管理 (例外管理とは対照的) は、プロセスのより緩やかな適用を意味します。

例外管理は、従業員に自ら意思決定を行い、仕事やプロジェクトを遂行する責任を与えます。^[1]これは、データ内の統計的に関連する異常に焦点を当てて分析することです。記録されたデータに異常な状況や逸脱が見られ、それがビジネスに支障をきたす可能性があり、従業員のレベルで管理できない場合、従業員は決定を次の上位レベルに引き継ぐ必要があります。^[2]たとえば、四半期にすべての製品が予想どおりに販売されているが、統計的に関連するマージンで業績が低迷または好調である特定の製品が 1 つある場合、その製品のデータのみがマネージャーに提示され、さらに調査が行われ、根本原因が発見されます。例外管理により、ビジネス上の誤りや見落とし、^[3]改善が必要な非効率的な戦略、競争の変化^[4]、ビジネス チャンスが明らかになることがあります。例外管理は、管理職の負担を軽減し、マネージャーが最も効果を発揮する分野に時間を効率的に費やすことができるようにすることを目的としています。^{[5] [6]} この管理概念は、フレデリック・W・テイラーに帰属すると広く考えられており、彼の著書「ショップマネジメント：アメリカ機械学会での論文発表。ニューヨーク：アメリカ機械学会。」で初めて議論されました。^[7]

例外管理にはITアプリケーションもあります。コードを書くときに、アプリケーションの事前定義された仮定に違反する例外的なケースが発生する可能性があるとプログラマーが認識した場合、^[8]プログラマーは最初からその例外をプログラムで処理する必要があります。

まず第一に、予測可能または推定可能な結果を​​伴う目標または基準を設定することが必要である。これらのパフォーマンスは評価され、実際のパフォーマンスと同等とされる。^[9]次に、偏差が分析される。わずかな偏差または偏差がない場合は、アクションは必要なく、上級管理職は他の事項に集中できる。実際のパフォーマンスが大幅に逸脱している場合は、「例外が発生した」ため、上級管理職に懸念を伝える必要がある。最後に、この「例外」を直ちに解決することが目的である。^{[10] [11]}

経理部門は予算とコストパフォーマンスレポートの予測を担当しています。見積数値と実績数値の差は差異として定義されます。^[12] 差異の原因を理解するために、管理者は差異が前期とどのように異なるか、見積数値に達しない原因は何かという問題を調査する必要があります。^[13] 分析者は、不利な差異と有利な差異の2種類の差異を考慮します。不利な差異は、「予算と実績数値の差が予想よりも低い利益につながる場合に発生します」。^[14]有利な差異は、「予算と実績数値の差が予想よりも高い利益につながる場合に発生します」。^[14]すべての差異を考慮するのではなく、管理者はどの差異に焦点を当てるべきかを判断する基準を確立します。例外管理は、主に大きな不利な差異に焦点を当て、事前に決定された基準からマイナス方向に逸脱している事業分野を見つけます。^[15]

例外管理を検討し、スキルセットがどこにあるのか、どのようなスタイルに従うのかを判断する際には、このリーダーシップ手法には 2 つの異なる道筋があることを念頭に置くことが重要です。

1つは、例外による積極的な管理で、リーダーは積極的に問題を支援し、積極的に参加して部下を監視し、ミスを防止します。^[16] 2つ目は、例外による受動的な管理です。この方法では、マネージャーは、基準が満たされておらず、行動を起こさなければならない場合にのみ介入し、通常は途中で介入するのではなく、何かが起こった後に介入します。^[17]

どちらのアプローチを取ることにも価値がありますが、環境を理解するまでは判断できません。個人が自分の役割を理解し、それぞれ SME である、自由放任主義でリラックスした環境では、より受動的なアプローチを取ることで、グループの士気と独立心が促進される可能性があります。役割を始めたばかりの人やタスクを完全に理解していない人がいる、より厳格で単純ではない環境では、段階的なガイダンスによって能力と自信が向上するため、より積極的な姿勢を取ることがより有益な方法であることが証明される可能性が高いでしょう。^[18]

例外管理の主な利点は、問題が迅速に特定され、管理者が日常業務の遅延を引き起こす可能性のある重要度の低い問題ではなく、重要な問題に時間とエネルギーをより賢く使用できることです。^{[19]さらに、管理者は}統計に費やす時間が減り、意思決定の頻度が減るため、時間が節約されます。管理者の意思決定が減ると、従業員の責任が増し、モチベーションが向上します。^[10]

予算の計算でミスが発生すると、大きな差異が生じ、エラーを見つけるのに時間がかかり（したがって、費用もかかります）、さらに、計算差異を担当する財務アナリストは、会社の間接費を増加させます。財務アナリストのパフォーマンスが低ければ、時間とお金の無駄になります。もう1つの欠点は、マネージャーだけが本当に重要な決定を下す権限を持っているため、下位レベルの従業員のモチベーションが低下する可能性があることです。さらに、問題をマネージャーに引き継ぐのに時間がかかります。^[5] コンプライアンス違反のために通常の手順から逸脱した従業員を管理することは難しいと考えられており、通常は職務が制限され、最終的には解雇/解雇されます。

• ビットル、レスター R. (1964)。例外による管理：管理職の業務の体系化と簡素化。ニューヨーク：マグロウヒル。
• ガードナー、フレッド V. (1940)。例外管理と動的費用による変動予算管理。ニューヨーク: McGraw-Hill Book Co.
• マッキントッシュ、ドナルド P. (1978)。『例外による管理：フォーム付きハンドブック』、ニュージャージー州エングルウッドクリフス：プレンティスホール。

• PRINCE2 wiki の例外による管理