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1789年から1853年までの間、首席書記官は、1789年9月5日以前は外務省として知られていた米国国務省のナンバー2の役職でした。1789年7月27日の連邦議会法(1 Stat. 28)第2条は、外務省を設立し、長官が首席書記官を任命する権限を与え、長官の職が空席になった場合にはいつでも首席書記官が省の記録を保管することになっていました。1789年から、連邦議会が国務次官補の職を創設した1853年まで、首席書記官は国務省のナンバー2の役職であり、省職員の監督、通信の配布、および日常業務を担当していました。
首席書記官は全員任命制であり、任命制ではなかった。1853年以降、首席書記官の職務には、時期によって、公文書の管理、通信の配布、省職員および資産の監督などが含まれるようになった。この役職は1939年1月26日に廃止され、1942年8月6日に首席書記官兼行政補佐官として再設置されたが、1944年1月15日の組織再編で再び廃止された。首席書記官は1853年までは2番目に高い地位にあったが、首席書記官が必ずしも国務長官不在時に国務長官代理を務めるわけではなく、その職務が他の閣僚に委任されることもあった。
首席書記官は全員、非正規職員として任命された。